Offerte sjabloon met btw per lijn

Een offerte sjabloon bespaart je twee dingen: het rekenwerk en de vermeldingen die je vergeet. Dit sjabloon in Excel rekent per lijn, telt de btw per tarief op en zet onderaan het totaal. Het Word-bestand heeft dezelfde opbouw, voor wie liever typt dan rekent. Je downloadt beide zonder e-mailadres.

Hieronder lees je wat er wettelijk op een Belgische offerte moet, wanneer ze je bindt, welk btw-tarief je kiest, hoe lang je klant mag wachten met betalen, en hoe het ingevulde offerte voorbeeld van een signmaker uit Gent is opgebouwd. Maak je meer dan een paar offertes per week, lees dan ook het stuk over offertes maken met AI: daar wint een tool het van elk sjabloon. De btw van een los bedrag reken je na met btw berekenen, het btw-nummer van een nieuwe klant met de btw-nummer check, en wat een klant die te laat betaalt je verschuldigd is met verwijlintresten berekenen.

Wat een offerte juridisch is

Een offerte is in het Belgische recht een aanbod: een voorstel met alle wezenlijke onderdelen van de overeenkomst, waarmee je aangeeft dat je gebonden bent zodra de klant aanvaardt. Zo omschrijft het Burgerlijk Wetboek het in artikel 5.19. Drie gevolgen tellen in de praktijk.

• Je offerte blijft staanZet je er een termijn in, dan kan je ze binnen die termijn niet intrekken. Zet je er geen in, dan geldt een redelijke termijn, en wat redelijk is, wordt achteraf een discussie.
• Een ja met wijzigingen is geen jaSchrapt je klant een lijn of vraagt hij korting, dan geldt dat als een afwijzing en een nieuw voorstel (artikel 5.20). Jij beslist dan opnieuw.
• Zwijgen is geen akkoordEen klant die niet reageert, heeft in principe niets aanvaard. Vraag een handtekening of een akkoord per mail.

Wie leest je offerte? Bij een kleine klant de zaakvoerder, bij een groter bedrijf ook een aankoper of boekhouder die drie offertes naast elkaar legt. Schrijf ze dus zo dat iemand die niet bij het gesprek was, ze kan lezen: een zin over de vraag, een lijn per prestatie, en voorwaarden zonder kleine lettertjes.

Wat er op een Belgische offerte moet

Een verplicht model bestaat niet. Wel horen een aantal gegevens op elk stuk dat je onderneming verstuurt, en een offerte is zo'n stuk.

Zelfstandigen in eenmanszaak zetten hun naam, adres, ondernemingsnummer en rekeningnummer erop. Het btw-nummer van je klant is niet verplicht op een offerte, maar je hebt het nodig voor de factuur: vraag het nu. Werk je met consumenten, dan geldt de totale prijs met alle belastingen; een offerte voor een particulier met alleen bedragen zonder btw is een klassieke fout.

Welk btw-tarief per lijn

Het sjabloon laat je per lijn het tarief kiezen, omdat een offerte lijnen aan verschillende tarieven kan bevatten. Het blad telt de btw per tarief apart op, zoals ook je factuur dat moet doen.

Het 6 procent-tarief voor renovatie lokt de meeste vergissingen uit. Het geldt alleen als de woning in een kalenderjaar ten minste tien jaar voor de eerste factuur in gebruik werd genomen, na de werken hoofdzakelijk als privéwoning dient, en als je de werken rechtstreeks aan de bewoner factureert. Studies van een architect of ingenieur blijven op 21 procent. Bouw je voor een aannemer of installateur een eigen offertetool, dan zit die logica best in de software zelf.

Het offerte voorbeeld: vier bestelwagens beletteren

Het ingevulde voorbeeld in het sjabloon is een verzonnen signmaker uit Gent die vier bestelwagens van een bouwbedrijf in Aalst belettert. De offerte begint met een zin over de vraag: belettering in de huisstijl van de klant, met ontwerp, montage op de werf en verplaatsing. Dan vier lijnen.

Elke lijn heeft een reden. Het ontwerp is een forfait met twee voorstellen en een correctieronde, zodat een vierde voorstel geen gratis werk wordt. De belettering staat per wagen, zodat de klant er een kan schrappen zonder dat je alles herrekent. De montage staat in uren, omdat de werf het tempo bepaalt.

De offerte draagt het nummer OF-2026-041, is gedateerd op 22 oktober 2026 en geldt tot 21 november 2026: dertig dagen, gangbaar voor materiaal dat niet elke week van prijs verandert. Uitvoering binnen drie weken na akkoord. Wil je weten of 55 euro per uur en 380 euro per wagen je genoeg overlaten, reken het na met de margecalculator.

Betaaltermijn, voorschot en te laat betalen

Tussen ondernemingen geldt de wet op de betalingsachterstand. Spreek je niets af, dan betaalt je klant binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Je mag een langere termijn afspreken, maar nooit meer dan zestig kalenderdagen: een langer beding wordt voor niet geschreven gehouden. Betaalt een klant te laat, dan loopt van rechtswege een interest (de referentievoet plus acht procentpunten) en komt er een forfait van 40 euro bij, zonder dat je eerst een aanmaning moet sturen.

Een voorschot is niet verplicht en niet verboden. Bij materiaal dat je op maat bestelt, dekt een voorschot van 30 procent je aankoop. Factureer je daarna aan een Belgisch btw-plichtig bedrijf, dan gaat die factuur sinds 1 januari 2026 als gestructureerde e-factuur via Peppol. De offerte zelf niet: die mag als pdf. Hoe je je aanmeldt, lees je in Peppol-registratie, en of het voor jou al geldt, zie je bij Peppol verplicht voor wie. Je betalingen sneller herkennen kan met een gestructureerde mededeling op de factuur.

Wanneer het offerte sjabloon volstaat, en wanneer niet

Een sjabloon is goed zolang elke offerte anders is en je er een paar per week maakt. Daarna kost het overtypen meer dan de software.

• Kies dit offerte sjabloon alsje hooguit enkele offertes per week maakt en de lijnen telkens anders zijn.
• Kies een offerte met AI alsje offertes uit een mail, een plaatsbezoek of foto's opbouwt en elke dag dezelfde soort lijnen typt. Hoe dat werkt, lees je bij offertes maken met AI.
• Kies software op maat alsofferte, werkbon en factuur aan elkaar moeten hangen: een aanvaarde offerte wordt een opdracht, dan een werkbon, dan een factuur. Zie facturatiesoftware op maat.
• Kies een pakket alsje proces gewoon is: vergelijk eerst Teamleader-alternatieven en Odoo of Teamleader.
• Kies het lastenboek alsjij de koper bent van software en offertes wil die je kan vergelijken: het lastenboek software zegt wat je wil, de offerte zegt wat je krijgt.
• Kies de website briefing alsje een site laat maken: met de website briefing offreren drie bureaus op hetzelfde.

Valkuilen die geld kosten

• Geen datum tot wanneer ze geldtDan geldt een redelijke termijn, en een klant die na vier maanden tekent, kan je aan je oude prijs houden.
• Een aanvaarding met een wijziging als akkoord boekenEen "ok, maar zonder de montage" is een nieuw voorstel. Stuur een nieuwe versie met een nieuw nummer.
• Meerwerk niet geregeldZet erin dat meerwerk alleen na schriftelijk akkoord gebeurt, aan dezelfde prijs per uur.
• 6 procent zonder de voorwaardenKlopt het tarief niet, dan volgt een correctie op 21 procent.
• Een totaal zonder btw voor een particulierEen consument krijgt de totale prijs met alle belastingen.
• Prijzen zonder marge te kennenWie zijn kostprijs per uur niet kent, verkoopt met verlies zonder het te merken.

Je volgende offerte op dit sjabloon

1. Download het sjabloon, zet je logo bovenaan en vul je gegevens in: ondernemingsnummer, zetel, RPR en rekeningnummer.
2. Leg je marge per soort lijn vast, zodat je prijzen niet per offerte schuiven.
3. Voeg je algemene voorwaarden toe als bijlage en verwijs ernaar in de offerte.
4. Nummer je offertes doorlopend en bewaar elke versie.
5. Doe de Peppol-check, zodat de factuur die op een aanvaarde offerte volgt meteen goed vertrekt.