Het btw-nummer beslist, niet de rechtsvorm
De Peppol-plicht is een btw-regel: ze geldt voor facturen tussen twee Belgische ondernemingen die allebei btw-plichtig zijn. Of je een bv, een eenmanszaak of een vzw bent, speelt geen rol. De algemene regel staat op Peppol verplicht voor wie.
De meeste kleine verenigingen hebben geen btw-nummer. Een voetbalclub die lidgeld int en een jaarlijkse quiz houdt, factureert niets met btw en staat buiten de plicht, in beide richtingen: een leverancier mag haar zijn factuur gewoon als pdf of op papier sturen. Hoe dat zit voor iedereen zonder btw-nummer, ook vrijgestelde beroepen, lees je in Peppol voor niet btw-plichtigen. Heeft je vzw de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan geldt hetzelfde als voor kleine ondernemingen: geen btw op je factuur, wel via Peppol.
Vier verenigingen, vier antwoorden
De rechtsvorm telt niet. Het btw-nummer en het soort werk wel.
Waar het voor een gemengde vzw speelt
Veel vzw's zijn deels btw-plichtig: voor de bar in het clubhuis, de sponsorpakketten aan bedrijven of de toegangskaarten van een evenement. Voor die belaste facturen aan Belgische bedrijven met een btw-nummer geldt de plicht, en dan moet de vzw ook kunnen ontvangen. De FOD Financiën schreef nog geen aparte uitleg voor gemengde vzw's, maar de algemene regel laat weinig ruimte. Wie het niet kan, riskeert dezelfde boetes als een bedrijf: 1.500 euro, daarna 3.000 en 5.000 euro. De tolerantie is sinds april voorbij, zie het nieuws over de Peppol-boetes. Per soort factuur:
| Factuur van je vzw | Via Peppol? | Waarom |
|---|---|---|
| Lidgeld | nee | geen factuur aan een btw-plichtig bedrijf |
| Sponsorpakket aan een bedrijf | ja, als je vzw daarvoor btw-plichtig is | belaste dienst aan een onderneming |
| Zaalverhuur met btw aan een bedrijf | ja | belaste verhuur aan een onderneming |
| Ticket aan een particulier | nee | geen onderneming aan de andere kant |
| Stand of tickets aan een bedrijf | ja, met een btw-nummer | belaste dienst aan een onderneming |
| Factuur aan de gemeente voor een opdracht vanaf 3.000 euro | ja, al sinds 1 maart 2024 | eigen regel voor overheidsopdrachten |
| Subsidieaanvraag | nee | geen factuur |
Welke soorten pakketten bestaan, lees je in welke software voor Peppol; hoe je je laat registreren, in de gids over Peppol-registratie. Of je vzw al een adres heeft, zie je met de Peppol-check op het ondernemingsnummer. Zet op elke sponsorfactuur een gestructureerde mededeling, zodat de betaling vanzelf aan de juiste factuur hangt, en stuur sponsors eerst een voorstel met de btw per lijn, zoals in ons offerte-sjabloon. Zoek je zelf middelen, dan is Google Ad Grants interessant: zie is Google Ads gratis.
Wie beslist in de vzw?
Het bestuursorgaan is verantwoordelijk, ook als een vrijwilliger de facturen maakt. Leg vast wie het Peppol-adres beheert en wie de inkomende facturen opvolgt, zodat het niet vertrekt met de penningmeester.