Lastenboek software: wat je laat bouwen, in gewone taal

Een lastenboek software beschrijft in gewone taal wat je laat bouwen: welk probleem de software oplost, wie ermee werkt, wat ze moet kunnen en wanneer ze af is. Met dit sjabloon in Word en Excel schrijf je er een in tien delen, met een prioriteit per functie en een ingevuld voorbeeld van een planbord voor een transportbedrijf. Je downloadt het zonder e-mailadres.

Een goed lastenboek doet drie dingen. Het dwingt jou om te kiezen wat echt moet. Het laat een bouwer een vaste prijs maken in plaats van een schatting in uren. En het wordt bij de oplevering de lat: werkt elke functie met prioriteit Moet, dan is het af. Wat zulk maatwerk kost en waarom, lees je in software laten ontwikkelen: kosten.

Lastenboek of functionele analyse: het verschil

Wie software laat bouwen, krijgt een reeks documenten. Ze lijken op elkaar, maar ze beantwoorden een andere vraag en een andere partij schrijft ze.

Het lastenboek is dus het enige document dat jij schrijft, en het enige dat niet over techniek gaat. Wie het overslaat, laat de bouwer raden, en een bouwer die raadt, rekent een marge voor wat hij niet weet. Wil je een offerte kunnen nalezen, leg ze dan naast je lastenboek: elke functie met Moet hoort erin terug te komen.

Wie leest het? De bouwer, om te begroten. Je eigen team, om te zien of hun werk erin staat. En later de tester, die met deel 10 controleert of het af is. Schrijf voor alle drie: geen vakjargon, wel voorbeelden uit je eigen werkdag.

Een lastenboek software in tien delen

Begin bij deel 1, niet bij de schermen. Een lastenboek dat met een schets van het dashboard opent, vergeet waarom je bouwt, en dan wordt elk scherm even belangrijk.

Functionele analyse voorbeeld: een planbord voor 14 vrachtwagens

Het ingevulde voorbeeld is een verzonnen transportbedrijf met 14 vrachtwagens en 19 chauffeurs. De planning staat in een Excel die een persoon bijhoudt, wijzigingen lopen via WhatsApp en telefoon, en elke ochtend is de planner anderhalf uur bezig om de dag rond te krijgen. Soms rijdt een chauffeur naar een rit die al geschrapt is.

Het doel staat in een zin: een planbord dat iedereen live ziet, met elke wijziging meteen op de gsm van de chauffeur. Geslaagd als de ochtendplanning onder het halfuur zakt. Dan volgen de functies, elk als zin met een rol, een wens en een reden.

Waarom staat de GPS op Niet nu? Omdat het planbord ook zonder werkt, en omdat een koppeling met telematica de prijs en de doorlooptijd van de eerste versie zou verdubbelen. Door het op te schrijven, weet de bouwer dat je eraan denkt, en hoeft niemand er later over te discussiëren.

We kozen dat voorbeeld niet toevallig. Voor een transportbedrijf bouwden we een platform met een planbord, een chauffeursapp in drie talen en brandstofbeheer; het verhaal staat bij DA Logistics. Een tweede transportbedrijf draait op dezelfde kern, met een eigen brandstofmodel: zie Zuco Logistics. Twijfel je of je planning echt uit Excel moet, lees dan eerst planning in Excel of software.

Eigendom, privacy en de overheid als koper

Drie Belgische regels horen in deel 7 of in het contract dat op je lastenboek volgt. Ze komen pas ter sprake als er iets misloopt, en dan is het te laat.

Van wie is de code? Software is in België beschermd door het auteursrecht. Maakt een werknemer ze in het kader van zijn job, dan heeft de werkgever de rechten, tenzij anders afgesproken. Laat je ze bouwen door een bureau of freelancer, dan blijven de rechten bij de maker zolang je niets anders afspreekt. Een overdracht bewijs je schriftelijk, ze wordt eng uitgelegd, en per manier van gebruik moeten vergoeding, reikwijdte en duur er uitdrukkelijk in staan. Schrijf dus in je lastenboek wat je wil: de broncode en de rechten bij oplevering, of een ruime licentie. Hoe dat verschilt tussen een freelancer of een bureau, lees je in die gids.

Wie verwerkt de persoonsgegevens? Bewaart of host de bouwer gegevens van je personeel of je klanten, dan is hij verwerker in de zin van de AVG, en sluit je met hem een verwerkersovereenkomst: hij werkt alleen op jouw instructies, beveiligt de gegevens, zet geen andere verwerker in zonder jouw schriftelijke toestemming, en geeft alles terug of wist het als de samenwerking stopt.

Ben je een overheid of een organisatie die onder de wet op de overheidsopdrachten valt? Dan bepaalt de geraamde waarde de procedure. Ligt de geraamde waarde onder 30.000 euro, dan kan de opdracht tot stand komen met een aanvaarde factuur; daarboven volg je een procedure met een bestek. Een lastenboek in gewone taal helpt in beide gevallen, maar vervangt het formele bestek niet.

Een vierde regel komt eraan: de Europese productaansprakelijkheid geldt ook voor software. Wat dat betekent, lees je in software en productaansprakelijkheid.

Prioriteit per functie: wat Moet echt betekent

Een eerlijke regel: als meer dan de helft van je functies Moet zijn, heb je niet gekozen. In het voorbeeld zijn het er drie van zeven.

Welk sjabloon of welke weg past bij jouw vraag

• Kies dit lastenboek software alsje iets op maat laat bouwen dat je team elke dag gebruikt: een planbord, een klantenportaal, een webapplicatie of een eigen platform.
• Kies eerst een pakket alsje proces lijkt op dat van duizend andere bedrijven. Vergelijk Odoo of software op maat en lees CRM of ERP voor je iets laat bouwen.
• Kies de website briefing alshet gaat om een site om klanten te vinden, niet om een tool om mee te werken: de website briefing stelt de vragen die de prijs van een site bepalen.
• Kies de offerte alsjij de leverancier bent en een prijs moet geven: het offerte sjabloon rekent je lijnen en de btw.
• Kies een platform alsje software ook aan andere bedrijven wil aanbieden: lees platform laten bouwen.

Valkuilen in een lastenboek

• Schermen beschrijven in plaats van werk"Een blauwe knop rechtsboven" zegt niets over wat de planner wil bereiken.
• Alles op MoetDan kan de bouwer niets weglaten en wordt de prijs een schatting.
• De uitzonderingen vergetenWat gebeurt er als een chauffeur ziek belt om 6 uur? Daar zit het echte werk.
• Geen proefZonder deel 10 is een project nooit af, alleen op.
• Eigendom niet geregeldZonder schriftelijke overdracht blijft de code van de maker.
• De mensen die het gebruiken niet betrekkenLaat een planner en een chauffeur het lastenboek lezen voor je het verstuurt.

Deze week aan je lastenboek beginnen

1. Schrijf deel 1 in vijf zinnen: het probleem, wat het kost, en waaraan je ziet dat het werkt.
2. Vraag twee collega's om een week lang op te schrijven wat ze in Excel of op papier doen.
3. Vul de functielijst in Excel in en geef elke regel een prioriteit.
4. Schrijf de proef van deel 10 voor iemand een offerte maakt.
5. Stuur het naar twee of drie bouwers en vergelijk wat ze terugvragen. Gaat het om een eigen platform in plaats van Excel, lees die gids eerst.