Op deze pagina
Je btw-nummer beslist, niet je omzet
De plicht volgt je btw-nummer, niet je omzet of je rechtsvorm. Factureer je aan een Belgische btw-plichtige, dan is een pdf in een mail sinds 1 januari 2026 geen geldige factuur meer: het moet een gestructureerde e-factuur zijn, in het formaat van een UBL-factuur. In de praktijk reist die over het Peppol-netwerk, via een erkende dienstverlener die meestal al in je facturatie- of boekhoudsoftware zit. Rechtstreeks registreren kan niet; de dienstverlener zet je op het netwerk op je ondernemingsnummer, met de code 0208 ervoor. Hoe dat stap voor stap gaat, staat in de gids over Peppol-registratie. Of een btw-nummer geldig is en op Peppol staat, zie je met de btw-nummer check.
Het verschil tussen versturen en ontvangen bepaalt wat je nodig hebt: een volledig pakket, of alleen een adres waarop je leveranciers hun e-facturen kwijt kunnen. Twijfel je of een klant of leverancier al op het netwerk staat, zoek hem op met de Peppol-check. Kleine ondernemingen lezen best ook Peppol verplicht voor kleine ondernemingen, verenigingen Peppol verplicht voor een vzw, en wie geen btw aanrekent Peppol voor niet btw-plichtigen.
Wat het kost als je niet klaar bent
De eerste drie maanden van 2026 gaf de FOD Financiën een tolerantie aan wie kon tonen dat hij op tijd begonnen was. Die periode is voorbij, zoals het nieuwsstuk over de Peppol-boetes uitlegt. Sindsdien geldt een vaste reeks boetes voor wie de technische middelen niet heeft om te versturen of te ontvangen, vastgelegd in het koninklijk besluit van 8 juli 2025:
| Vaststelling | Boete | Voorwaarde |
|---|---|---|
| Eerste keer | 1.500 euro | geen middelen om te versturen of te ontvangen |
| Tweede keer | 3.000 euro | minstens drie maanden na de eerste boete |
| Elke volgende keer | 5.000 euro | telkens minstens drie maanden later |
Een jaar zonder Peppol, of een abonnement
Een jaar zonder Peppol, of een abonnementDrie vaststellingen tegenover een abonnement van 20 euro per maand na de extra aftrek
- Boetes, drie vaststellingen1.500, 3.000 en 5.000 euro9.500 euro
- Abonnement netto240 euro min het belastingvoordeel125 euro
De aftrek die de rekening verkleint
Kleine kmo's en zelfstandigen trekken abonnementen en advieskosten voor e-facturatie voor 120 procent af, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Bij een abonnement van 240 euro per jaar is dat 288 euro aftrek, en aan een marginaal tarief van 40 procent ongeveer 115 euro minder belasting. Wie de koppeling als eigen software laat bouwen, kan sinds 2025 een investeringsaftrek van 20 procent krijgen. Wat voor jou geldt, bevestigt je boekhouder; welke pakketten Peppol aanbieden en wat ze kosten, lees je in welke software voor Peppol.
Wie nu kiest, kijkt ook naar 2028. De regering wil dat leverancier en klant hun factuurgegevens dan bijna meteen aan de fiscus melden; het voorontwerp is goedgekeurd op 18 juli 2026, maar nog geen wet. Lees wat e-rapportering in 2028 vraagt, en kies software die de factuur rechtstreeks uit de bron haalt.
In orde in een week
- Zoek jezelf, je vijf grootste klanten en je vijf grootste leveranciers op met de Peppol-check.
- Kijk of Peppol een instelling is in je facturatie- of boekhoudpakket, en zet hem aan.
- Laat je registreren via die dienstverlener; meestal sta je er binnen enkele uren op.
- Stuur een testfactuur naar een klant op Peppol en vraag een leverancier om er een naar jou te sturen.
- Ontstaan je facturen in een planning, webshop of eigen platform? Noteer waar ze nu overgetypt worden: daar hoort een koppeling.
Als je klant nog niet mee is
Mag ik nog een pdf sturen als mijn klant niet op Peppol staat?
Tijdelijk wel: kan je klant technisch nog niet ontvangen, dan stuur je een pdf, maar hij moet zonder uitstel in orde komen. Het risico op een boete ligt bij wie geen middelen heeft, niet bij jou. Een creditnota als pdf mag als je klant dat aanvaardt.
Mijn boekhouder doet mijn facturen. Moet ik dan nog iets?
Vraag of hij ze via Peppol verstuurt en of je inkomende e-facturen bij hem binnenkomen. De plicht ligt bij jou als onderneming, ook als iemand anders het werk doet.