Carrosserie software die elk schadedossier volgt tot de aflevering

Een carrosseriebedrijf verliest zelden tijd aan het herstel zelf. De tijd gaat naar wachten en zoeken: op de expert die het bedrag moet aanvaarden, op een bumper die besteld werd met de verkeerde kleurcode, op de klant die zijn vervangwagen te laat terugbrengt. Een wagen die drie dagen op het terrein staat zonder dat er iets gebeurt, kost plaats en geduld, en vaak ook een klant.

Voor een schadeherstelbedrijf is het dossier het hart, niet de agenda. Het lijkt meer op een werkbon-app met fasen dan op een gewone planning. Wie ook onderhoud en mechaniek doet, vindt bij software voor garages de kant van de werkplaats met bruggen.

De meeste herstellingen betaalt niet de klant, maar een verzekeraar of een leasemaatschappij. Dat maakt het werk anders dan in een gewone garage. Het bedrag dat de expert aanvaardt, is je budget. Vind je bij het demonteren bijkomende schade, dan moet die terug naar de expert voor je verder mag. Een systeem dat het aanvaarde bedrag naast het verbruik zet, toont meteen wanneer een herstel uit de pas loopt.

In het dossier zitten het verslag van de expert, de foto's voor, tijdens en na het herstel, de onderdelen met hun prijzen en de uren per post. Als de verzekeraar vraagt waarom de factuur hoger uitkomt, staat het antwoord met foto en datum in het dossier. Vervangwagens hangen aan het dossier van de wagen die in herstel is, zodat je ziet wie welke wagen heeft en tot wanneer.

Klanten willen vooral weten wanneer hun wagen klaar is. Een eenvoudig klantenportaal of een link per sms toont de fase van hun dossier, zonder dat de receptie moet bellen. Planning van plaatwerkers en spuiters gebeurt met dezelfde logica als personeelsplanning op maat, maar met de spuitcabine als schaarste.

Na een aanrijding zoeken mensen op hun gsm naar een carrossier in hun gemeente, vaak met de foto's van de schade nog open. Ze kiezen wie bovenaan staat met goede reviews en een manier om meteen foto's te sturen. Een volledig Google-bedrijfsprofiel met foto's van je werkplaats en je spuitcabine helpt meer dan een folder bij de verzekeraar.

Reviews vraag je op het moment dat de klant zijn wagen ziet, glanzend en zonder deuk. Een link om een Google-review te vragen in het afleverbericht werkt beter dan een kaartje op het dashboard. Hoe je dat volhoudt, lees je in de gids over meer Google-reviews krijgen. Een pagina per soort herstel, zoals uitdeuken zonder spuiten, ruitherstel of lakwerk, helpt je gevonden worden op wat mensen echt zoeken. Daarvoor kijk je bij lokale SEO.

AI begroot geen schade in de plaats van je carrossier. Ze bereidt voor wat jij nu zelf typt: de nummerplaat en de verzekeraar uit het bericht halen, de foto's in het dossier zetten, de vermoedelijke posten klaarzetten op basis van je eigen uurtarieven en onderdelenprijzen, en zeggen welke informatie nog ontbreekt. Jij kijkt na, past aan en beslist of de klant een raming krijgt of eerst langs moet komen.

Zo'n offerte met AI bespaart vooral 's avonds tijd, als de foto's van de dag binnenkomen. Voor vragen die elke dag terugkomen, zoals of de wagen klaar is of welke documenten de klant moet meebrengen, bouwen we een AI-klantenservice die uit het dossier antwoordt en twijfel doorstuurt naar een mens. Facturen van onderdelen- en verfleveranciers kan een systeem automatisch verwerken en aan het juiste dossier hangen.

Een ervaren plaatwerker of spuiter is schaarser dan een klant met een deuk. Wie al in een carrosserie werkt, solliciteert niet met een cv in Word, maar kijkt 's avonds op zijn gsm wat een ander bedrijf biedt. Een korte vacature met drie vragen werkt beter: wat je doet (plaatwerk, spuiten, voorbereiden, uitdeuken zonder spuiten), met welke verfsystemen je werkt, en wanneer je gebeld mag worden. Wat je over je werkplaats vertelt, zoals een nieuwe spuitcabine of een vaste ploeg, beslist wie reageert. Hoe je dat verhaal vertelt, staat bij employer branding.

Een carrossier die alleen werkt, heeft geen ERP nodig. Een schadeherstelbedrijf met twee vestigingen en contracten met verzekeraars wel meer dan een map per wagen. Per grootte zou dit ons voorstel zijn.

De regel blijft: bouw wat elke dag tijd kost, en laat de rest liggen tot het pijn doet.

Ook een carrosseriebedrijf werkt met regels die bij elke wagen terugkomen. Dit zijn de regels die in je dossier moeten zitten.

Of een verzekeraar of leasemaatschappij al op Peppol staat, zie je met de Peppol-check. De stappen staan in de gids over e-facturatie in België.

Het blijft een voorbeeld met aannames: bij jou kunnen de cijfers hoger of lager liggen. Het toont waar de winst zit: in het dossier dat compleet is als de expert of de verzekeraar ernaar vraagt. Wat maatwerk kost, lees je bij wat software laten ontwikkelen kost.

Een carrosserie als klant hebben we nog niet; het dichtst bij de auto zit Park & Wash, een kleine one-pager voor auto-detailing aan huis in Gent. Hoe we maatwerk aanpakken, lees je bij software op maat.