Op deze pagina
Peppol registratie gebeurt nooit rechtstreeks: je laat je ondernemingsnummer registreren door een erkende Peppol-dienstverlener, en in de praktijk zit die ingebouwd in je boekhoud- of facturatiesoftware. Daarna kan elke klant of leverancier op het netwerk je e-facturen sturen op je Peppol-ID: 0208, gevolgd door je ondernemingsnummer.
Of je moet, lees je in Peppol verplicht voor wie; de hele verplichting, met de tijdlijn tot 2028, staat in e-facturatie in België. Deze gids gaat over hoe: welke stappen, wat het kost en hoe je weet dat het werkt.
In vier stappen op het netwerk
- Kijk wat je software kan. De FOD Financiën houdt een lijst bij van meer dan 250 toepassingen voor e-facturen via Peppol. Staat je pakket erop, kijk dan of het e-facturen kan versturen en ontvangen; sommige kunnen alleen versturen. Maak je facturen in Word of Excel, kies dan eerst een pakket van die lijst.
- Zet Peppol aan. Meestal is het een instelling in je pakket. Je pakket registreert je via zijn dienstverlener op je ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. Dat is in België de afspraak: elke dienstverlener moet je minstens zo registreren. Een registratie op je btw-nummer kan erbij, maar hoeft niet.
- Controleer of je zichtbaar bent. Zoek je ondernemingsnummer op in de Peppol Directory of in de Lookup van OpenPeppol. Hoe dat gaat, staat verderop.
- Test in twee richtingen. Stuur een factuur naar een klant die al op Peppol staat en vraag een leverancier om je er een te sturen. Pas als beide aankomen in je pakket, ben je klaar.
Welke software je kan kiezen, lees je in welke software voor Peppol.
Kies je zelf een dienstverlener, omdat je software dat toelaat of omdat je facturen uit je eigen planning of webshop komen, dan vind je de gecertificeerde dienstverleners op de lijst van OpenPeppol.
Wat je doet, per situatie
| Jouw situatie | Wat je doet | Let op |
|---|---|---|
| Zelfstandige in bijberoep met een boekhoudpakket | Peppol aanzetten in je pakket | Kijk of je ook kan ontvangen; zie Peppol voor kleine ondernemingen |
| Kleine onderneming in de vrijstellingsregeling | Minstens kunnen ontvangen | Ook zonder btw-aangifte moet je e-facturen kunnen ontvangen |
| Vzw met btw-plichtige activiteiten | Registreren via je pakket | Of je vzw eronder valt, lees je in Peppol verplicht voor een vzw |
| Kmo die factureert vanuit een boekhoudpakket | Peppol aanzetten, testen in twee richtingen | De meerprijs apart op de factuur, voor de verhoogde aftrek |
| Kmo met facturen uit planning, werkbonnen of webshop | Een koppeling met een gecertificeerde dienstverlener | Anders tik je elke factuur over |
| Buitenlands bedrijf zonder vaste inrichting in België | Niet verplicht, wel mogelijk | Registreren geldt als akkoord om e-facturen te ontvangen |
Je ondernemingsnummer wordt een Peppol-ID
0208:0308357159
- 0208
- Code voor het Belgische ondernemingsnummer
- 0308357159
- Ondernemingsnummer, zonder punten
- Software die verstuurt én ontvangtKies uit de lijst van de FOD Financiën, meer dan 250 toepassingen.
- Registratie via een dienstverlenerJe pakket zet je op het netwerk, minstens op je ondernemingsnummer.
- Zoek jezelf opIn de Peppol Directory of de Lookup van OpenPeppol zie je wat je kan ontvangen.InvoiceCreditNote
- Test in twee richtingenEen factuur naar een klant, een factuur van een leverancier.Je stuurtJe ontvangtMeestal binnen minuten tot een paar uur
Twee routes naar Peppol
Beide routes geven je dezelfde registratie. Het verschil zit in waar je facturen ontstaan.
- Past als
- Via je boekhoud- of facturatiepakketJe facturen al in dat pakket maakt
- Via een koppeling in je eigen softwareJe facturen ontstaan in je planning, werkbonnen, webshop of eigen platform
- Wie registreert
- Via je boekhoud- of facturatiepakketHet pakket, via zijn dienstverlener
- Via een koppeling in je eigen softwareEen gecertificeerde dienstverlener die jij kiest; de koppeling stuurt je facturen erheen
- Kost
- Via je boekhoud- of facturatiepakketVaak in je abonnement, soms nul euro als het bij je boekhouding of je bank zit
- Via een koppeling in je eigen softwareEen eenmalige bouw plus de prijs van de dienstverlener
- Fiscaal
- Via je boekhoud- of facturatiepakketKleine kmo's en zelfstandigen trekken het abonnement voor 120 procent af, tot en met 2027
- Via een koppeling in je eigen softwareDigitale investeringen kunnen in aanmerking komen voor een investeringsaftrek van 20 procent
- Overtypen
- Via je boekhoud- of facturatiepakketFacturen uit je planning tik je nog over in je pakket
- Via een koppeling in je eigen softwareNiemand tikt nog iets over
Staan je facturen al in je pakket, zet dan daar Peppol aan. Komen ze uit een ander systeem en tik je ze nu over, dan haalt een koppeling dat overtypen weg. Wat fiscaal voor jou geldt, bespreek je met je boekhouder.
Peppol registratie gratis? Wat niets kost en wat wel
De registratie zelf betaal je niet apart: ze hoort bij je software of je dienstverlener. De kost om aan de plicht te voldoen kan nul euro zijn, als Peppol in de basisprijs van je boekhoudpakket of je bankrekening zit. Wat wel kost:
- je software, als je nog geen pakket had of naar een duurder plan moet om ook te kunnen ontvangen;
- je boekhouder, als die je facturen voortaan anders verwerkt;
- een koppeling, als je facturen uit een ander systeem komen.
Kleine kmo's en zelfstandigen mogen het abonnement en het advies daarvoor voor 120 procent aftrekken, in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Komt de Peppol-functie bovenop een bestaand abonnement, dan moet die meerprijs apart op de factuur staan.
Zo controleer je je registratie
Ga naar de Peppol Directory op directory.peppol.eu en zoek op 0208: gevolgd door je ondernemingsnummer, zonder punten. Bij een registratie zie je je Peppol-ID en de documenten die je kan ontvangen, zoals Invoice en CreditNote. Probeer het eerst met het nummer van de FOD Financiën: 0208:0308357159.
Sta je er niet in, dan ben je daarom nog niet onbereikbaar. Een dienstverlener publiceert je gegevens in de Directory op vrijwillige basis. De Lookup van OpenPeppol op lookup.peppol.org toont of een nummer facturen kan ontvangen. Beide tonen alleen ontvangen, niet of je ook kan versturen: daarvoor dient de test met een echte factuur. Snel nagaan of een klant of leverancier bereikbaar is, kan ook met onze Peppol-check.
| Waar je kijkt | Wat het toont | Wat het niet toont |
|---|---|---|
| Peppol Directory | Je Peppol-ID en de documenten die je kan ontvangen, als je dienstverlener publiceert | Wie niet publiceert, staat er niet in |
| Lookup van OpenPeppol | Of een nummer facturen kan ontvangen | Of je ook kan versturen |
| Een echte testfactuur | Dat versturen en ontvangen werken, van pakket tot pakket | Niets: dit is de enige volledige test |
Een e-factuur komt meestal binnen enkele minuten tot een paar uur aan. Duurt het langer dan een werkdag, vraag dan je softwareleverancier waar ze blijft.
Wat je daarna doet
- Zet je factuursjablonen goedEen e-factuur vraagt dezelfde wettelijke vermeldingen als een papieren factuur, nu in gestructureerde velden. Een gestructureerde mededeling maak je met de gestructureerde mededeling-tool.
- Spreek met je boekhouder af hoe facturen binnenkomenrechtstreeks in zijn pakket of via het jouwe.
- Hou de tijdlijn in het oogDe tolerantie van de eerste maanden van 2026 is voorbij; wat er sindsdien geldt, lees je in Peppol-boetes na de tolerantieperiode. Vanaf 2028 komt er e-rapportering; zie e-rapportering 2028.
Veelgemaakte fouten bij de registratie
- Alleen versturen kunnenSommige pakketten versturen e-facturen maar ontvangen ze niet. Dan komen de facturen van je leveranciers nergens aan, terwijl zij denken dat je bereikbaar bent.
- Twee pakketten, een nummerWie in een tweede pakket Peppol wil aanzetten, kan botsen op de registratie in het eerste. Kies een plek om te ontvangen, en vraag bij een overstap aan je oude leverancier hoe hij je registratie stopzet.
- Een oud nummerNa een omvorming of een nieuwe vennootschap hoort een nieuwe registratie op het nieuwe ondernemingsnummer.
- Geen testEen registratie in de Directory is geen bewijs dat je facturen aankomen. Doe de test in twee richtingen.
- De boekhouder niet ingelichtAls je facturen voortaan in een ander pakket binnenkomen, moet je boekhouder dat weten voor de volgende btw-aangifte.
Wie doet wat
Peppol raakt twee vakken. Welke facturen je hoe boekt en wat het betekent voor je btw-aangifte, bespreek je met je boekhouder: FK Boekhouding in Gent, een kantoor waarvoor wij de site bouwden, helpt daar bijvoorbeeld mee. Wij doen de technische kant: software op maat en de koppeling tussen Peppol en de software waarin je facturen al ontstaan.
Registreren, nummers en de Directory
Is Peppol registratie gratis?
De registratie betaal je niet apart; ze zit in je software of bij je dienstverlener. Zit Peppol in je bestaande boekhoud- of bankabonnement, dan betaal je er niets extra voor.
Kan ik me zelf registreren op Peppol?
Nee. Je registreert altijd via een erkende Peppol-dienstverlener, meestal ingebouwd in je boekhoud- of facturatiepakket.
Met welk nummer word ik geregistreerd?
Minstens met je ondernemingsnummer, met de code 0208 ervoor, zoals 0208:0308357159. Je btw-nummer of een ander nummer kan erbij als je dat met je handelspartners afspreekt.
Ik vind mezelf niet in de Peppol Directory. Ben ik niet geregistreerd?
Niet noodzakelijk: niet elke dienstverlener publiceert in de Directory. Kijk ook in de Lookup van OpenPeppol, en test met een echte factuur van een leverancier.
Wij zijn een buitenlands bedrijf met een Belgisch btw-nummer. Moeten we ons registreren?
Zonder vaste inrichting in België val je niet onder de plicht. Registreren mag wel, en dan kunnen Belgische klanten en leveranciers je via Peppol bereiken.