Op deze pagina
Vrijgesteld, gemengd of zonder nummer
Alleen belast werk brengt je erin, ook een beetje.
Twee groepen die niet btw-plichtig heten
Mensen noemen twee heel verschillende groepen niet btw-plichtig. De eerste heeft echt geen btw-nummer: een vereniging zonder btw, een holding die alleen aandelen houdt. De tweede heeft wel een btw-nummer, maar doet alleen werk dat vrijgesteld is onder artikel 44 van het btw-wetboek: de meeste artsen, tandartsen en kinesisten, veel onderwijs, verzekeringsmakelaars, de verhuur van een pand zonder btw. Voor beide groepen zegt de FOD Financiën hetzelfde: geen plicht om e-facturen via Peppol te versturen, en ook geen plicht om ze te ontvangen. De volledige regel staat op Peppol verplicht voor wie.
De valkuil zit bij wie denkt dat hij bij de tweede groep hoort, maar ook een beetje belast werk doet: een kinepraktijk die materiaal aan bedrijven verkoopt, een arts die belaste lezingen geeft, een verhuurder die een ruimte met btw verhuurt. Dan ben je gemengd btw-plichtig, en voor die belaste facturen aan bedrijven geldt de plicht wel. Hetzelfde voor de vrijstellingsregeling: je rekent geen btw aan, maar je bent btw-plichtig, zoals Peppol voor kleine ondernemingen uitlegt. Verenigingen lezen Peppol verplicht voor een vzw.
Zo zoek je uit waar je staat
- Kijk in de Kruispuntbank van Ondernemingen of je een btw-nummer hebt, en voor welke activiteiten.
- Alleen vrijgesteld werk of geen nummer: je hoeft niets, en riskeert ook de boetes van 1.500, 3.000 en 5.000 euro niet. Beslis of je vrijwillig wil ontvangen.
- Ook belaste prestaties: regel versturen en ontvangen voor die facturen, zoals elke onderneming. Sinds april lopen de boetes, zie het nieuws over de Peppol-boetes.
- Begin je een activiteit met btw, zoals een eigen webshop of verhuur met btw, regel Peppol dan op de dag dat je btw-nummer actief wordt.
- Laat je leveranciers weten of je een Peppol-adres hebt, zodat ze weten hoe ze je factureren.
Of je al een adres hebt, zie je met de Peppol-check; twijfel je over je statuut, vraag het je boekhouder.
Waarom ontvangen toch loont
Niet verplicht is niet hetzelfde als niet nuttig. Je labo, je groothandel en je energieleverancier sturen hun facturen via Peppol naar wie een Peppol-adres heeft, en een e-factuur komt binnen als gestructureerde data: geen pdf's in een mailbox, geen bedragen overtypen. Registreer je je vrijwillig, dan geldt dat volgens de FOD ook als toestemming om e-facturen te ontvangen.
| Bij 300 inkomende facturen per jaar | Pdf per mail | E-factuur via Peppol |
|---|---|---|
| Tijd per factuur, van openen tot inboeken | 4 minuten | 1 minuut |
| Tijd per jaar | 20 uur | 5 uur |
| Aan 50 euro per uur | 1.000 euro | 250 euro |
| Een ontvangstadres per jaar | 0 euro | 0 tot 120 euro |
Wie dat werk verder wil terugdringen, laat inkomende facturen automatisch verwerken. Hoe je je registreert, staat in de gids over Peppol-registratie; welk soort pakket past, in welke software voor Peppol.
Wat zorgpraktijken en holdings ons vragen
Mijn leverancier wil alleen nog via Peppol factureren. Moet ik dan een adres nemen?
Niet als je alleen vrijgesteld werk doet of geen btw-nummer hebt: je leverancier moet je factuur dan op een andere manier bezorgen. Een adres nemen mag, en het spaart je vaak tijd.
Ik factureer een ziekenhuis. Moet dat als e-factuur?
Een ziekenhuis kan een overheidsinstelling zijn. Voor overheidsopdrachten na 1 maart 2024 vanaf 3.000 euro zonder btw vraagt de overheid een e-factuur, los van de regel tussen bedrijven. Vraag het ziekenhuis hoe het wil ontvangen.
Telt de extra aftrek van 120 procent ook voor een vrijwillig abonnement?
Die aftrek is bedoeld voor kosten om aan de e-facturatieplicht te voldoen, bij kleine kmo's en zelfstandigen. Of een vrijwillig abonnement meetelt, bevestigt je boekhouder.