Advocatuur
Software voor advocaten: dossiers, termijnen en een clientportaal
Een praktijkpakket voor dossiers en tijd, en een portaal waar je cliënten stukken opladen en hun zaak volgen.
Het pakket kent het dossier, de cliënt niet
Software voor advocaten in België is meestal een praktijkpakket voor dossiers, tijdregistratie en facturatie, aangevuld met een clientportaal waar het pakket tekortschiet. Het pakket is gebouwd voor wie op kantoor werkt. De cliënt blijft erbuiten.
Dus mailt die cliënt. Hij stuurt stukken in vijf mails met bijlagen, vraagt hoe ver het staat, belt over de volgende zitting en vraagt een kopie van de laatste factuur. Een medewerker zoekt, antwoordt en zet de bijlagen met de hand in het dossier.
Op deze pagina lees je wat een praktijkpakket goed doet, waar het stopt, welke termijnen een systeem voor je moet kunnen rekenen, wat een portaal oplevert in uren, en waar het beroepsgeheim de grenzen trekt. Het bewijs komt uit twee projecten: de site van een advocatenkantoor en een portaal voor de cliënten van een sociaal bureau.
De lijn van een dossier, en waar het pakket stopt
Intake
Praktijkpakket
Dossier aanmaken, partijen, tarief
Clientportaal
De client vult zijn gegevens zelf in en laadt zijn identiteit op
Conflictcheck
Praktijkpakket
Partijen zoeken in alle dossiers
Clientportaal
·
Stukken
Praktijkpakket
Documenten per dossier, sjablonen
Clientportaal
De client laadt stukken op en ziet wat ontbreekt
Termijnen
Praktijkpakket
Een agenda met deadlines
Clientportaal
De client ziet de volgende stap en de datum
Factuur
Praktijkpakket
Tijd, kosten, staten van ereloon
Clientportaal
De client ziet en downloadt zijn facturen
Welk pakket welke functie heeft, verschilt; de figuur toont waar een gewoon praktijkpakket ophoudt en een portaal begint.
Wat een praktijkpakket doet, en wat niet
De bekende pakketten voor advocatenkantoren doen grotendeels hetzelfde. Ze rekenen per gebruiker per maand en verschillen vooral in de details, de koppelingen en de taal van hun support. Dit is wat je van elk mag verwachten, en wat je meestal zelf moet regelen.
| Onderdeel | Wat een pakket doet | Waar het vaak tekortschiet |
|---|---|---|
| Dossierbeheer | Dossiers met partijen, tegenpartijen, rol en status | Een overzicht dat de cliënt zelf kan raadplegen |
| Conflictcheck | Zoeken op partijen over alle dossiers heen | Zelden: dit is waar pakketten sterk in zijn |
| Tijdregistratie | Prestaties per dossier, met een timer of achteraf | Registreren onderweg, op een gsm, zonder dubbel werk |
| Facturatie | Staten van ereloon en kosten, provisies, herinneringen | Een factuur die de cliënt online ziet en betaalt |
| Documenten | Stukken per dossier, sjablonen voor brieven en conclusies | Stukken die de cliënt zelf oplaadt, met een lijst van wat ontbreekt |
| Termijnen | Een agenda met deadlines die je zelf invoert | De termijn uitrekenen uit een datum van betekening |
| Website | Meestal niets | Een aanvraag van de site die als dossier binnenkomt |
Vraag elke leverancier naar de prijs per gebruiker, wat er extra kost (opslag, een portaal, betalingen, e-facturen) en hoe je je gegevens terugkrijgt als je vertrekt. Sinds 2026 stuur je facturen aan ondernemingen via Peppol; vraag of het pakket dat doet. Wat Peppol is, lees je op Peppol, en of het voor jouw kantoor geldt op Peppol verplicht voor wie. Wie uren onderweg wil noteren, kijkt ook naar een tijdsregistratie-app op maat.
De termijnen die een systeem moet kunnen rekenen
Een agenda onthoudt een datum die je invoert. Een systeem dat termijnen rekent, vertrekt van de datum van een betekening of een vonnis en zet zelf de laatste dag in de agenda. Dit zijn de gewone termijnen uit het Gerechtelijk Wetboek die het moet kennen.
| Rechtsmiddel | Termijn | Vertrekpunt |
|---|---|---|
| Hoger beroep | Een maand | De betekening van het vonnis (art. 1051 Ger.W.) |
| Verzet tegen een verstekvonnis | Een maand | De betekening van het vonnis (art. 1048 Ger.W.) |
| Cassatieberoep | Drie maanden | De betekening van de beslissing (art. 1073 Ger.W.) |
| Elke termijn | Begint de dag na de akte | Valt de laatste dag op een zaterdag, zondag of feestdag, dan schuift hij naar de volgende werkdag (art. 53 Ger.W.) |
De regels hebben uitzonderingen, en welke termijn in een concrete zaak loopt, beoordeelt de advocaat. Wat software doet, is de rekenfout uitsluiten: de vertrekdatum, het weekend en de feestdag. En de cliënt ziet in zijn portaal de volgende stap met haar datum, zonder dat iemand hem moet mailen.
Een portaal dat we bouwden
Voor Business Centrum, een sociaal bureau in Gent, bouwden we een beheerplatform met een klantenportaal. Hun klanten loggen in met een magic link per mail, zonder wachtwoord om te onthouden, en zien hun eigen gegevens, documenten en prestaties.
Achter het portaal zitten dossiers, documenten, een logboek van wie wat deed, tweestapsverificatie per gebruiker en versleuteling van gevoelige gegevens. Dezelfde bouwstenen heeft een advocatenkantoor nodig: dossiers per cliënt, stukken die alleen die cliënt ziet, en een spoor van elke handeling.
We hebben geen advocatenkantoor als klant voor software; wel bouwden we de site van K&A Law in vier talen met twaalf sectordossiers. Wat een portaal precies is, staat op klantenportaal.
Wat een clientportaal oplevert in uren
Een portaal verdient zich terug met de mails en telefoons die niet meer komen. Reken het na voor je eigen kantoor; de getallen hieronder zijn aangenomen.
Daarnaast komen stukken binnen in een dossier in plaats van in een mailbox, met een lijst van wat nog ontbreekt. Wat een portaal kost, hangt af van wat het moet tonen en met welk pakket het praat. Belgische bureaus rekenen op de markt 50 tot 150 euro per uur; een portaal met inloggen, documenten en een overzicht per dossier vraagt al snel 150 tot 300 uur, de koppeling met je praktijkpakket erbij. VBS werkt met een vaste prijs per project na een eerste gesprek. Hoe een portaal gebouwd wordt, lees je op klantenportaal laten maken.
Beroepsgeheim en deontologie als randvoorwaarde
Software voor een advocatenkantoor werkt met gegevens die onder het beroepsgeheim vallen. Dat verandert een paar technische keuzes, en die maken we samen met jou; wat de deontologie precies vraagt, beoordeel je met de Orde of een confrater, niet met ons.
- Waar de gegevens staanServers in de EU, een verwerkersovereenkomst met elke leverancier, en geen kopie bij een dienst die je niet kent.
- Wie wat zietEen cliënt ziet alleen zijn eigen dossiers, een medewerker alleen wat bij zijn rol hoort, en elke handeling staat in een logboek.
- Hoe je inlogtTweestapsverificatie voor het kantoor, een magic link of een tweede factor voor cliënten.
- Wat AI magStukken samenvatten of een eerste versie schrijven kan, op een omgeving waar dossiers het kantoor niet verlaten. Hoe dat werkt, lees je op AI voor advocaten, en waarom een eigen assistent veiliger is dan een publieke chatbot op eigen ChatGPT maken. Zo een assistent zoekt in je eigen documenten met RAG; welke afspraken je kantoor daarover maakt, staat in AI-beleid en de AI-verordening, en of een publieke tool kan, op is ChatGPT veilig voor bedrijven.
Voor notariskantoren gelden verwante regels; die staan op AI voor notarissen.
Wat we voor een kantoor bouwen
- Een clientportaal naast je pakketInloggen met een magic link, stukken opladen per dossier, de volgende stap en de facturen zien. Het pakket blijft de bron, het portaal leest en schrijft via een koppeling.
- Een website die dossiers aanvoertPagina's per rechtsdomein en sector, in de talen van je cliënten, met een aanvraag die als dossier binnenkomt. Zie website voor advocaten en SEO voor advocaten.
- Termijnen die zichzelf rekenenEen module die uit de datum van betekening de laatste dag rekent en hem in de agenda en het portaal zet.
- Facturatie die pastStaten van ereloon met provisies en Peppol, als je pakket het niet doet; lees facturatiesoftware op maat.
Wat advocaten ons vragen
- Welke software gebruiken advocaten in België?
- De meeste kantoren werken met een praktijkpakket voor dossiers, tijd en facturen, plus Word, Outlook en hun boekhouding. Wat vaak ontbreekt, is een plek waar de cliënt zelf stukken oplaadt en zijn dossier volgt.
- Moet ik mijn praktijkpakket vervangen voor een portaal?
- Nee. Een portaal kan naast je pakket staan en via een koppeling lezen en schrijven, als het pakket een API heeft. Heeft het die niet, dan bekijken we een export of een andere route.
- Is een CRM nuttig voor een advocatenkantoor?
- Voor de opvolging van aanvragen en vaste cliënten wel, zeker als je kantoor groeit met een website. Een CRM op maat kan aanvragen van de site opvangen voor ze een dossier worden.
Klantenportaal
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen een portaal waarin je klanten inloggen, hun dossier zien en zelf regelen wat kan: minder mails, minder overtypen.
- Inloggen met een link per mail, zonder wachtwoord
- Documenten, afspraken en status per klant
- Gekoppeld aan je eigen beheer
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Klantenportaal.
Een portaal voor je cliënten, naast je pakket?
Stuur ons welk pakket je gebruikt en wat je cliënten vandaag het vaakst mailen of vragen. Je krijgt na een gesprek een voorstel voor het portaal en een vaste prijs.
Liever meteen contact?