Notariaat
AI voor notarissen: dossiers voorbereiden binnen het beroepsgeheim
Samenvattingen, ontwerpen en antwoorden aan cliënten, op een omgeving waar dossiers het kantoor niet verlaten.
Een notaris mag AI gebruiken, met grenzen
AI voor notarissen kan, voor voorbereiding en samenvattingen, op een omgeving waar dossiers het kantoor niet verlaten en met een notaris die elke tekst nakijkt die naar buiten gaat. Wat niet kan, is een akte die een model schrijft en niemand leest.
Een notariskantoor draait op tekst: stukken van de cliënt, opzoekingen, ontwerpakten, mails met vragen over de stappen en de kosten van een verkoop. Veel van die tekst volgt een vast patroon, en daar is AI sterk in. Tegelijk valt alles onder het beroepsgeheim, en dat beslist waar een model mag draaien.
Op deze pagina lees je vijf taken waar AI tijd wint en een waar het niet hoort, waar de dossiers dan staan, wat de AI-verordening en de AVG vragen, en wat een eigen documentassistent kost tegenover de uren die hij teruggeeft.
Taken naar risico, en wie nakijkt
Laag risico
Een mail aan een cliënt over de volgende stap
Wie kijkt na: De medewerker voor verzending
Vragen van cliënten over de stappen van een verkoop
Wie kijkt na: Vaste antwoorden die het kantoor goedkeurde
Midden
Een samenvatting van een lang stuk of een dossier
Wie kijkt na: De dossierbeheerder, met de bron per zin
Opzoekingen voorbereiden en ordenen
Wie kijkt na: De dossierbeheerder
Hoog risico
Een ontwerpakte uit sjabloon en dossiergegevens
Wie kijkt na: De notaris, regel voor regel
De akte zelf, zonder controle
Wie kijkt na: Niet doen
Stukken van het kantoor
Sjablonen, dossiers, mails
Index op een eigen omgeving
In de EU of op het kantoor zelf
Assistent
Antwoordt met de bron erbij
De indeling is een voorbeeld van hoe een kantoor de taken kan ordenen; wat het beroep toelaat, beslist de notaris met zijn beroepsorganisatie.
Vijf taken waar AI tijd wint
Dit zijn de taken die in de meeste kantoren veel tijd vragen en een vast patroon volgen. Per taak wat AI doet en wie het nakijkt.
| Taak | Wat AI doet | Controle |
|---|---|---|
| Stukken samenvatten | Een lang stuk of een dossier in een halve pagina, met de bron bij elke zin | De dossierbeheerder leest de bron na |
| Een ontwerpakte voorbereiden | De gegevens uit het dossier in het sjabloon van het kantoor zetten, en tonen wat ontbreekt | De notaris, regel voor regel |
| Vragen van cliënten | Antwoorden over de stappen van een verkoop of een schenking, uit teksten die het kantoor goedkeurde | Vaste antwoorden, de rest gaat naar een medewerker |
| Opzoekingen ordenen | Wat binnenkomt per dossier sorteren en samenvatten, met een lijst van wat nog ontbreekt | De dossierbeheerder |
| Mails | Een eerste versie van een antwoord, in de toon van het kantoor | De medewerker voor verzending |
Wat AI hier niet doet: beslissen, adviseren of een akte afwerken. Het bereidt voor, de notaris beslist. Hoe een model in je eigen documenten zoekt en zijn bron toont, heet RAG; hoe je zo een assistent bouwt, lees je op eigen ChatGPT maken.
Waar de dossiers staan
De grootste vraag bij AI in een notariskantoor is niet wat het model kan, maar waar de stukken naartoe gaan. Drie routes, van los tot dicht:
- Een publieke chatbot met een gratis account. Niet voor dossiers: je weet niet wat er met de tekst gebeurt. Waarom, staat op is ChatGPT veilig voor bedrijven.
- Een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst, zoals ChatGPT Business aan 21 euro per plaats per maand of Microsoft 365 Copilot. De leverancier traint niet op je gegevens en tekent als verwerker. Goed voor mails en algemene teksten, minder voor dossiers met gevoelige stukken.
- Een eigen assistent op een omgeving in de EU of op het kantoor zelf. De documenten worden geïndexeerd op jouw omgeving, het model krijgt per vraag alleen de stukken die nodig zijn, en elk antwoord toont zijn bron. Dit is de route voor dossiers.
Onder de AVG is elke leverancier die persoonsgegevens voor je verwerkt een verwerker, met een overeenkomst (artikel 28). En zet je een chatbot op je site die cliënten antwoordt, dan vraagt de AI-verordening dat hij zegt dat hij een AI is. Wat je vastlegt in een kantoorbeleid, lees je op AI-beleid en de AI-verordening. Wat je beroep toelaat, beslis je met je beroepsorganisatie.
Een rekenvoorbeeld voor een kantoor met tien medewerkers
Neem een kantoor met twee notarissen en tien medewerkers dat 60 nieuwe dossiers per maand opent. De getallen zijn aangenomen; zet je eigen in de plaats.
| Taak | Tijd vandaag per dossier | Met een assistent | Gewonnen per maand |
|---|---|---|---|
| Stukken samenvatten en ordenen | 45 minuten | 15 minuten | 30 uur |
| Ontwerp voorbereiden uit het sjabloon | 60 minuten | 30 minuten | 30 uur |
| Mails en vragen over de stappen | 40 minuten | 25 minuten | 15 uur |
| Samen | 75 uur |
Aan een aangenomen gemiddelde kostprijs van 70 euro per uur is dat 5.250 euro per maand, of 63.000 euro per jaar. De modelkost is klein: een dossier van 200 pagina's samenvatten met Claude Sonnet 5.5, aan 2 dollar per miljoen tokens invoer en 10 dollar uitvoer, kost ongeveer 0,29 dollar. Reken je eigen volume na met de rekentool voor AI-kosten.
De bouw van een eigen assistent rond je dossiers, met de index, de rechten per medewerker en de koppeling met je dossierpakket, ligt dan in dezelfde orde als wat het eerste jaar oplevert. Een kantoor begint vaak met een taak, de samenvattingen of de vragen van cliënten, en betaalt navenant minder. VBS werkt met een vaste prijs per project na een eerste gesprek.
Zo bouwen we een assistent voor een kantoor
- Een taak kiezenDe taak met de meeste uren en het laagste risico eerst, meestal samenvattingen of de vragen van cliënten.
- Stukken en rechtenWelke documenten de assistent mag lezen, en welke medewerker welk dossier mag zien.
- Een proef op oude dossiersTwintig afgesloten dossiers, met wat de assistent geeft naast wat het kantoor deed.
- In gebruik, met een logboekElke vraag en elk antwoord met zijn bron bewaard, zodat het kantoor kan nagaan wat er gebeurde.
Verwant aan advocaten en syndici
Een notariskantoor deelt veel met een advocatenkantoor: beroepsgeheim, dossiers, termijnen en cliënten die willen weten hoe ver het staat. Wat AI daar doet, lees je op AI voor advocaten; welke software een kantoor gebruikt en waar een clientportaal past, op software voor advocaten. Een portaal waar cliënten zelf stukken opladen, staat op klantenportaal laten maken.
We hebben geen notariskantoor als klant. Wat we wel bouwden, en wat op dezelfde manier werkt: een beheerplatform voor Business Centrum met dossiers, documenten, een logboek en een portaal met magic link, en AMOSI, ons eigen AI-platform voor kmo's, dat in juli 2026 live ging. Hoe je zo een traject aanpakt, lees je op AI voor bedrijven.
Wat notarissen ons vragen over AI
- Mag een notaris ChatGPT gebruiken?
- Voor algemene teksten zonder dossiergegevens kan een zakelijk abonnement met een verwerkersovereenkomst volstaan. Voor dossiers kies je een omgeving waar de stukken het kantoor niet verlaten. Het verschil tussen de modellen lees je op ChatGPT of Claude.
- Moet een notariskantoor een AI-beleid hebben?
- Een geschreven beleid maakt duidelijk welke tool voor welke taak mag en wie nakijkt. Of het verplicht is, lees je op AI-beleid verplicht.
- Kan een chatbot op onze site vragen over de kosten beantwoorden?
- Ja, uit teksten die het kantoor goedkeurde, en met een duidelijke grens: voor een berekening in een concreet dossier verwijst hij naar een medewerker. Hoe zo een bot werkt en wat hij kost, staat op AI-chatbot laten maken en wat kost een AI-chatbot.
- Waar begin je als kantoor?
- Bij een taak met veel uren en weinig risico, op afgesloten dossiers als proef. Hoe een bedrijf AI stap voor stap invoert, lees je op AI implementeren in je bedrijf.
- Kan de assistent ook mails van cliënten sorteren?
- Ja: binnenkomende mails per dossier ordenen en een antwoord klaarzetten dat een medewerker naleest. Dat werkt zoals AI-klantenservice, met de stukken van het kantoor als bron.
AI voor bedrijven
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen AI in je eigen werk: die mails schrijft, documenten leest en vragen beantwoordt, met jou als degene die beslist.
- Eerst een taak die tijd kost, dan een werkend prototype
- Op je eigen documenten en je eigen data
- Een AI-beleid dat je team begrijpt
Hoe we dat aanpakken, lees je bij AI voor bedrijven.
Een assistent voor je kantoor, binnen het beroepsgeheim?
Stuur ons welke taak je kantoor het meeste tijd kost en met welk dossierpakket je werkt. Je krijgt na een gesprek een voorstel voor een eerste toepassing en een vaste prijs.
Liever meteen contact?