De toets is je btw-nummer
Peppol hangt niet af van je omzet of je rechtsvorm, maar van je btw-nummer. Factureer je met een actief btw-nummer aan een andere Belgische onderneming met een btw-nummer, dan moet die factuur een gestructureerde e-factuur zijn. De FOD Financiën zegt het uitdrukkelijk voor de vrijstellingsregeling: geen btw op de factuur, wel een e-factuur. Een grafisch ontwerper die drie facturen per maand aan bedrijven stuurt, een loodgieter die voor een aannemer werkt, een fotograaf die een kantoor fotografeert: allemaal versturen en ontvangen ze via Peppol. Wie erbuiten valt, zoals wie alleen vrijgesteld werk doet of geen btw-nummer heeft, staat op Peppol verplicht voor wie en Peppol voor niet btw-plichtigen.
Eenmanszaak en bijberoep
Ik stop binnenkort met mijn bijberoep. Moet het dan nog?
Zolang je btw-nummer actief is en je aan bedrijven factureert, ja. Laat je btw-nummer stopzetten als je stopt; daarna valt de plicht weg.
Wat zet ik verplicht op mijn e-factuur?
Dezelfde vermeldingen als op een papieren factuur: je ondernemingsnummer, datum, nummer, omschrijving, bedragen en btw, of de vermelding van de vrijstellingsregeling. Je software zet ze in de juiste velden.
Mag ik nog een pdf sturen naar een klant die niet op Peppol staat?
Alleen als hij technisch nog niet kan ontvangen; dan moet hij zelf zonder uitstel in orde komen. Kijk eerst met de Peppol-check of hij er al op staat.
Wat je minimaal nodig hebt
| Jouw zaak | Wat volstaat | Waar je op let |
|---|---|---|
| Een paar facturen per maand aan bedrijven | een eenvoudig facturatiepakket met Peppol | het moet versturen en ontvangen, niet alleen ontvangen |
| Winkel, kapper of horeca met alleen particulieren | een ontvangstadres, vaak gratis | wie de inkomende facturen verwerkt |
| Een boekhouder die alles doet | zijn pakket, met jou geregistreerd | spreek af wie de uitgaande facturen maakt |
| Facturen die in je webshop of planning ontstaan | een koppeling met een Peppol-dienstverlener | niets overtypen in een tweede pakket |
Registreren doe je niet zelf: je pakket of je boekhouder zet je op het netwerk via een erkende dienstverlener, op je ondernemingsnummer met de code 0208 ervoor. De stappen staan in de gids over Peppol-registratie; of je er al op staat, zie je met de Peppol-check. Zet op elke factuur een gestructureerde mededeling, zodat je bank betalingen zelf herkent. En wie de facturen van leveranciers niet meer met de hand wil inboeken, kan ze automatisch laten verwerken: een e-factuur is al gestructureerde data.
Een abonnement van 240 euro, per belastingschijf
Schijf van 40 procent
- Abonnement, 12 keer 20 euro
- 240 euro
- Aftrekbaar aan 120 procent
- 288 euro
- Belastingvoordeel aan 40 procent
- min 115 euro
- Netto per jaar
- 125 euro
Netto kost per schijf, naast de eerste boeteZelfde abonnement, andere belastingschijf
- Eerste boete1.500 euro
- Kleine vennootschap, 20 procent182 euro
- Bijberoep, 25 procent168 euro
- Schijf van 40 procent125 euro
- Schijf van 45 procent110 euro
- Schijf van 50 procent96 euro
Wat het netto kost
Kleine kmo's en zelfstandigen trekken abonnementen op facturatiesoftware en het advies om e-facturatie in te voeren voor 120 procent af, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027; afschrijvingen tellen niet mee. Hoe hoger je belastingschijf, hoe minder het abonnement netto kost: van 182 euro per jaar voor een kleine vennootschap aan 20 procent tot 96 euro in de schijf van 50 procent. De sociale bijdragen laten we buiten beschouwing; die verlagen je netto kost als zelfstandige in hoofdberoep nog wat. Je boekhouder rekent jouw geval uit.
Daar staat een boete van 1.500 euro tegenover bij een eerste vaststelling, daarna 3.000 en 5.000 euro. De tolerantie liep af na het eerste kwartaal van 2026; lees het nieuws over de Peppol-boetes. Op de lijst van de FOD Financiën staan meer dan 250 pakketten, met gratis versies voor wie weinig factureert; de overheid biedt zelf geen gratis tool. Hoe je kiest zonder ze allemaal te vergelijken, lees je in welke software voor Peppol.