Op deze pagina
- 01Software die je factuur leest zonder te raden
- 02Een open standaard van OASIS, met Europese regels
- 03Wat er gebeurt als je op verzenden klikt
- 04Elke verplichte vermelding heeft haar veld
- 05Waarom een ontvanger je factuur weigert
- 06Een boekhoudkantoor dat stopte met overtikken
- 07Gratis in je pakket, werk in je eigen software
Software die je factuur leest zonder te raden
Met een UBL-factuur hoeft niemand nog over te tikken wat er op je factuur staat. Het factuurnummer staat in een veld voor het factuurnummer, het btw-bedrag in een veld voor btw, het rekeningnummer in een veld voor de betaling. Een boekhoudpakket weet precies wat wat is, waar het bij een gescande pdf moet raden.
In België is UBL de vorm waarin facturen over het Peppol-netwerk reizen. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar zo factureren; een pdf per mail volstaat tussen hen niet meer.
Een open standaard van OASIS, met Europese regels
UBL is gemaakt door OASIS, een internationaal consortium dat open standaarden ontwikkelt. Versie 2.1 werd op 4 november 2013 een OASIS-standaard en is ook als ISO/IEC 19845:2015 gepubliceerd. De Europese Unie legde in de norm EN 16931 vast welke gegevens een elektronische factuur moet kunnen dragen; Peppol vertaalde die norm naar een UBL-formaat met eigen regels, Peppol BIS Billing 3.0. Dat formaat is wat Belgische software verstuurt en ontvangt.
Wat er gebeurt als je op verzenden klikt
Je factureert zoals altijd in je software. Bij het verzenden maakt die software een UBL-bestand, controleert of alle verplichte velden kloppen, en stuurt het via je access point naar je klant; of die op het netwerk staat, zie je met de Peppol-check. Diens software controleert het bestand opnieuw en zet het klaar om te boeken. Een pdf-versie mag als bijlage in hetzelfde bestand mee, voor wie de factuur wil lezen, maar de gegevens in de velden zijn de factuur.
Een factuur ontleed in vijf delen
Een UBL-factuur van een Belgische kmo, ingekort (voorbeeldgegevens)
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>2026-0412</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-22</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-11-21</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty> ...
<cbc:EndpointID schemeID="0208">0123456789</cbc:EndpointID>
<cac:PaymentMeans>
<cbc:PaymentID>+++202/6041/20066+++</cbc:PaymentID>
<cac:TaxTotal><cbc:TaxAmount currencyID="EUR">210.00</cbc:TaxAmount>
<cac:LegalMonetaryTotal><cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1210.00</cbc:PayableAmount>
</Invoice>
- Welke regelsZegt dat de factuur de Europese norm EN 16931 en de Peppol-regels volgt. De software van je klant controleert daarop.
- Nummer en datumsFactuurnummer, factuurdatum en vervaldag: verplichte vermeldingen, nu als velden in plaats van tekst op een blad.
- Wie factureertDe verkoper met zijn Peppol-adres: 0208 staat voor het Belgische ondernemingsnummer.
- Hoe betalenDe rekening en de gestructureerde mededeling, zodat de betaling automatisch aan de factuur hangt.
- Btw en totaalBtw-bedrag en te betalen bedrag als getallen. Geen overtikfouten meer bij de klant.
Een pdf is een foto van een factuur. Een UBL-bestand is de factuur zelf, in velden die software leest.
Elke verplichte vermelding heeft haar veld
| Verplichte vermelding op een Belgische factuur | Waar het in UBL staat | Wat de software ermee doet |
|---|---|---|
| Factuurnummer en factuurdatum | cbc:ID en cbc:IssueDate | Controleert op dubbele nummers |
| Naam, adres en btw-nummer van verkoper en koper | SupplierParty en CustomerParty | Koppelt aan de juiste leverancier of klant |
| Peppol-adres | cbc:EndpointID met schemeID 0208 | Weet waarheen het antwoord moet |
| Omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs | cac:InvoiceLine | Zet elke lijn op de juiste rekening |
| Btw-tarief en btw-bedrag | cac:TaxTotal | Rekent na en boekt de btw |
| Te betalen bedrag en vervaldag | LegalMonetaryTotal en DueDate | Plant de betaling |
| Rekening en gestructureerde mededeling | cac:PaymentMeans | Koppelt de betaling aan de factuur |
Een gestructureerde mededeling in het betaalveld maakt dat je klant betaalt met de juiste referentie, en dat jouw bank de betaling meteen aan de factuur koppelt.
Waarom een ontvanger je factuur weigert
Elke Peppol-factuur wordt bij verzenden en bij ontvangst gecontroleerd tegen de regels van Peppol BIS Billing 3.0. Faalt een regel, dan komt de factuur niet aan of krijg je ze terug. De drie fouten die we het vaakst zien:
| Regel | Wat ze eist | Hoe het fout loopt |
|---|---|---|
| Kopersreferentie (PEPPOL-EN16931-R003) | Een referentie van de koper of een bestelnummer | Je pakket laat het veld leeg omdat het op papier nooit verplicht was |
| Totalen kloppen (BR-CO-15) | Totaal met btw is totaal zonder btw plus het btw-bedrag | Afrondingen per regel en op het totaal verschillen een cent |
| Btw-categorie (BR-S-08 en verwanten) | Per btw-tarief een apart subtotaal | Regels aan 6 en 21 procent staan samen in een subtotaal |
Een goed pakket vangt die fouten voor het verzenden. Wie zelf factureert vanuit eigen software, laat elke factuur door een validator lopen voor ze vertrekt; welke aanbieders dat voor je doen, staat bij welke software voor Peppol.
Een boekhoudkantoor dat stopte met overtikken
Stel: een boekhoudkantoor in Gent ontving tot 2025 elke maand honderden pdf-facturen van klanten, die medewerkers overtikten of lieten scannen. Sinds 2026 komen de facturen tussen ondernemingen als UBL binnen. Het boekhoudpakket leest leverancier, bedragen en btw uit de velden en stelt de boeking voor; een medewerker controleert alleen nog. Het werk verschuift van overtikken naar nakijken. Voor de facturen die nog als pdf binnenkomen, van buitenlandse leveranciers of particulieren, kan AI facturen automatisch laten verwerken.
Gratis in je pakket, werk in je eigen software
Een UBL-factuur maken kost niets extra als je software het kan: de meeste Belgische boekhoud- en facturatiepakketten doen het standaard. Welke software voor Peppol helpt je kiezen. Factureer je uit eigen software, dan bouw je de UBL-export in en koppel je een erkende access point; een investeringsaftrek van 20 procent geldt ook voor eigen ontwikkeling. Of jij verplicht bent, staat in Peppol verplicht voor wie; hoe je je registreert, in de gids Peppol-registratie.
Een pdf omzetten levert zelden een geldig bestand op
Een pdf omzetten naar UBL met een converter levert vaak een bestand dat de controles niet doorstaat. Laat het bestand maken door de software waarin de factuur ontstaat.
Wat boekhouders en zaakvoerders vragen
Wat is het verschil tussen een UBL-factuur en een pdf?
Een pdf is een afbeelding van een factuur: een mens leest ze, software moet raden. UBL zet diezelfde gegevens in benoemde velden, zodat het boekhoudpakket ze rechtstreeks overneemt.
Is UBL hetzelfde als Peppol?
Nee. UBL is het formaat van het bestand, Peppol is het netwerk waarlangs het reist. Peppol gebruikt UBL in een eigen variant, Peppol BIS Billing 3.0.
Hoe open ik een UBL-bestand?
Je boekhoud- of facturatiesoftware leest het in. Wil je het als mens lezen, dan zit er vaak een pdf als bijlage in het bestand, of tonen gratis viewers de inhoud.
Mag ik nog een pdf sturen?
Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer als gewone factuur sinds 2026; een pdf mag alleen als terugval als de ontvanger technisch niet kan ontvangen. Aan particulieren mag het wel.