Facturatie op maat
Facturatie software met Peppol, uit je werkbonnen
Facturen uit de planning of werkbonnen die al in je systeem staan, met Peppol en een gestructureerde mededeling.
Facturatie met Peppol begint bij het werk, niet bij het pakket
Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen over het Peppol-netwerk. Wie het niet doet, riskeert een boete van 1.500 euro, bij herhaling 3.000 en daarna 5.000 euro.
Een standaard facturatiepakket regelt het versturen. Het gat zit vaak ervoor: de uren, ritten en materialen staan in een planning of op een werkbon, en iemand typt ze aan het eind van de maand over in het pakket. Daar sluipen de fouten in: een vergeten meerwerk, een verkeerd btw-tarief, een factuur die een week te laat vertrekt.
Facturatie software op maat maakt de factuur uit het werk dat al in je systeem staat, met de juiste btw per lijn en een gestructureerde mededeling, en stuurt ze via een erkende Peppol-dienstverlener naar je klant. Je boekhouder krijgt ze in hetzelfde formaat.
De weg van een factuur, van werkbon tot boekhouding
- Werkbon of ritUren, materiaal en verplaatsing staan al in je eigen planning.
- Hoek 1Je factuurUit de werkbon, met btw per lijn en een gestructureerde mededeling.
- Hoek 2Jouw access pointEen erkende dienstverlener zet ze op Peppol, als UBL-bestand.
- Hoek 3Access point van je klantVindt je klant op zijn ondernemingsnummer en neemt de factuur aan.
- Hoek 4Boekhouding van je klantDe factuur komt binnen als gegevens, niet als pdf om over te typen.
Je registreert niet zelf op Peppol, alleen via een erkende dienstverlener. Je Peppol-ID is je ondernemingsnummer.
Wat sinds 2026 voor je facturatie geldt
Dit zijn de regels die vandaag gelden voor Belgische btw-plichtigen.
| Wanneer | Wat | Wat het betekent |
|---|---|---|
| 1 januari 2026 | Gestructureerde e-facturen verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen | Een pdf per mail is geen e-factuur meer; minstens het Peppol BIS-formaat |
| Januari tot maart 2026 | Tolerantie voor wie zich tijdig had voorbereid | Voorbij: er wordt gecontroleerd |
| Tot en met 30 juni 2026 | Tolerantie voor facturen die de klant zelf opmaakt (self-billing) | Ook voorbij |
| Bij overtreding | Boete van 1.500 euro, bij herhaling 3.000 en daarna 5.000 euro | Een factuur die niet via Peppol vertrekt, is een risico per keer |
| Ontvanger technisch niet bereikbaar | Een pdf als terugval | Je software moet weten wie wel en wie niet kan ontvangen |
| Sinds 1 januari 2025 | Investeringsaftrek van 20 procent voor digitale vaste activa voor e-facturatie, ook eigen ontwikkeling | Software op maat die je facturen maakt, telt mee |
| 2024 tot 2027 | Verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor abonnementen voor e-facturatie | Ook de kost van je Peppol-dienstverlener |
| Gepland voor 2028 | E-rapportering van facturen aan de overheid | Gestructureerde facturen nu, maakt die stap later klein |
Of je klant al via Peppol kan ontvangen, zie je met de Peppol check. Wie onder de plicht valt, staat op Peppol verplicht voor wie?; hoe je je registreert, in Peppol registratie. Welk pakket of welke koppeling bij je past, lees je op welke software voor Peppol?
Per stap: de weg van werkbon naar betaling
Dit doet facturatie in je eigen software per stap, en wat je ermee wint.
| Proces | Vandaag | Met facturatie op maat | Wat je wint |
|---|---|---|---|
| Factuurlijnen | Overtypen uit planning, werkbon of Excel | Uren, materiaal en meerwerk komen uit de werkbon of rit | Niets vergeten, geen tikfouten |
| Btw per lijn | Per factuur nadenken | 21, 6 of 0 procent volgens vaste regels, met verlegging als je voor een andere aannemer werkt | Juist de eerste keer |
| Gestructureerde mededeling | Met de hand of uit het pakket | Per factuur berekend, met de controle op 97 | Betalingen vinden vanzelf hun factuur |
| Versturen | Pdf per mail, of overtypen in een tweede pakket | Via een erkende Peppol-dienstverlener, pdf alleen als terugval | In regel met de plicht van 2026 |
| Betalingen opvolgen | Rekeninguittreksels naast een lijst leggen | Betaald, open en te laat per klant, met een herinnering klaar | Sneller betaald |
| Boekhouding | Facturen bundelen en doorsturen | Export in het formaat dat je boekhouder inleest | Minder vragen aan het eind van het kwartaal |
De gestructureerde mededeling maak je ook los met onze tool voor gestructureerde mededelingen. Hoe AI aankoopfacturen leest die niet via Peppol komen, staat op facturen automatisch verwerken. De factuur in de bouw komt meestal uit een werkbon app of uit software voor bouwbedrijven; bij installateurs uit software voor installateurs.
Waar de lijnen van je factuur vandaan komen
Bij DA Logistics staan ritten, tankbeurten en kosten in het platform dat we bouwden; elke maand gaat er een bundel naar de boekhouder. Dat is de plek waar facturatie aansluit: de gegevens staan er al, juist en per klant.
Voor een aannemer is dat de werkbon met uren en materiaal, voor een installateur de interventie met de onderhoudsbeurt, voor een dienstverlener de geregistreerde tijd per dossier. We bouwen de factuur daarop, en laten het versturen over aan een erkende Peppol-dienstverlener.
150 facturen per maand: pakket, maatwerk en de rekensom
Neem een aannemer of installateur die 150 facturen per maand maakt uit werkbonnen. De getallen zijn aangenomen; reken ze na met je eigen administratie.
| Taak per maand | Overtypen in een pakket | Facturen uit je eigen software |
|---|---|---|
| Factuurlijnen overtypen, 8 minuten per factuur | 20 uur | 2 uur nakijken |
| Fouten rechtzetten met creditnota's, 1 op 20 facturen | 2,5 uur | 0,5 uur |
| Betalingen aan facturen koppelen | 3 uur | 0,5 uur |
| Samen | 25,5 uur | 3 uur |
Dat is 22,5 uur per maand, of 270 uur per jaar. Aan een aangenomen loonkost van 45 euro per uur is dat 12.150 euro per jaar, zonder het meerwerk mee te tellen dat nu niet gefactureerd raakt.
De fiscus helpt mee. Software op maat voor e-facturatie valt onder de investeringsaftrek van 20 procent. Kost de facturatiemodule 20.000 euro, dan trek je 4.000 euro extra af; aan het gewone tarief van de vennootschapsbelasting van 25 procent is dat 1.000 euro minder belasting.
En een pakket? Dit vragen ze:
| Pakket | Per maand, zonder btw |
|---|---|
| Robaws, gericht op bouw en installatie, Peppol inbegrepen | Starter 29, Go 59, Pro 119 euro met een gebruiker, extra gebruiker 24, 49 of 89 euro |
| Teamleader Focus | SMART 25, GROW 33, FLOW 45 euro per gebruiker, jaarbetaling |
| Odoo Standaard | 19,90 euro per gebruiker het eerste jaar, daarna 24,90 |
Een pakket is vaak de juiste keuze. Maatwerk loont als je werkbonnen, ritten of uren al in je eigen software staan, of als het overtypen je elke week uren kost. Wat Odoo en Teamleader echt kosten, lees je in Odoo of Teamleader en Teamleader alternatief.
Een facturatiepakket of facturen uit je eigen software
- Waar de factuur begint
- Standaard facturatiepakketJe typt de lijnen over uit je planning of werkbon
- Facturatie in je eigen softwareDe lijnen komen uit de werkbon of rit die al in je systeem staat
- Peppol
- Standaard facturatiepakketIngebouwd
- Facturatie in je eigen softwareVia een erkende Peppol-dienstverlener die we koppelen
- Gestructureerde mededeling
- Standaard facturatiepakketMeestal ingebouwd
- Facturatie in je eigen softwareBerekend per factuur, met de controle op 97
- Kosten
- Standaard facturatiepakketEen abonnement per gebruiker of per maand
- Facturatie in je eigen softwareEen keer bouwen, daarna onderhoud en de kost van de dienstverlener
- Kies dit als
- Standaard facturatiepakketJe weinig facturen maakt, of je planning ook in een pakket staat
- Facturatie in je eigen softwareJe veel facturen maakt uit werk dat al in je eigen systeem zit
Een pakket is vaak de juiste keuze. Maatwerk loont pas als het overtypen je elke week uren kost.
Facturatie op maat invoeren: zo verloopt het
- Je facturen van vorige maandWe leggen ze naast je werkbonnen of planning en zien waar het overtypen en de fouten zitten.
- Een Peppol-dienstverlener kiezenWe koppelen een erkende dienstverlener, en registreren je ondernemingsnummer als dat nog niet gebeurd is.
- De factuur uit je werkLijnen, btw per lijn en de gestructureerde mededeling uit je eigen gegevens, eerst op een testomgeving met echte voorbeelden.
- Live, met je boekhouder erbijDe eerste maand loopt naast je oude manier, tot je boekhouder bevestigt dat alles aansluit.
We bouwen de software waaruit je facturen komen
We bouwen geen facturatiepakket; we bouwen de software waaruit je facturen komen. Bij DA Logistics staan ritten, tankbeurten, kosten en personeel in een platform dat elke maand een bundel voor de boekhouder maakt. Voor SN Group, een bouwbedrijf in Gent, bouwden we een kostenberekening waarmee klanten zelf een prijs krijgen. En op de site die we voor FK Boekhouding bouwden, staat hun eigen uitleg over de Peppol-deadline.
Wat we voor jou doen:
- We kijken eerst of een pakket volstaat. Is dat zo, dan zeggen we het.
- We bouwen de factuur uit je werk: werkbon, rit of geregistreerde tijd.
- We koppelen een erkende Peppol-dienstverlener, zodat je in regel bent en blijft.
- Je boekhouder blijft je boekhouder: wij leveren aan in het formaat dat hij inleest.
Hoe we software op maat aanpakken, staat bij software op maat. Vertel ons waar je uren, ritten of werkbonnen nu staan: plan een gesprek.
Wat ondernemers ons over facturatie vragen
Moet ik zelf een Peppol-dienstverlener kiezen?
Je registratie op Peppol loopt altijd via een erkende dienstverlener, op je ondernemingsnummer. We kiezen er samen een die past bij je volume en koppelen hem aan je software.
Wat als mijn klant geen Peppol heeft?
Dan stuurt je software een pdf als terugval, zoals de FOD toelaat als de ontvanger technisch niet bereikbaar is. Je software weet per klant welke weg werkt.
Werkt het voor facturen aan particulieren?
Ja. Voor particulieren blijft een pdf of papier mogelijk, met de juiste btw, bijvoorbeeld 6 procent bij renovatie van een woning ouder dan tien jaar als de voorwaarden kloppen.
Kan het mijn vorderingsstaten en meerwerk aan?
Ja. Een vorderingsstaat is een factuur op een percentage van het werk, meerwerk een extra lijn uit de werkbon. Beide komen uit de gegevens die al in je software staan.
Kan ik facturen in het Frans of Engels maken?
Ja. De taal van de factuur hangt aan de klant, niet aan je software. Klanten in Wallonië, Brussel of het buitenland krijgen hun factuur in hun taal, met dezelfde gegevens eronder.
Hoe gaat het met creditnota's?
Een creditnota verwijst naar de factuur die ze rechtzet en vertrekt via dezelfde weg, over Peppol. Omdat de lijnen uit je werkbon komen, zie je ook waarom ze nodig was.
Wat met de e-rapportering?
Die is gepland voor 2028. Wie nu gestructureerd factureert, heeft de grootste stap al gezet; de rest is een aanpassing aan je dienstverlener of software.
Software op maat
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen het platform waar je bedrijf elke dag op draait: je Excel, je mails en je papieren in een systeem dat doet wat jullie doen.
- Eerst je werk in kaart, dan een vaste prijs
- Schermen voor kantoor, klant en onderweg
- Hosting, back-ups en beveiliging in eigen beheer op AWS
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Software op maat.
Facturen uit je eigen planning?
Vertel ons waar je uren, ritten of werkbonnen nu staan. We zeggen of maatwerk loont, of dat een pakket volstaat.
Liever meteen contact?