Software voor notarissen die naast je notariële pakket werkt

Een dossierbeheerder werkt aan tientallen dossiers tegelijk. De meeste staan stil omdat ze op iets wachten: een stuk van de gemeente, een antwoord van de bank, een handtekening van een partij. Wachten kost zelf geen tijd. Navragen wel.

Geen van die momenten is moeilijk. Samen vullen ze de dag. Een kantoor dat ze uit de mailbox en de telefoon haalt, wint uren zonder dat er aan de akte iets verandert.

Het notariaat heeft eigen platformen, gebouwd door of rond de Federatie van het Notariaat. Een kantoor werkt ermee, wij bouwen ze niet na en we vervangen ze niet. Wat we wel doen, is zorgen dat je eigen werk erop aansluit waar dat mag en kan.

Iedereen kiest zijn eigen kantoorsoftware. Daar hoort de akte, het repertorium en de boekhouding van het kantoor. Een koppeling tussen dat pakket en een eigen app bouwen we alleen als het pakket er een veilige weg voor biedt. Is die er niet, dan blijft de app een apart overzicht dat de dossierbeheerder bijwerkt, en dat zeggen we vooraf.

Een koper die voor het eerst een huis koopt, wil weten waar zijn dossier staat. Dat is begrijpelijk en het kost je kantoor telefoontjes. Een klantenportaal geeft hem een plek waar hij de fase ziet, de datum van de akte en wat nog van hem nodig is. Hij laadt er ook zijn stukken op.

Wie wat ziet, kies jij. Koper en verkoper zien hun eigen dossier en niets van een ander. Bedragen en de ontwerpakte toon je pas als het kantoor ze vrijgeeft. Inloggen gebeurt met een link per mail of met tweestapsverificatie, en elke keer dat iemand een stuk opent, komt in een logboek. Wie een portaal laat bouwen, tekent met de bouwer een verwerkersovereenkomst; dat hoort bij gegevens van deze aard.

De antiwitwaswet vraagt dat het kantoor zijn klant identificeert. Het portaal kan die stukken netjes verzamelen en tonen welke partij nog ontbreekt. Wat ermee gebeurt en hoe lang het bewaard blijft, beslist het kantoor, niet de software.

In een notariskantoor schrijft AI geen akte en beslist ze niets. Ze leest wat binnenkomt en zet een concept klaar: een samenvatting van de hypothecaire staat en de stedenbouwkundige inlichtingen, een eerste versie van een standaardclausule, een lijst van wat nog ontbreekt. De dossierbeheerder vergelijkt elke regel met het stuk, de notaris tekent.

Waar de dossiers staan, telt even zwaar als wat de AI doet. We zetten het op met een model dat niet traint op jouw gegevens, met toegang per medewerker en zonder dossiers in een gratis chatbox. Op AI voor notarissen staat uitgewerkt welke taken het meeste tijd winnen en hoe je dat binnen het beroepsgeheim houdt. De regels van de Europese AI-verordening en een intern beleid lees je in de gids over AI-beleid en de AI Act.

Het notariaat heeft eigen regels voor wat een kantoor naar buiten mag zeggen en hoe het aan dossiers komt. De deontologische code vraagt in artikel 35 informatie die waarheidsgetrouw, objectief, relevant en nagaanbaar is, sober gebracht, nooit vergelijkend, misleidend of ronselend. Artikel 19 legt vast dat elke partij vrij haar notaris kiest. Software die met klanten praat, moet die regels volgen. Dit zijn de regels die het vaakst in een ontwerp terugkomen.

Die regels gelden ook voor je site. Hoe een website voor een notaris er binnen artikel 35 uitziet, met kosten die naar het wettelijk tarief verwijzen en een afspraakformulier zonder stukken, lees je op website voor notarissen.

Wie een notaris zoekt, tikt vaak gewoon notaris en de naam van zijn gemeente. Een kantoor mag gevonden worden, zolang het informeert en niet werft. Dat sluit goed aan bij wat mensen zoeken: hoe gaat een aankoop, wat kost een akte, welke stukken heb ik nodig voor een schenking, hoe start ik een nalatenschap. Een pagina per vraag, in gewone taal, helpt de lezer en past binnen de code.

Daarbij hoort een verzorgd Google-bedrijfsprofiel met de juiste openingsuren, de taal waarin je ontvangt en een link naar je afspraakpagina. Kantoren met klanten uit het buitenland of in een tweetalige streek winnen met een meertalige website, zolang de inhoud in elke taal even sober blijft.

Een kantoor groeit zo snel als het juridisch medewerkers vindt, en die zijn schaars. Een vacature op je eigen site die vertelt welke dossiers iemand opvolgt, met wie en met welke opleiding, haalt meer reacties dan een kale tekst op een jobsite. Sollicitanten antwoorden op drie vragen in plaats van een cv te uploaden, en jij ziet wie reageerde en wanneer je belt. Hoe je dat breder aanpakt, lees je onder employer branding.

Een notaris met twee medewerkers heeft geen eigen platform nodig. Een associatie met meerdere notarissen en een team per vakgebied wel meer dan een gedeelde agenda. Dit is wat we per grootte zouden bouwen naast het notariële pakket.

Wat zoiets kost, hangt af van hoeveel er moet koppelen en wie er toegang krijgt. De gids over de kosten van software laten ontwikkelen legt uit waar het budget naartoe gaat, en met de software-calculator maak je een eerste raming.

Een advocatenkantoor stelt dezelfde vraag op een andere manier; op software voor advocaten lees je hoe het pakket daar ook blijft staan en de app ernaast komt.

Een notariskantoor als klant hebben we nog niet; gevoelige gegevens afschermen deden we wel in het beheerplatform voor Business Centrum, met een klantenportaal via een link per mail, tweestapsverificatie en een logboek van wie wat deed.