Op deze pagina
Een programma dat je muis overneemt
RPA, voluit robotic process automation, neemt het herhaalwerk over dat iemand nu met muis en toetsenbord doet. De robot is geen machine maar een programma. Het opent een website, logt in, leest een veld, plakt het elders en gaat naar het volgende dossier, net zoals jij het zou doen, alleen sneller en ook om drie uur 's nachts.
Het verschil met andere automatisering zit in de weg die de robot neemt. Een koppeling praat met een ander programma via de data, achter de schermen. Een RPA-robot werkt via het scherm, de weg die voor mensen bedoeld is. Dat maakt RPA nuttig voor oude programma's zonder koppelmogelijkheid, en kwetsbaar zodra dat scherm verandert.
Je kent twee soorten. Een bewaakte robot draait op je eigen pc terwijl je erbij bent: jij start hem, hij doet de klikken. Een onbewaakte robot draait op een eigen machine of server, op een vast uur of bij een gebeurtenis, zonder dat iemand toekijkt.
Een term van 2012, een idee van veel vroeger
De naam robotic process automation komt van het softwarebedrijf Blue Prism, nu onderdeel van SS&C, dat de term in 2012 introduceerde. Het idee is ouder dan de naam: macro's in Excel en programma's die schermen uitlezen deden al iets gelijkaardigs. Blue Prism, UiPath en Microsoft maakten er een product van, met robots die je plant, logboeken per run en rechten per robot. Microsoft bouwde RPA in Power Automate in: je neemt je klikken op of sleept acties in een flow, en de robot herhaalt ze in webapps, desktopprogramma's, Excel en zelfs oude terminalschermen.
Dezelfde facturen, langs het scherm of langs de data
RPADe robot werkt via het scherm
- 1Portaal openen in de browserbreekt als het adres verandert
- 2Inloggen met gebruiker en wachtwoordbreekt als het portaal tweestapsverificatie invoert
- 3Op Facturen klikken, filter op vorige weekbreekt als de knop verhuist
- 4Elke PDF downloaden
- 5Bedrag, btw en vervaldag overtypen in de boekhoudingbreekt als de leverancier zijn sjabloon wijzigt
- 6Melden: klaar, of welke factuur faalde
Zes stappen, vier breekpunten. Elke wijziging aan het scherm vraagt onderhoud.
De software werkt via de data
- 1De factuur komt binnen als UBL-bestand via Peppol of de API van de leverancier
- 2De boekhouding leest bedrag, btw en vervaldag rechtstreeks uit het bestand
Geen scherm, geen overtypen. Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische bedrijven elkaar zulke e-facturen.
RPA is de oplossing voor een systeem zonder deur. Heeft het systeem een API of komt de factuur via Peppol, neem dan die deur.
Zestig facturen uit een portaal, elke maandag
Stel: een groothandel in sanitair in Roeselare haalt elke maandag zestig facturen uit de webportalen van vier buitenlandse leveranciers. Iemand van de boekhouding logt in, filtert op vorige week, downloadt elke PDF en typt bedrag, btw en vervaldag over in het boekhoudpakket. Vier minuten per factuur is 240 minuten per week, vier uur.
Een RPA-robot doet dezelfde handelingen 's nachts. Hij opent elk portaal, logt in, klikt op Facturen, downloadt de nieuwe PDF's en leest de velden uit, vaak met tekstherkenning of AI erbij, zoals bij facturen automatisch verwerken. Maandagochtend staat alles klaar, plus een lijst van de facturen die hij niet kon lezen.
Tot een leverancier zijn portaal vernieuwt. Een knop verhuist, er komt een tweede inlogstap bij, of de factuur krijgt een nieuw sjabloon, en de robot stopt of leest het verkeerde veld. RPA vraagt daarom onderhoud dat je vooraf inplant. Kijk ook of het portaal wel nodig is: sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige bedrijven elkaar gestructureerde e-facturen, meestal via Peppol als UBL-factuur. Voor Belgische leveranciers hoeft er dus niets meer van een scherm gehaald te worden; hoe je je aansluit, staat in de gids over Peppol-registratie.
Een robotproject in vijf stappen
- Meet het werkHoe vaak, hoe lang per keer, en hoeveel uitzonderingen? Een taak van vijf minuten per maand is geen robot waard.
- Zoek eerst een deurHeeft het systeem een API, een export of komt de data via Peppol? Neem dan die weg.
- Bouw op echte gevallenTest de robot op een maand echte facturen, ook de rare: creditnota's, twee pagina's, een andere munt.
- Laat hem meldenElke run in een logboek, en een mail naar een mens als iets faalt. Een stille robot die stopt, merk je pas bij de herinnering van de leverancier.
- Plan het onderhoudWijst een scherm anders, dan past iemand de robot aan. Spreek af wie dat doet en hoe snel.
Robot, koppeling, webhook of AI-agent
| Aanpak | Hoe het werkt | Sterk in | Zwak in |
|---|---|---|---|
| RPA | Een robot klikt en typt via het scherm | Oude software zonder API, portalen, overtypwerk | Breekt bij elke wijziging aan het scherm |
| API-koppeling | Twee programma's wisselen data uit via hun API | Stabiel, snel, controleerbaar | Werkt alleen waar een API bestaat |
| Webhook | Een systeem meldt een gebeurtenis aan een ander; zie webhook | Meteen reageren, zonder telkens te kijken | Alleen voor gebeurtenissen die het systeem aanbiedt |
| Make, Zapier of n8n | Een flow tussen standaardpakketten; zie Make, Zapier of n8n | Snel opgezet voor gangbare SaaS-pakketten | Maandprijs per taak, weinig controle |
| AI-agent | Een taalmodel beslist zelf welke stap volgt; zie wat is een AI-agent | Werk met lezen en beslissen, zoals mails sorteren | Minder voorspelbaar, vraagt nazicht |
De grens vervaagt. Een AI-agent kan via MCP je systemen bedienen, en een RPA-robot kan een taalmodel gebruiken om een vrij geschreven factuur te lezen. De vraag blijft dezelfde: is er een deur in het systeem, of moet de robot langs het scherm?
Licenties bij UiPath en Microsoft, en het onderhoud
| Product | Wat je krijgt | Prijs |
|---|---|---|
| Power Automate voor desktop | Desktopflows bouwen en zelf starten op je eigen pc, met een Microsoft-account | gratis |
| Power Automate Premium | Bewaakte robot plus cloudflows, per gebruiker | 15 dollar per gebruiker per maand, jaarlijks betaald |
| Power Automate Process | Onbewaakte robot op een eigen machine | 150 dollar per bot per maand, jaarlijks betaald |
| Power Automate Hosted Process | Onbewaakte robot op een virtuele machine van Microsoft | 215 dollar per bot per maand, jaarlijks betaald |
| UiPath Community | Gratis versie om te leren en te testen | gratis |
| UiPath Basic | 2 robots, tot 5 Basic-, 5 Plus- en 1 Pro-gebruiker | vanaf 25 dollar per maand |
| UiPath Standard en Enterprise | Geen limiet op robots en gebruikers | op aanvraag |
Microsoft vermeldt dat de echte prijs afhangt van munt en land; reken in euro dus met de prijs in je eigen beheercentrum. De licentie is zelden de grootste post. Bouwen, testen en elke schermwijziging opvangen kost uren van iemand die de robot kent.
De rekensom voor de groothandel uit Roeselare: vier uur per week aan 40 euro loonkost is 160 euro per week, ongeveer 690 euro per maand. Een onbewaakte robot in Power Automate kost 150 dollar per maand, plus bouw en onderhoud. Dat loont, zolang de portalen stabiel blijven. Leg het naast de koppeling of Peppol en reken beide uit als ROI.
Wat kmo's vragen voor ze een robot inzetten
Wat is het verschil tussen RPA en AI?
RPA volgt vaste regels: klik hier, kopieer dat, plak het daar. AI leest en beslist: wat staat er in deze mail, welk bedrag is de totaalprijs. Samen gaan ze goed: de robot haalt de PDF op, een taalmodel leest hem, en de robot vult het resultaat in.
Is Power Automate RPA?
Deels. Power Automate heeft cloudflows, die via koppelingen werken, en desktopflows, die via het scherm werken. Die desktopflows zijn RPA. Met een gratis Microsoft-account bouw je ze en start je ze zelf op je pc; plannen en onbewaakt laten draaien vraagt een betaald plan.
Wanneer is RPA een slecht idee?
Als het systeem een API heeft, als de data via Peppol kan binnenkomen, of als het scherm vaak verandert. Ook taken met veel uitzonderingen passen slecht: een robot die een op de vijf keer vastloopt, kost meer nazicht dan hij uitspaart.
Wat doet een RPA-developer?
Hij brengt een proces in kaart, bouwt de robot in een tool zoals UiPath of Power Automate, test hem op echte gevallen en houdt hem draaiende als schermen veranderen. Dat laatste deel, het onderhoud, wordt het vaakst vergeten bij de begroting.