TMS: je transport gepland, gereden en gefactureerd

Order, rit en factuur in een systeem

Een TMS, voluit transport management system, brengt orders, ritten, chauffeurs, voertuigen en facturatie samen in een systeem. Waar een kleine vervoerder werkt met een whiteboard, een Excel-planning en WhatsApp-groepen, brengt een TMS dat samen op een plek. De planner ziet wie waar rijdt, de chauffeur ziet zijn rit op zijn telefoon, en de boekhouding krijgt wat gereden werd.

Het woord wordt gebruikt voor twee soorten bedrijven. Voor een transportbedrijf is de TMS het hart van de zaak. Voor een verlader, een bedrijf dat goederen laat vervoeren, is het de software om vervoerders te kiezen en zendingen op te volgen. Deze pagina gaat vooral over de eerste soort.

Het planbord verhuisde naar de telefoon

Transportplanning was lang papierwerk: ritlijsten, vrachtbrieven en een planbord aan de muur. Met de pc kwamen de eerste planningsprogramma's, met de smartphone apps voor chauffeurs, en met de cloud systemen die kantoor en weg in realtime verbinden. Vandaag rekent een TMS ook de regels mee die specifiek zijn voor transport: rij- en rusttijden, documenten die vervallen, en in België sinds 2026 facturen die als UBL over het Peppol-netwerk vertrekken.

Zeven modules, en welke je echt nodig hebt

De kern is altijd dezelfde: orders binnenkrijgen, ze plannen op chauffeurs en voertuigen, de rit laten uitvoeren en opvolgen, en factureren. Daarrond hangen modules die per bedrijf verschillen: vlootbeheer met keuringen en verzekeringen, brandstof, personeel en verlof, een app voor de chauffeur, en koppelingen met de boekhouding of met de systemen van klanten.

Naast een ERP en een WMS

Veel kmo's in transport hebben geen apart ERP nodig: hun TMS doet de facturatie en levert de boekhouder wat hij nodig heeft. Wie meer wil weten over het verschil tussen bedrijfssoftware, leest ERP en CRM of ERP.

Dertig chauffeurs en een planbord per week

DA Logistics is een Belgisch transportbedrijf met ongeveer dertig chauffeurs en 34 voertuigen. De planning gebeurt op een planbord per week, met lijnen voor dag en nacht, tijdelijke lijnen en conflicten die het systeem zelf aanwijst. De chauffeurs werken met een app in het Nederlands, Engels of Turks: verlof aanvragen, bonnetjes doorsturen, een melding over de vrachtwagen. Het kantoor ziet vijf wachtrijen met wat aandacht vraagt. Bovenop het gewone TMS-werk draait er de brandstof onder de Belgische Kader B-regeling, tot op de liter, iets wat geen standaardpakket zo deed. Begin augustus 2026 stonden er 1.182 tankbeurten en 668 ritten in. Zuco Logistics draait op dezelfde kern, met een eigen profiel en een eigen brandstofmodel.

Huren per voertuig of laten bouwen

Een standaardpakket betaal je per gebruiker of per voertuig per maand; dat is snel gestart, maar je werkt zoals het pakket het wil. Een TMS op maat kost meer bij de bouw en weinig per maand, en volgt je eigen werkwijze, met de modules die je echt gebruikt. De afweging staat in software laten ontwikkelen: wat kost het en in planning in Excel of software. Reken altijd over drie tot vijf jaar, en tel de uren die het planbord en de app je per week besparen: dat is je ROI.

Kies een standaardpakket als je vooral plant en factureert zoals elke vervoerder, met een gangbaar boekhoudpakket ernaast.

Kies maatwerk als je eigen regels het werk bepalen: brandstof onder Kader B met een eigen voorraad, lijnen die elke week anders lopen, een chauffeursapp in de talen van je chauffeurs, of koppelingen met klanten die hun eigen systeem hebben.

Kies een mengvorm als een pakket 80 procent dekt: koppel het aan een kleine eigen module voor wat ontbreekt, in plaats van alles opnieuw te bouwen.