Website briefing: geef drie bureaus dezelfde vragen

Een website briefing is het document dat je aan een webbureau geeft voor het een prijs maakt: wat je bedrijf doet, wat de site moet opleveren, hoeveel pagina's en talen, welke functies, en wat je al hebt. Dit sjabloon in Word bevat de twaalf vragen die wij zelf stellen voor we een offerte maken, met de vijf die de prijs het meest bepalen gemarkeerd met een euroteken. Een ingevuld voorbeeld van een installateur staat erbij als PDF.

Geef je dezelfde briefing aan drie bureaus, dan offreren ze op hetzelfde. Zonder briefing krijg je drie offertes die elk iets anders voorstellen, en vergelijk je interpretaties in plaats van prijzen. Hoe je die offertes daarna naast elkaar legt, lees je in website offerte vergelijken.

Briefing website of lastenboek website?

Een lastenboek website template beschrijft tot in detail wat er gebouwd wordt, elk scherm en elke regel. Een briefing komt ervoor: ze zegt wat je wil bereiken en wat je al hebt, zodat een bureau kan rekenen. Voor de meeste sites van een kmo volstaat de briefing; het detail werkt het bureau daarna met jou uit.

Bouw je een site met een klantenportaal of koppelingen met je eigen systemen, schrijf dan naast de briefing ook een lastenboek software. Wie leest de briefing? De projectleider van het bureau, die er de offerte uit opbouwt, en later de ontwerper en de schrijver. Schrijf dus wat je bedoelt in je eigen woorden; een bureau dat doorvraagt, toont dat het ze gelezen heeft.

Twaalf vragen in de website briefing, vijf bepalen de prijs

De vijf vragen met een euroteken verklaren het grootste deel van het verschil tussen een site van 1.500 euro en een van 5.000 euro of meer. Je eigen situatie reken je uit met de rekentool op website laten maken: prijs. Wat de site je daarna per jaar kost, aan hosting, domein en onderhoud, staat in wat kost een website per jaar.

Het voorbeeld: een installateur met twintig pagina's

Het ingevulde voorbeeld is een verzonnen installateur van warmtepompen, ventilatie en zonnepanelen in Oost-Vlaanderen, acht mensen, met een WordPress-site uit 2019. Hij krijgt nu 6 offerteaanvragen per maand via de site en wil er 20. Met zijn antwoorden kan een bureau rekenen:

• Pagina'shome, drie diensten, zes regio's, realisaties per project, premies, over ons en contact, samen ongeveer 20 pagina's.
• TalenNederlands. Frans voor Brussel later, niet in de eerste fase.
• Functieseen offerteaanvraag in stappen met foto's van de huidige installatie, en misschien een rekentool voor de premie.
• Teksten en beeldhet bureau schrijft na een gesprek; foto's van 40 werven bestaan, een teamshoot is gewenst.
• Huidige sitealle oude adressen verwijzen door, want de pagina over warmtepompen trekt nu de meeste bezoekers.
• Budget5.000 tot 8.000 euro, live voor maart, de start van het seizoen.

Het budget past bij een grotere site: twintig pagina's, een aanvraag in stappen en een migratie met doorverwijzingen. Zonder de rekentool en met minder regio's zakt het. Hoe zo'n site eruitziet voor een bouwbedrijf, zie je bij website voor aannemers. Hoe lang de bouw duurt, lees je in hoe lang duurt een website laten maken.

Wat de wet vraagt van je nieuwe site

Vraag 9 in de briefing gaat over regels. Ze zijn geen detail: ze bepalen formulieren, meting en soms de hele opbouw. De Belgische regels die bij elke bedrijfssite terugkomen:

Een vennootschap zet haar naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer en het rechtspersonenregister met de rechtbank van haar zetel op elk stuk, en de wet noemt websites daar uitdrukkelijk bij. Cookies voor statistieken vallen in België niet onder de vrijstelling: ook voor analytics heb je toestemming nodig, tenzij je meet zonder cookies. Of je banner verplicht is, lees je in cookiebanner verplicht, en wat in je verklaring hoort in privacyverklaring verplicht.

Wie wordt eigenaar van het ontwerp, de teksten en de foto's? Zonder afspraak blijft het auteursrecht bij wie ze maakte, en een overdracht bewijs je schriftelijk. Daarom vraagt deel 10 van het sjabloon het nu al, en niet pas bij een geschil of als je van bureau wisselt. Kies ook je domeinnaam op naam van je bedrijf; hoe, lees je in hoe kies je een domeinnaam.

Wanneer een ander sjabloon of een tool beter past

• Kies deze website briefing alsje een bedrijfssite laat maken of vernieuwen en drie offertes wil die je kan vergelijken.
• Kies het lastenboek software alsje site een werktool wordt, met een portaal, een agenda of koppelingen: het lastenboek software beschrijft functies met prioriteit.
• Kies de SEO-checklist alsje site er al staat en vooral beter gevonden moet worden: de SEO-checklist loopt de punten na. Een eerste meting krijg je met de SEO-check.
• Kies het marketingplan alsje nog niet weet welke rol de site speelt naast ads en social: begin met het marketingplan.
• Kies de rekentool alsje alleen een prijsvork zoekt voor je budget: website laten maken: prijs.
• Kies een bouwpakket alseen eenvoudige site volstaat en je zelf wil bouwen; lees eerst website op maat of WordPress.

Valkuilen bij een briefing

• Het ontwerp beschrijven in plaats van het doel"Een grote slider op de home" zegt niets over de aanvraag die je wil.
• Geen budget noemenDan raadt elk bureau, en vergelijk je drie verschillende sites.
• De oude adressen vergetenWie verhuist zonder doorverwijzingen, verliest zijn plaats in Google; lees website verhuizen.
• Talen onderschattenEen vertaling is niet genoeg; elke taal heeft eigen zoektermen en eigen adressen nodig.
• Eigendom niet vragenZonder schriftelijke overdracht blijven ontwerp en teksten van de maker.
• Te veel bureaus tegelijkDrie is genoeg; met tien lees je geen enkele offerte nog goed. Twijfel je tussen een zelfstandige en een team, lees freelancer of bureau.

Je briefing klaar voor drie bureaus

1. Download de briefing en vul ze in een uur in. Wat je niet weet, laat je open.
2. Zoek in Search Console welke pagina's nu bezoekers trekken; die horen in vraag 7.
3. Noem een budgetvork en een datum in vraag 11.
4. Stuur dezelfde briefing naar drie bureaus, met een datum waartegen je een offerte wil.
5. Leg de offertes naast elkaar per vraag met een euroteken, en kijk wat ze terugvroegen.