Peppol van Nederland naar België: zo factureer je een Belgische klant

Moet je als Nederlands bedrijf via Peppol factureren aan een Belgische klant? Zonder vestiging in België niet: de Belgische e-facturatieplicht van 1 januari 2026 geldt voor bedrijven die in België gevestigd zijn, en een buitenlands bedrijf zonder vaste inrichting valt erbuiten, ook als het een Belgisch btw-nummer heeft. Toch vragen Belgische klanten het steeds vaker, omdat hun eigen boekhouding sinds dit jaar volledig op Peppol draait. Een pdf blijft voor jou een geldige factuur, maar je klant moet hem dan apart verwerken.

Deze gids is vanuit Gent geschreven voor een Nederlandse leverancier: waarom je klant Peppol vraagt, wat je nodig hebt, hoe je je eerste factuur verstuurt, welk nummer je in Peppol gebruikt en wat er op een factuur aan een Belgisch bedrijf hoort te staan. Wat de Belgische plicht voor Belgische bedrijven inhoudt, lees je in e-facturatie in België. Wat er in Nederland zelf gepland is, staat in e-facturatie verplicht in Nederland.

Waarom je Belgische klant om Peppol vraagt

Sinds 1 januari 2026 sturen en ontvangen Belgische bedrijven hun facturen aan elkaar als gestructureerde e-factuur. Hun boekhoudpakket is daarop ingericht: facturen komen binnen via Peppol, worden automatisch geboekt en betaald. Een pdf per mail valt buiten die stroom. Iemand moet hem overtikken of inlezen, en dat is precies wat de Belgische klant met Peppol kwijt wilde.

Er zijn dus drie redenen waarom een Belgische klant het je vraagt, en geen ervan is een wet die voor jou geldt:

• Zijn pakket verwacht hetVeel Belgische boekhouders verwerken alleen nog wat via Peppol binnenkomt, en rekenen extra voor de rest.
• Zijn inkoopproces vraagt hetGrotere klanten zetten Peppol in hun inkoopvoorwaarden, ook voor buitenlandse leveranciers.
• Het is sneller betaaldEen factuur die automatisch in de boekhouding van je klant staat, wacht niet op iemand die hem overtikt.

Ben je wel gevestigd in België, met een filiaal of een vaste inrichting, dan geldt de plicht wel voor wat die vestiging factureert. Dat valt buiten deze gids.

Wat je nodig hebt om via Peppol te factureren

De meeste Nederlandse boekhoudpakketten die Belgische klanten bedienen, kunnen al via Peppol versturen. Vraag het eerst aan je eigen leverancier, voor je een nieuw pakket of een losse dienst neemt. Kan je pakket het niet, dan zijn er dienstverleners die je facturen als bestand aannemen en voor je op Peppol zetten; de Nederlandse Peppol Autoriteit houdt toezicht op de dienstverleners in Nederland.

Welk Peppol-nummer je gebruikt

In België staan bedrijven bijna altijd onder 0208, hun ondernemingsnummer zonder punten. Of je klant al op Peppol staat, zie je in de Peppol Directory, of met onze Peppol-check, die een Belgisch ondernemingsnummer opzoekt. Meer over wat een Peppol-ID is, lees je bij Peppol.

Wat er op een factuur aan een Belgisch bedrijf staat

Peppol verandert de vorm van je factuur, niet de btw-regels. Op hoofdlijnen, zoals de Belastingdienst ze uitlegt:

In een Peppol-factuur staan die gegevens in vaste velden: elke regel krijgt een btw-categorie, en bij verlegging is dat de code voor "reverse charge" met een vrije tekst erbij. Een goed pakket vult dat in zodra je bij de klant "btw verlegd" kiest. Voor de vermelding mag je ook Engels, Duits of Frans gebruiken.

Wat in jouw situatie geldt, bijvoorbeeld bij werk dat je in België zelf uitvoert of bij een vestiging daar, bespreek je met je boekhouder. Wij doen het technische deel: zorgen dat het juiste veld op de juiste plek in het bestand staat.

Drie Nederlandse leveranciers

• Een zzp'er die websites bouwt voor Belgische klantenZijn boekhoudpakket spreekt Peppol, hij zet het aan op zijn btw-nummer en stuurt zijn diensten met "btw verlegd". Een middag werk, inclusief een testfactuur.
• Een groothandel in Brabant met tweehonderd Belgische klantenFacturen ontstaan in een ERP dat geen Peppol spreekt. Een koppeling stuurt ze als UBL naar een dienstverlener; voor klanten die niet op Peppol staan, blijft een pdf de route.
• Een softwarebedrijf met een eigen facturatiemoduleHet bouwt de export naar UBL zelf of laat dat doen, en neemt een dienstverlener voor het netwerk. Wat het voor België bouwt, gebruikt het straks voor Nederlandse klanten.

Valkuilen

• Een pdf als bijlage in de UBL zetten en denken dat het genoeg isDe factuur zelf zijn de velden in het bestand, de pdf is alleen een leesversie.
• Het verkeerde ID van je klantEen Belgisch bedrijf staat meestal onder 0208; zoek het op voor je stuurt.
• Alleen versturen, niet ontvangenBelgische leveranciers gaan je ook via Peppol factureren. Zet ontvangen meteen aan, anders komen hun facturen niet aan.
• Wachten op NederlandHet Nederlandse plan start pas op 1 juli 2030, maar wie nu al voor België op Peppol staat, heeft straks niets meer te doen.

Wat er in het bestand zelf staat

Een Peppol-factuur is een UBL-bestand met vaste velden. Bij een factuur aan een Belgisch bedrijf letten Belgische boekhouders vooral op deze:

Een goed boekhoudpakket vult dat allemaal in. Bouw je de factuur zelf vanuit een eigen systeem, dan zijn de btw-categorie en de twee elektronische adressen de velden die het vaakst fout gaan.