Op deze pagina
Van analyse tot nazorg
De software installeren gaat snel. De tijd gaat naar beslissen hoe je werkt, je gegevens overzetten, testen met echte dossiers en je mensen opleiden. Wat een ERP precies is, lees je bij het begrip ERP; het verschil met een CRM in CRM of ERP.
| Fase | Wat er gebeurt | Deel van de tijd | Wat het vertraagt |
|---|---|---|---|
| Analyse | Hoe je vandaag werkt en wat moet blijven | Een vijfde | Niemand die beslist |
| Inrichten of bouwen | Modules instellen, maatwerk bouwen | Een derde | Wensen die blijven groeien |
| Gegevens overzetten | Klanten, artikels, open posten, historiek | Een vijfde | Dubbele en onvolledige gegevens |
| Testen en opleiden | Met echte dossiers en je eigen mensen | Een vijfde | Testen zonder de mensen die het gebruiken |
| Live en nazorg | Bijsturen in de eerste maanden | De rest | Geen tijd voorzien na de start |
De analyse is de fase die het vaakst wordt ingekort, en net die bepaalt hoeveel je achteraf moet herdoen. Wie daar twee weken wint, verliest er vaak twee maanden mee in het bouwen.
Doorlooptijd naar het aantal gebruikers
Doorlooptijd per bedrijfsgrootteVuistregels in maanden, van start tot live
- 1 tot 10 gebruikers1 tot 3
- 10 tot 50 gebruikers3 tot 6
- 50 tot 200 gebruikers6 tot 12
- Grote projecten, gemetenGemiddelden 2013 tot 201614 tot 21
Grote projecten lopen uit
De vuistregels voor kmo's komen uit de praktijk. Voor grotere projecten bestaan metingen: in het ERP-rapport van Panorama Consulting van 2017 duurden projecten tussen 2013 en 2016 gemiddeld 14,3 tot 21,1 maanden, en liepen ze vaak langer dan gepland. Krijg je een planning van drie maanden voor tweehonderd mensen, vraag dan waar de rest van de tijd zit.
De uren van je eigen mensen
Die uren komen bovenop het gewone werk, en net daar loopt een planning het vaakst uit. Zet ze in de agenda voor het project start, en kies een rustige periode voor de laatste weken: niet in je drukste seizoen, niet in de week van de jaarafsluiting. Wat het pakket over drie jaar kost, lees je in wat kost Odoo en is Odoo gratis; of Odoo past, in Odoo of software op maat en Odoo of Teamleader.
Per module live in plaats van alles tegelijk
Een pakket zet je meestal in een keer om, met alles wat je gebruikt. Een systeem op maat kan per module live: eerst de planning, dan de voorraad, dan de facturatie. Je ploeg werkt na enkele weken met het eerste deel, terwijl het volgende gebouwd wordt. Wie een werkend platform voor zijn sector hergebruikt, wint nog meer tijd. Hoe dat werkt, lees je in ERP op maat en van Excel naar een eigen platform; voor wie Peppol geldt, in voor wie Peppol verplicht is. Wat een eigen systeem kost, staat in wat kost software laten ontwikkelen.
Zo hou je de planning haalbaar
- Een interne projectleider met tijd en mandaat, niet iemand die het erbij doet.
- Je gegevens opkuisen voor de overzetting, niet erna.
- Testen met echte dossiers en de mensen die er elke dag mee werken.
- Een datum waarop het oude systeem stopt.
- Tijd voorzien voor de eerste drie maanden na de start.
Uitloop, startmoment en het oude systeem
Waarom lopen ERP-projecten zo vaak uit?
Omdat wensen groeien tijdens het project, gegevens rommeliger blijken dan gedacht, en de mensen die beslissen ook hun gewone werk hebben.
Kan een ERP-implementatie in een maand?
Voor een kleine zaak met standaard processen en propere gegevens, ja. Vanaf tien gebruikers met eigen werkwijzen zelden.
Wanneer ga je het best live?
In een rustige maand, liefst aan het begin van een boekjaar of kwartaal, zodat je boekhouding een vast vertrekpunt heeft.
Laat ik mijn oude systeem nog naast het nieuwe draaien?
Een paar weken naast elkaar geeft houvast; langer kost dubbel werk.