Op deze pagina
E-facturatie is in Duitsland in drie stappen verplicht: sinds 1 januari 2025 moet elk Duits bedrijf e-facturen kunnen ontvangen, vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met meer dan 800.000 euro omzet in 2026 ze versturen, en vanaf 1 januari 2028 elk bedrijf, voor binnenlandse verkopen aan andere bedrijven. Tot dan mogen bedrijven in de overgang nog papier of een pdf sturen, als de klant akkoord is.
De regel staat in paragraaf 14 van de Duitse btw-wet (UStG), de overgang in paragraaf 27. Het Duitse ministerie van Financiën legde het uit in twee brieven, van 15 oktober 2024 en 15 oktober 2025. Duitsland kiest daarbij een eigen weg: het legt het formaat vast, niet het kanaal. Een factuur volgens de Europese norm EN 16931 telt als e-factuur, of ze nu per mail, via een portaal of over Peppol komt.
Deze gids is geschreven voor een Belgisch of Nederlands bedrijf met Duitse klanten: wat de Duitse plicht inhoudt, welke formaten tellen en welke niet, en wat jij als leverancier van over de grens doet. De Engelse versie is e-invoicing in Germany.
Drie treden, drie groepen bedrijven
- 2025Iedereen ontvangt
- Elk Duits bedrijf moet e-facturen aannemen
- Versturen op papier of als pdf mag nog, met akkoord van de klant
- 2027Grotere bedrijven versturen
- Omzet boven 800.000 euro in het jaar ervoor: alleen nog e-facturen
- Tot 800.000 euro: nog een jaar papier of pdf
- EDI mag tot eind 2027
Formaat: EN 16931, zoals XRechnung of ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1. Kanaal: vrij, een mail telt.
Het tijdpad in Duitsland
| Periode | Ontvangen | Versturen | Wat nog als factuur telt |
|---|---|---|---|
| Sinds 1 januari 2025 | verplicht voor elk bedrijf | de e-factuur is de regel | papier, of pdf met akkoord van de klant, voor verkopen tot en met 31 december 2026 |
| 2027 | verplicht | e-factuur voor bedrijven met meer dan 800.000 euro omzet in 2026 | papier of pdf alleen voor bedrijven tot 800.000 euro; EDI voor iedereen |
| Vanaf 1 januari 2028 | verplicht | e-factuur voor elke binnenlandse B2B-verkoop | alleen de e-factuur; EDI alleen als het aan de norm voldoet |
De drempel kijkt naar de totale omzet van het vorige kalenderjaar. Wie in 2026 boven 800.000 euro uitkomt, verliest dat extra jaar.
Welke formaten tellen
Een e-factuur is een gestructureerd bestand volgens EN 16931, dat software leest zonder overtikken. Een pdf, een scan of een Word-bestand is dat niet, ook niet als het per mail komt.
| Formaat | Telt als e-factuur | Opmerking |
|---|---|---|
| XRechnung | ja | de Duitse uitwerking van EN 16931, puur XML |
| ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 | ja, vanaf het profiel EN 16931 | een pdf met de XML erin; de profielen MINIMUM en BASIC-WL tellen niet |
| Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) | ja | volgt EN 16931; gangbaar bij overheden |
| Pdf, scan, Word | nee | een "andere factuur", alleen in de overgang |
| EDI | in de overgang | tot eind 2027; daarna alleen als het aan de norm voldoet |
Facturen tot 250 euro, de Duitse kleinbedragfactuur, vallen buiten de plicht. Verkopen aan consumenten ook.
Het kanaal: een mail volstaat
Duitsland schrijft geen netwerk voor. Een e-factuur mag als bijlage in een mail komen, via een klantportaal, over EDI of over Peppol. Dat maakt Duitsland het makkelijkste land om te beginnen, en het moeilijkste om te automatiseren: een Duitse inkoper krijgt van de ene leverancier XRechnung per mail, van de andere een ZUGFeRD-pdf. Grote klanten vragen daarom steeds vaker Peppol, zodat alles in een stroom binnenkomt.
Wat een Belgische of Nederlandse leverancier doet
De Duitse plicht geldt voor verkopen tussen bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn. Een Belgisch of Nederlands bedrijf zonder Duitse vestiging hoeft zijn Duitse klanten dus geen e-factuur te sturen. In de praktijk komt de vraag toch, omdat Duitse klanten hun boekhouding op e-facturen hebben ingericht.
| Jouw situatie | Wat de wet vraagt | Wat Duitse klanten vragen |
|---|---|---|
| Belgisch of Nederlands bedrijf, geen vestiging in Duitsland | geen Duitse e-facturatieplicht | vaak XRechnung of ZUGFeRD, of Peppol |
| Vestiging of filiaal in Duitsland | het Duitse tijdpad voor wat die vestiging verkoopt | idem |
| Leverancier van Duitse overheden | e-facturen, meestal XRechnung | het formaat en kanaal dat de overheid noemt |
| Vanaf 1 juli 2030, elke EU-leverancier | ViDA brengt e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-verkopen | de Europese norm |
Het praktische antwoord: wie voor België al via Peppol factureert, stuurt dezelfde UBL-factuur naar Duitse klanten die op Peppol staan, of als bijlage naar wie dat niet is. Een Belgisch bedrijf heeft dat sinds 1 januari 2026 meestal al op orde (e-facturatie in België); een Nederlands bedrijf vaak nog niet, omdat Nederland pas vanaf 1 juli 2030 plant (e-facturatie verplicht in Nederland). Btw bij een verkoop over de grens, meestal verlegd, bespreek je met je boekhouder.
Duitsland naast België en Nederland
| Duitsland | België | Nederland | |
|---|---|---|---|
| Plicht tussen bedrijven | ontvangen sinds 2025, versturen 2027 of 2028 | sinds 1 januari 2026 | gepland vanaf 1 juli 2030 |
| Kanaal | vrij, ook mail | Peppol | nog niet besloten |
| Formaat | EN 16931: XRechnung, ZUGFeRD, UBL | Peppol BIS, op EN 16931 | EN 16931 |
| Kleine bedrijven | versturen een jaar later onder 800.000 euro | vrijstellingsregeling moet ontvangen | KOR vrijgesteld |
| Buitenlandse leverancier zonder vestiging | buiten de plicht | buiten de plicht | nog niet geregeld |
Het volledige overzicht van alle landen staat in e-facturatie verplicht in Europa.
Veelgemaakte fouten
- Een pdf als e-factuur zienEen pdf zonder ingebouwde XML is een "andere factuur" en mag alleen in de overgang.
- ZUGFeRD MINIMUM of BASIC-WL sturenDie profielen missen gegevens die de norm vraagt.
- Het ontvangen vergetenEen Duitse vestiging moet sinds 2025 e-facturen kunnen ontvangen en lezen, niet alleen bewaren.
- De drempel van 2027 missenMeer dan 800.000 euro omzet in 2026 betekent e-facturen vanaf de eerste dag van 2027.
Drie leveranciers met Duitse klanten
- Een Belgische groothandel met veertig Duitse klantenStaat sinds 2026 op Peppol voor zijn Belgische klanten. Voor Duitse klanten die ook op Peppol staan, gaat dezelfde UBL-factuur over het netwerk; de andere krijgen het UBL-bestand per mail, wat in Duitsland als e-factuur telt.
- Een Nederlands softwarebedrijf met Duitse abonneesZijn facturen komen uit een abonnementssysteem dat pdf's maakt. Een export naar UBL of XRechnung maakt er e-facturen van, zodat Duitse klanten ze automatisch boeken.
- Een Belgisch bedrijf met een Duitse GmbHVoor wat de GmbH zelf verkoopt, geldt het Duitse tijdpad: ontvangen sinds 2025, versturen in 2027 als de omzet in 2026 boven 800.000 euro lag, anders in 2028.
Zo pak je je Duitse klanten aan
- Vraag welk formaat en welk kanaal ze willen. XRechnung, ZUGFeRD of UBL; per mail, via een portaal of over Peppol.
- Kies een formaat dat je overal kunt gebruiken. UBL volgens EN 16931 werkt voor Peppol, voor Belgische klanten en in Duitsland.
- Zet ontvangen aan. Duitse leveranciers sturen jou ook e-facturen; je boekhouding moet ze kunnen lezen.
- Test met een klant die je goed kent. Een factuur die zijn pakket zonder fouten inleest, is de enige echte test.
- Leg vast wie wat krijgt. Een lijst per klant met formaat, kanaal en adres voorkomt dat facturen op de verkeerde plek belanden.
Wat een e-factuur in Duitsland kost
De Duitse overheid noemt geen bedrag en bouwde geen gratis centraal portaal voor bedrijven. Spreekt je boekhoudpakket al Peppol of maakt het XRechnung, dan zit het vaak in je abonnement. Ontstaan je facturen buiten dat pakket, dan komt er een koppeling bij: eenmalig om de export te bouwen, en per maand of per factuur voor de dienstverlener die ze verstuurt.
Korte antwoorden over Duitsland
Is e-facturatie verplicht in Duitsland?
Ja. Ontvangen sinds 1 januari 2025 voor elk bedrijf; versturen vanaf 2027 voor bedrijven boven 800.000 euro omzet in 2026, en vanaf 2028 voor iedereen.
Mag ik nog een pdf naar een Duitse klant sturen?
Als Belgisch of Nederlands bedrijf zonder Duitse vestiging val je buiten de Duitse plicht, dus een pdf blijft voor jou een geldige factuur. Je klant vraagt vaak toch een e-factuur.
Is Peppol verplicht in Duitsland?
Nee. Duitsland legt het formaat vast, EN 16931, en laat het kanaal vrij: mail, portaal of Peppol.
XRechnung of ZUGFeRD?
Allebei tellen. XRechnung is puur XML; ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 is een pdf met XML erin, vanaf het profiel EN 16931.
Werkt mijn Belgische Peppol-factuur ook in Duitsland?
Ja, voor Duitse klanten die op Peppol staan: de UBL-factuur volgt dezelfde norm. Wie niet op Peppol staat, kan het bestand per mail krijgen.
Wat is het verschil tussen een e-factuur en een pdf in Duitsland?
Een e-factuur is een gestructureerd bestand volgens EN 16931 dat software leest. Een pdf is een beeld van een factuur en telt alleen in de overgang als factuur, met akkoord van de klant.
Moet mijn Duitse klant mijn e-factuur kunnen ontvangen?
Ja. Sinds 1 januari 2025 moet elk Duits bedrijf e-facturen kunnen ontvangen en lezen, ook als het zelf nog op papier of als pdf factureert.
Telt een factuur onder 250 euro?
Facturen tot 250 euro, de kleinbedragfactuur, mogen in Duitsland ook in een andere vorm. De e-factuurplicht geldt er niet voor.
Wanneer moet een Duits bedrijf onder 800.000 euro omzet e-facturen versturen?
Vanaf 1 januari 2028. In 2027 mag het nog papier of een pdf sturen, met akkoord van de klant, als de omzet in 2026 niet boven 800.000 euro lag.