SaaS: software die je huurt in plaats van koopt

Een abonnement in plaats van een licentie

Bij SaaS, voluit software as a service, betaal je elke maand voor software die iemand anders voor je draait en bijwerkt. Je installeert niets op een eigen server, je koopt geen licentie voor altijd, en updates komen vanzelf. Je boekhoudpakket, je mailbox in Microsoft 365, Teamleader of Odoo: als je inlogt op een website en per gebruiker per maand betaalt, gebruik je SaaS.

Het woord "service" is de kern. Je koopt geen ding, je koopt een dienst die blijft lopen zolang je betaalt. De aanbieder zorgt voor de servers, de beveiliging, de back-ups en de nieuwe versies. Jij beheert alleen je eigen gegevens en een handvol instellingen.

Gedeelde computers, dan de browser

Tot eind jaren negentig kocht een bedrijf software op cd of liet het een pakket installeren op een eigen server, met een licentie en een onderhoudscontract. In 1999 opende Salesforce met het idee "no software": een CRM dat je gewoon in de browser gebruikte. Andere aanbieders volgden, en het abonnement per gebruiker werd de norm.

De definitie die vandaag in contracten en aanbestedingen terugkomt, is die van het Amerikaanse NIST. In september 2011 publiceerden Peter Mell en Tim Grance SP 800-145, The NIST Definition of Cloud Computing. Daarin staan drie servicemodellen: SaaS, PaaS en IaaS. Bij SaaS gebruik je de toepassingen van de aanbieder, die op zijn cloud draaien; je beheert de infrastructuur niet, hooguit beperkte instellingen per gebruiker. Bij PaaS zet je je eigen toepassing op het platform van de aanbieder. Bij IaaS huur je rekenkracht, opslag en netwerk, en draai je er zelf alles op, tot het besturingssysteem toe.

Vijftien gebruikers, vijf jaar: de rekening

Een abonnement oogt goedkoop per maand. Reken het daarom altijd uit over de jaren dat je het gebruikt, en met het aantal mensen dat inlogt. Odoo is een goed voorbeeld, omdat de prijzen publiek zijn: kost Standaard 19,90 euro per gebruiker per maand bij jaarbetaling, en Gepersonaliseerd, met Studio en de externe API, 35,90 euro. Die prijzen gelden de eerste 12 maanden; daarna betaal je 24,90 en 44,90 euro.

Stel: een installatiebedrijf werkt met 15 mensen in Odoo Standaard. Het eerste jaar kost dat 3.582 euro, elk jaar daarna 4.482 euro. Over vijf jaar is dat 21.510 euro, zonder de partner die het pakket inricht en zonder extra apps. Neemt het bedrijf Gepersonaliseerd omdat het eigen velden en koppelingen nodig heeft, dan wordt het 38.790 euro.

Bij jaarbetaling, met de korting van het eerste jaar en daarna de gewone prijs. Wat Odoo verder kost aan partners en apps, staat in de gids over Odoo-kosten. Wat Teamleader en de andere pakketten per gebruiker vragen, lees je bij Teamleader-alternatieven.

Koop je SaaS bij een aanbieder in een ander EU-land, dan factureert die zonder btw en verleg je de Belgische btw zelf in je aangifte. Dat is geen extra kost, maar wel een regel in je boekhouding die je moet kennen.

Wanneer maatwerk goedkoper wordt

Maatwerk betaal je vooral bij de bouw. Een extra gebruiker kost bijna niets, en je betaalt niet voor de honderd functies die je nooit opent. De vraag is dus niet wat maatwerk kost, maar of de bouw plus vijf jaar hosting en onderhoud onder het bedrag in de tabel blijft. Voor vijf mensen die standaard factureren, bijna nooit. Voor veertig mensen met een werkproces dat in geen enkel pakket past, kan de rekening kantelen. Hoe je de prijs van maatwerk inschat, staat in wat software laten ontwikkelen kost; de afweging pakket per pakket in Odoo of software op maat.

Twee dingen wegen mee die niet in een prijstabel staan. Eerst: je gegevens. Sinds 12 september 2025 geldt de Europese Data Act, en vanaf 12 januari 2027 mag een cloudaanbieder geen overstapkosten meer aanrekenen; SaaS moet je gegevens laten exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Wat dat voor je contracten betekent, lees je in ons nieuws over overstappen tussen clouddiensten. Daarna: wie met je klantgegevens werkt. Zet je persoonsgegevens in een SaaS, vraag dan naar de verwerkersovereenkomst en naar waar de servers staan.

Een tussenweg: SaaS voor wat standaard is, met een eigen laag erbovenop. Een webhook laat je pakket een seintje geven aan je eigen software zodra er iets gebeurt, en via Peppol gaan facturen uit je maatwerk naar elk boekhoudpakket. Begin je zelf iets dat later een product voor anderen kan worden, start dan met een MVP.