Mede-eigendom
Software voor een syndicus: gebouwen, mede-eigenaars en de AV
Een beheerpakket voor de rekeningen, en een portaal waar mede-eigenaars hun stukken, meldingen en vergaderingen vinden.
Een syndicus beheert een jaar dat zich herhaalt
Software voor een syndicus is meestal een beheerpakket voor de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars en de verdeelsleutels, aangevuld met een portaal waar mede-eigenaars hun documenten vinden en schade melden. Het pakket rekent. Het portaal beantwoordt de vragen die anders naar je telefoon gaan.
Elk gebouw draait een jaar dat zich herhaalt: oproepingen voor het werkkapitaal en het reservefonds, de jaarafrekening, de algemene vergadering met haar notulen, keuringen, onderhoudscontracten en de verzekering. Daartussen komen meldingen van een lekkend dak, een liftpanne of een buur die vraagt waarom de afrekening hoger is.
Eerlijk vooraf: VBS heeft geen syndicus als klant. Wat we wel bouwden en zo werkt, is een platform met dossiers, documenten, een logboek en een portaal met magic link. Op deze pagina lees je wat de wet van een syndicus vraagt, wat een pakket doet, wat een portaal per gebouw toevoegt en wat het oplevert.
Het jaar van een gebouw, en wat het portaal toont
Januari
Oproeping werkkapitaal en reservefonds, eerste kwartaal
Het portaal toontHet bedrag per kavel, de rekening en wat nog openstaat
Maart
Jaarafrekening volgens de verdeelsleutels
Het portaal toontDe afrekening per kavel en de stukken erachter
April
Oproeping voor de algemene vergadering, met de agenda
Het portaal toontDe agenda, de bijlagen en wie een volmacht gaf
Mei
Algemene vergadering
Het portaal toontAanwezigheden, de stemmingen voorbereid per agendapunt
Juni
Notulen naar de mede-eigenaars
Het portaal toontDe notulen, met wat er beslist werd en door wie het wordt uitgevoerd
Het hele jaar
Keuring van de lift, onderhoud, meldingen van schade
Het portaal toontMeldingen met foto en de stand van de opvolging
Bij een verkoop
Informatie aan de notaris
Het portaal toontHet dossier van de kavel klaar in een download
Vervaldag
Brandverzekering van het gebouw
Het portaal toontDe polis en wie je belt bij schade
Voorbeeldjaar van een gebouw dat zijn algemene vergadering in mei houdt; de wet vraagt minstens een vergadering per jaar, in de periode die het reglement van mede-eigendom vastlegt.
Wat het appartementsrecht van een syndicus vraagt
Het appartementsrecht staat in boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. Voor de software zijn vooral deze plichten van belang; de juridische uitleg per gebouw geeft een advocaat of de beroepsorganisatie.
| Plicht | Wat ze vraagt | Wat de software doet |
|---|---|---|
| Algemene vergadering | Minstens een keer per jaar, in de periode die het reglement vastlegt | De oproeping met agenda en bijlagen, aanwezigheden, volmachten, de stemmingen per punt |
| Notulen | Opgesteld door de syndicus en bezorgd aan de mede-eigenaars | Notulen per vergadering in het portaal, met de beslissingen en wie ze uitvoert |
| Werkkapitaal en reservefonds | Een reservefonds met een wettelijk minimum, tenzij de vergadering anders beslist | Oproepingen per kavel volgens de verdeelsleutel, met wat openstaat |
| Verdeelsleutels | De kosten verdelen volgens de aandelen of de sleutels uit de basisakte | De afrekening per kavel, met de stukken erachter |
| Informatie bij een verkoop | Gegevens over de kavel aan de notaris, zoals achterstallen en beslist werk | Het dossier van de kavel als download, klaar op de dag dat de notaris vraagt |
| Bewaren | Stukken van het gebouw bijhouden en ter beschikking stellen | Een archief per gebouw, met wie wat zag |
Een beroepssyndicus is ingeschreven bij het BIV en volgt zijn deontologie; wat die vraagt, lees je daar na. Software kan geen beslissing nemen die de vergadering moet nemen, maar ze kan zorgen dat elke beslissing met haar stukken terug te vinden is.
Pakket of portaal: wat elk doet
De beheerpakketten voor syndici doen het rekenwerk goed: boekhouding per vereniging, verdeelsleutels, oproepingen, afrekeningen en betalingen. Ze rekenen meestal per kavel of per gebouw per jaar. Waar ze verschillen, is wat de mede-eigenaar te zien krijgt.
- Een pakket zonder portaalstuurt de afrekening als pdf per mail. Elke vraag erover komt bij je binnen.
- Een pakket met een standaardportaaltoont documenten en saldo's, in de huisstijl van de leverancier, meestal zonder meldingen met foto of voorbereiding van de vergadering.
- Een eigen portaal naast je pakkettoont per gebouw wat jij wil, in je eigen huisstijl: documenten, meldingen met foto en opvolging, de agenda en bijlagen van de vergadering, volmachten en de notulen. Het leest uit je pakket via een koppeling en voegt toe wat het pakket niet doet.
Wat een portaal is en wat het vraagt aan beveiliging, staat op klantenportaal; hoe we er een bouwen op klantenportaal laten maken. Moet je facturatie aan leveranciers en mede-eigenaars anders lopen dan je pakket toelaat, lees dan facturatiesoftware op maat.
Een portaal dat we bouwden
Voor Business Centrum, een sociaal bureau in Gent, bouwden we een beheerplatform met een portaal voor hun klanten. Een klant logt in met een magic link per mail en ziet zijn eigen gegevens, documenten en prestaties. Achter het portaal zitten dossiers, een logboek van wie wat deed, tweestapsverificatie per gebruiker en versleuteling van gevoelige gegevens.
Vervang klant door mede-eigenaar en dossier door kavel, en je hebt de bouwstenen van een portaal voor een syndicus. Wat erbij komt, zijn de verdeelsleutels uit je pakket, de meldingen met foto en de voorbereiding van de vergadering.
Hoe zo een platform een Excel vervangt, lees je op van Excel naar een eigen platform.
Wat mede-eigenaars vragen, en waar het antwoord staat
De meeste telefoons naar een syndicus gaan over een handvol vragen. Bijna elk antwoord staat al ergens: in het pakket, in een mail of in een map op de server. Een portaal zet het waar de mede-eigenaar zelf kijkt.
| Vraag van een mede-eigenaar | Waar het antwoord vandaag staat | Waar het in een portaal staat |
|---|---|---|
| Waarom is mijn afrekening hoger dan vorig jaar? | In het pakket, achter de verdeelsleutels | De afrekening per kavel, met de facturen en de sleutel erbij |
| Wanneer komt de herstelling van het dak? | In mails met de aannemer | De melding met haar stand, de offerte en de geplande datum |
| Wat werd er beslist op de laatste vergadering? | In een pdf in een mailbox | De notulen, met per beslissing wie ze uitvoert |
| Heb ik mijn voorschot betaald? | In de boekhouding | Het saldo van de kavel, met de openstaande oproepingen |
| Wat moet ik aan de notaris geven bij een verkoop? | Bij de syndicus, op aanvraag | Het dossier van de kavel als download, en een verwijzing naar de syndicus voor de officiële informatie |
Wat het portaal niet toont, blijft bij de syndicus: een vraag die een beslissing vraagt, een conflict tussen buren, een uitleg over een beslissing van de vergadering. Daar helpt een portaal alleen door die vragen niet tussen honderd andere te laten verdwijnen. Een assistent die vragen sorteert en een antwoord klaarzet, werkt zoals AI-klantenservice. Werk je vandaag met Excel-lijsten per gebouw, lees dan planning in Excel of software; een eigen systeem voor je kantoor staat op software op maat. En omdat je namen, adressen en betalingen van mede-eigenaars bijhoudt, hoort er een privacyverklaring bij, zie privacyverklaring verplicht.
Wat een portaal per gebouw oplevert
Daar komt de vergadering bij. Een oproeping met bijlagen die mede-eigenaars online openen, volmachten die digitaal binnenkomen en notulen die de dag na de vergadering klaarstaan, sparen per gebouw en per jaar uren aan drukwerk, post en telefoons. En een melding met foto, locatie en opvolging bespaart het heen en weer met de aannemer.
Wat een portaal kost, hangt af van wat het uit je pakket moet lezen. Belgische bureaus rekenen op de markt 50 tot 150 euro per uur; een portaal met inloggen, documenten per kavel en meldingen vraagt al snel 150 tot 300 uur, de koppeling met je pakket erbij. VBS werkt met een vaste prijs per project na een eerste gesprek. Een lijst van wat je portaal moet kunnen, zet je op met een lastenboek voor software.
Een portaal voor mede-eigenaars toont
- Per gebouw de basisakte, het reglement en de verzekeringspolis
- Per kavel de afrekeningen, de oproepingen en wat nog openstaat
- De agenda en bijlagen van de volgende vergadering, met een volmacht om in te vullen
- De notulen van elke vergadering, met de beslissingen en hun opvolging
- Meldingen met foto en plaats, en de stand van de opvolging
- Contactgegevens voor een dringende schade buiten de kantooruren
- Wie wat bekeek, in een logboek voor het kantoor
Naast de syndicus: makelaar en notaris
Een gebouw raakt ook aan de verkoop van zijn kavels. Wat een makelaar aan software nodig heeft voor panden, kandidaten en attesten, staat op software voor makelaars. Bij elke verkoop vraagt de notaris informatie aan de syndicus; hoe notariskantoren AI inzetten voor hun dossiers, lees je op AI voor notarissen. En wil je dat een assistent vragen van mede-eigenaars beantwoordt uit het reglement en de notulen van hun eigen gebouw, dan lees je eigen ChatGPT maken. En wil je als syndicuskantoor zelf gevonden worden door verenigingen die een nieuwe syndicus zoeken, dan begint het bij een website voor je kmo met een pagina per gemeente waar je gebouwen beheert.
Klantenportaal
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen een portaal waarin je klanten inloggen, hun dossier zien en zelf regelen wat kan: minder mails, minder overtypen.
- Inloggen met een link per mail, zonder wachtwoord
- Documenten, afspraken en status per klant
- Gekoppeld aan je eigen beheer
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Klantenportaal.
Een portaal voor je gebouwen?
Stuur ons welk beheerpakket je gebruikt, hoeveel gebouwen en kavels je beheert en welke vragen het vaakst binnenkomen. Je krijgt na een gesprek een voorstel voor het portaal en een vaste prijs.
Liever meteen contact?