Vastgoed
Software voor makelaars: panden, kandidaten en bezoeken op een plek
Een systeem dat het verkoopdossier van opname tot akte draagt, met de attesten en de portalen erin.
Een vastgoedkantoor is een stroom van dossiers
Software voor makelaars is in de kern een CRM voor panden en kandidaten, met koppelingen naar de portalen en je eigen site. Wat het verschil maakt, is hoe goed het de stroom van een verkoopdossier volgt: van de opname van het pand tot de akte bij de notaris.
Die stroom heeft in Vlaanderen veel verplichte stappen. Voor een woning op de markt komt, verzamel je een reeks attesten, elk met zijn eigen keurder en geldigheid. Daarna publiceer je op Immoweb, Zimmo en je eigen site, plan je bezoeken, ontvang je biedingen en stel je een compromis op. Elke stap die in een mailbox of een Excel gebeurt, kost tijd en kan iets vergeten.
Eerlijk vooraf: VBS heeft geen vastgoedkantoor als klant. Wat we wel bouwden en op dezelfde manier werkt, zijn platformen met dossiers, documenten, termijnen en een portaal. Op deze pagina lees je hoe zo een systeem een verkoop draagt, welke attesten erin moeten, hoe de portalen erop aansluiten en wat het oplevert.
Een verkoopdossier van opname tot akte
Opname
Makelaar en eigenaar
In de softwarePandfiche met foto's, opmeting en opdracht
Attesten
Eigenaar, keurders
- EPC
- Asbestattest
- Elektrische keuring
- Bodemattest
- Stedenbouwkundige info
- Overstromingsgevoeligheid
In de softwareEen lijst per pand: wat er is, wat ontbreekt, wat vervalt
Publicatie
Makelaar
In de softwareEen keer invoeren, naar elk portaal en de eigen site
Bezoeken
Kandidaat-kopers
In de softwareKandidaten met hun zoekprofiel, bezoeken in de agenda
Bod en compromis
Koper, verkoper, makelaar
In de softwareBiedingen met datum, het compromis met de attesten erbij
Akte
Notaris
In de softwareHet dossier naar de notaris, de kandidaten met een passend profiel naar het volgende pand
De attesten gelden voor de verkoop van een woning in Vlaanderen; welke er voor een pand nodig zijn, hangt af van zijn bouwjaar, ligging en installaties.
De attesten die elk verkoopdossier draagt
Bij de verkoop van een woning in Vlaanderen moet de verkoper een reeks documenten voorleggen. Software die ze per pand bijhoudt, met hun datum en geldigheid, voorkomt dat een compromis wacht op een attest dat niemand aanvroeg.
| Document | Wanneer nodig | Wat de software bijhoudt |
|---|---|---|
| Energieprestatiecertificaat (EPC) | Bij elke verkoop en verhuur van een woning; het label staat in de advertentie | Het label en de score voor de advertentie, de datum en de geldigheid |
| Asbestattest | Bij de verkoop van een woning die gebouwd werd voor 2001 | Of het pand onder de regel valt, het attest en zijn datum |
| Keuringsverslag elektrische installatie | Bij de verkoop van een woning | Het verslag, conform of niet, en de termijn voor de koper |
| Bodemattest | Bij de verkoop van een grond, ook met een woning erop | Het attest van OVAM, met de datum |
| Stedenbouwkundige informatie | Bij elke verkoop, ook in de advertentie | De vergunningen, de bestemming en wat in de advertentie moet |
| Overstromingsgevoeligheid | Bij elke verkoop en verhuur | De scores van het perceel en het gebouw voor de advertentie |
| Postinterventiedossier | Bij werken na 1 mei 2001 | Of er een is en waar het ligt |
Welke documenten een concreet pand nodig heeft, hangt af van zijn bouwjaar, ligging en installaties; de regels zelf lees je na bij de Vlaamse overheid. Software doet hier wat een checklist doet, maar dan per pand en met een melding als iets ontbreekt of vervalt.
Een pakket of een systeem op maat
Er bestaan vastgoedpakketten die het grootste deel van die stroom dragen, met publicatie naar de portalen erin. Ze rekenen per gebruiker per maand en zijn de logische start voor een kantoor dat werkt zoals de meeste andere. Maatwerk komt in beeld als je kantoor anders werkt.
- Neem een pakket alsje verkoopt en verhuurt zoals de meeste kantoren, met een of twee vestigingen, en je de publicatie naar Immoweb en Zimmo vooral snel en juist wil.
- Neem maatwerk alsje een eigen werkwijze hebt die het pakket niet volgt: projectverkoop van nieuwbouw met units en opties, beheer van huurpanden met een eigen planning, of een team dat met verschillende tools werkt die niet praten.
- Neem een koppeling alsje pakket goed werkt maar je eigen site, je boekhouding of je mailcampagnes ernaast staan. Dan lees je eerst koppeling laten maken.
- Neem een portaal alseigenaars en kopers je bellen om te vragen hoe ver hun dossier staat. Een klantenportaal toont het hen.
Wat een CRM precies is en waar het ophoudt, lees je op CRM en CRM of ERP. Een systeem dat je eigen werkwijze volgt, staat op CRM op maat.
Wat we bouwden dat zo werkt
Voor Business Centrum bouwden we een beheerplatform dat hun Excel vervangt: dossiers per werkgever en werknemer, documenten, taken, een logboek van elke handeling, een Excel-import met rapport en een portaal waar hun klanten inloggen met een magic link. Getest op hun echte bestand met 309 werkgevers en 971 werknemers.
Voor DA Logistics bouwden we een platform met voertuigdossiers waarin keuringen, polissen en documenten hun vervaldatum hebben, en een melding als iets afloopt. Dat is precies wat een pand met zijn attesten nodig heeft.
Een vastgoedkantoor is geen sociaal bureau en geen transportbedrijf. Maar de bouwstenen, dossiers met documenten en termijnen, een portaal en koppelingen, zijn dezelfde. Hoe we zo een platform opzetten, lees je op software op maat.
Een pand, drie plekken om te tonen
Een pand staat zelden op een plek. Het staat op de grote portalen, op je eigen site en op je Google-bedrijfsprofiel, en elk kanaal brengt een ander soort kandidaat.
| Kanaal | Wie er zoekt | Wat erop moet | Hoe het er komt |
|---|---|---|---|
| Immoweb en Zimmo | Kandidaten die de hele markt in hun regio afschuimen | Foto's, prijs, EPC-label en de verplichte stedenbouwkundige vermeldingen | Via de publicatie van je pakket of een koppeling, uit een invoer |
| Je eigen site | Wie je kantoor al kent of je vond op je naam en je gemeente | Alles van het portaal, plus je verhaal, je verkochte panden en een schattingsaanvraag | Uit dezelfde gegevens, zonder overtikken |
| Wie zoekt op makelaar in zijn gemeente | Een bedrijfsprofiel met reviews en een link naar je panden | Je profiel, bijgehouden zoals je site |
Wie alle drie uit een invoer voedt, tikt niets twee keer en toont nergens een oude prijs. Hoe je site en je pakket met elkaar praten, heet een API-koppeling. Hoe je vindbaar wordt op je gemeente, lees je op lokale SEO en Google-bedrijfsprofiel aanmaken.
Wat het oplevert: een rekenvoorbeeld
De tweede winst is kandidaten. Een kandidaat-koper die vorig jaar een woning in je regio zocht en niet kocht, is een lead voor je volgende pand. Een CRM dat zoekprofielen bijhoudt en een nieuw pand meteen naar passende kandidaten stuurt, verkoopt sneller zonder één euro advertentie. Wat AI daar nog aan toevoegt, van pandteksten tot het sorteren van aanvragen, lees je op AI voor makelaars.
Wat de bouw kost, hangt af van wat je pakket al doet. Een koppeling tussen je pakket en je site is een kleiner project dan een eigen systeem; Belgische bureaus rekenen op de markt 50 tot 150 euro per uur. Een lijst van wat je systeem moet kunnen, maak je met een lastenboek voor software, en VBS geeft een vaste prijs per project na een eerste gesprek.
Zes vragen voor je een vastgoedpakket kiest
- Publiceert het naar Immoweb, Zimmo en je eigen site vanuit een invoer, ook foto's en het EPC-label?
- Houdt het per pand de attesten bij, met datum, geldigheid en een melding als er een ontbreekt?
- Bewaart het zoekprofielen van kandidaten en stuurt het een nieuw pand naar wie past?
- Heeft het een API, zodat je site en je boekhouding kunnen aansluiten?
- Kunnen eigenaars en kopers hun dossier zelf volgen?
- Hoe krijg je je gegevens terug als je overstapt, en in welk formaat?
Vindbaar met je panden en je regio
De beste software haalt weinig uit als niemand je kantoor vindt buiten de portalen. Je eigen site is de plek waar kopers en verkopers je leren kennen zonder dat een portaal ertussen zit: met een pagina per gemeente, je verkochte panden en een schatting die verkopers aanvraagt. Hoe dat werkt, staat op marketing voor makelaars.
Beheer je ook gebouwen in mede-eigendom, dan heb je andere software nodig: die staat op software voor een syndicus. En bij elke verkoop werk je samen met een notaris; hoe notariskantoren AI inzetten, lees je op AI voor notarissen. Je eigen kennis in een assistent die vragen van kandidaten beantwoordt uit je panddossiers, staat op eigen ChatGPT maken.
Software op maat
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen het platform waar je bedrijf elke dag op draait: je Excel, je mails en je papieren in een systeem dat doet wat jullie doen.
- Eerst je werk in kaart, dan een vaste prijs
- Schermen voor kantoor, klant en onderweg
- Hosting, back-ups en beveiliging in eigen beheer op AWS
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Software op maat.
Je verkoopdossiers op een plek?
Stuur ons welk pakket je gebruikt, hoeveel panden je per jaar verkoopt of verhuurt en waar het vandaag wringt. Je krijgt na een gesprek een voorstel, pakket, koppeling of maatwerk, met een vaste prijs.
Liever meteen contact?