KvK-nummer op je website verplicht? Dit moet er volgens de wet op

Ja, je KvK-nummer moet op je website, en niet alleen dat. Wie via een website diensten of producten aanbiedt, zet volgens artikel 3:15d van het Burgerlijk Wetboek ook zijn naam, een geografisch adres, een e-mailadres en zijn btw-identificatienummer op de site, en in sommige beroepen de toezichthouder of de beroepsorganisatie. De Handelsregisterwet vraagt daarnaast het KvK-nummer op alle papieren en elektronische documenten die je bedrijf gebruikt, met uitzondering van reclame.

De wet zegt ook hoe: de gegevens moeten "gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk" zijn. Dat betekent op elke pagina bereikbaar, niet verstopt achter een formulier of in een pdf die je eerst moet downloaden. In de praktijk staan ze in de footer en volledig op de contactpagina.

Deze gids zet de verplichte gegevens veld per veld op een rij, met het wetsartikel erbij, zegt waar je ze het best zet, wat je doet als je woonadres is afgeschermd, en wat je toevoegt als je ook aan Belgische klanten verkoopt.

De zes gegevens die op een Nederlandse bedrijfssite horen

Dat zijn er formeel zes onderdelen, a tot en met f, met naam en adres samen onder a. Het tweede lid van hetzelfde artikel vraagt bovendien dat je prijzen duidelijk vermeldt, met de btw erbij als je aan consumenten verkoopt. Het vestigingsnummer en het RSIN hoeven niet op je site.

Waar je de gegevens zet

Een colofon of een pagina "juridische informatie" mag, maar vervangt de footer niet als je bezoeker er twee klikken voor nodig heeft. Een contactformulier alleen is ook niet genoeg: de wet vraagt een e-mailadres waarop je echt antwoordt.

Je adres is afgeschermd: wat dan?

Sinds 1 januari 2022 schermt de KvK woonadressen af in het Handelsregister. Werk je vanuit huis met een eenmanszaak, dan kan je ook je bezoekadres laten afschermen, als je een postadres hebt dat niet je woonadres is. Dat afschermen werkt alleen als je het adres ook van je eigen site haalt. Maar de wet vraagt een geografisch adres op je site.

De gangbare oplossing: een zakelijk adres waar je bereikbaar bent, zoals een kantoor, een bedrijfsverzamelgebouw of een vestigingsadres bij een flexplek, dat je zowel in het Handelsregister als op je site gebruikt. Een postbus voldoet niet als geografisch adres. Hoe dat voor jouw inschrijving werkt, regel je met de KvK; wat het fiscaal betekent, met je boekhouder.

Wat er gebeurt als het ontbreekt

Wie de gegevens in de praktijk naleest: de Autoriteit Consument en Markt bij webshops die aan consumenten verkopen, concurrenten die je erop aanspreken, en klanten die willen weten met wie ze zaken doen. Voor een bv of nv geldt het KvK-nummer op brieven en orders zonder uitzondering. En los van de wet: een site zonder adres en nummer oogt als een site van iemand die zich liever verstopt. Voor een nieuwe klant is dat een reden om af te haken.

Verkoop je ook in België?

Een Nederlands bedrijf dat aan Belgische klanten verkoopt, gebruikt op zijn site zijn eigen register: het KvK-nummer en het Nederlandse btw-id. Een Belgisch ondernemingsnummer heb je alleen als je in België een vestiging hebt of daar ingeschreven bent. Belgische klanten zijn wel andere woorden gewend:

De Belgische regels vragen op een bedrijfssite grotendeels hetzelfde: naam, adres, contact met e-mail, ondernemingsnummer, btw-nummer en bij een gereglementeerd beroep de beroepsgegevens. Heb je een Belgische vestiging, dan zet je dat ondernemingsnummer erbij. Welke woorden je Vlaamse bezoekers verder verwachten, staat in verkopen in België als Nederlands bedrijf. De Engelse samenvatting van de Europese basisregel, voor wie een buitenlandse site bouwt, is company number on your website.

Een snelle controle van je eigen site

• Staan naam, KvK-nummer en btw-id in de footer van elke pagina, ook op mobiel?
• Staat er een geografisch adres, geen postbus?
• Is er een e-mailadres, naast of in plaats van alleen een formulier?
• Klopt het KvK-nummer met het Handelsregister, ook na een verhuizing of een nieuwe bv?
• Staat het btw-id er, en niet je oude omzetbelastingnummer met je BSN erin?
• Heb je een vergunning of een beschermde titel? Dan de toezichthouder of de beroepsorganisatie erbij.
• Verkoop je aan consumenten? Dan prijzen met btw, levering, betaling en het herroepingsrecht in de checkout.

Drie footers, drie situaties

• Een eenmanszaak die vanuit huis werktNaam, KvK-nummer en btw-id in de footer; als adres een zakelijk adres waar je bereikbaar bent, zodat je woonadres afgeschermd kan blijven. Op de contactpagina ook een e-mailadres en een telefoonnummer.
• Een bv met een kantoorStatutaire naam met "B.V.", het kantooradres, KvK-nummer en btw-id in de footer van elke pagina, en dezelfde gegevens in je algemene voorwaarden en je e-mailhandtekening.
• Een advocatenkantoor of accountantAlles van de bv, plus de beroepsorganisatie, de beroepstitel en waar de beroepsregels te vinden zijn. Een kantoor dat in beide landen werkt, zet per land zijn eigen register en orde op de versie van die taal.