Sectoren: sociale secretariaten en bureaus
Loonverwerking software rond het loonpakket dat je al hebt
Je loonpakket rekent, het erkend sociaal secretariaat geeft aan bij de RSZ. Wij bouwen wat ervoor en errond ontbreekt: prestaties die per werkgever binnenkomen, een bord voor de maandafsluiting, termijnen die niemand vergeet en een portaal waar je werkgevers zelf aanleveren.
Een sociaal bureau draait op wat werkgevers aanleveren
Loonverwerking software koop je niet om het loon te berekenen. Dat doet je loonpakket al, of het pakket van het erkend sociaal secretariaat waarmee je samenwerkt, met de barema's, de RSZ-bijdragen en de aangiften erin. Wat bij een sociaal bureau de tijd opslorpt, zit ervoor: een bakker die zijn prestaties op een foto van de uurrooster stuurt, een brasserie die om zeven uur een student inzet, een garage waarvan de single permit van een monteur in maart afloopt, een map met contracten die half in de mail en half op een gedeelde schijf staat.
Op deze pagina staat wat we voor een sociaal bureau, een sociale dienstverrichter of een kantoor van een sociaal secretariaat zouden bouwen: per nood, per grootte en met de regels die in de systemen moeten zitten. Het gaat altijd om software op maat naast je pakket, nooit om een nieuwe loonmotor.
De week van de maandafsluiting, uur per uur
Een dossierbeheerder met veertig werkgevers verliest weinig tijd in het loonpakket zelf. Het lekt bij het verzamelen, het nabellen en het zoeken. De laatste week van de maand ziet er bij de meeste bureaus zo uit.
| Moment | Zo gaat het vaak | Met een eigen platform naast je loonpakket |
|---|---|---|
| 7 uur, een werkgever zet een student in | Een sms of een telefoontje op de gsm van de dossierbeheerder, die de Dimona thuis doet | De werkgever meldt in het portaal, de melding staat bovenaan en vertrekt voor de dienst begint |
| Prestaties komen binnen | Mails, foto's, Excel-lijstjes en een papieren rooster, elk in een ander formaat | Een vast formulier per werkgever, en wat toch per mail komt, zet AI om in een ontwerp |
| Twee dagen voor de afsluiting | Een lijst op papier van wie nog niets stuurde, en bellen | Het bord toont per werkgever wat ontbreekt en stuurt zelf een herinnering |
| Maaltijdcheques bestellen | De gewerkte dagen per werknemer overtikken in het bestelportaal | De dagen komen uit de prestaties, de bestellijst staat klaar om na te lezen |
| Een contract of attest terugvinden | Zoeken in de mailbox van een collega die met verlof is | Elk document in het dossier van de werkgever, met datum en wie het opliet |
| Een single permit loopt af | Iemand onthoudt het, of niet | Een herinnering maanden op voorhand, met de lijst van documenten die het loket vraagt |
Die stappen zijn klein. Bij 120 werkgevers en een afsluiting per maand worden ze samen een dagtaak per dossierbeheerder.
Dimona voor zeven uur en prestaties die binnenlopen, op de gsm van een dossierbeheerder
- De loonberekening blijft in je loonpakketDe app toont per werkgever wat binnen is en wat ontbreekt. Rekenen en aangeven doet je loonpakket of je erkend sociaal secretariaat, wij koppelen eraan waar het pakket dat toelaat.
- Een student om zeven uur staat bovenaanDe werkgever meldt de student in het portaal. De dossierbeheerder ziet het als eerste op de lijst en de Dimona vertrekt voor de dienst begint.
- Rijksregisternummers blijven op slotDe gsm toont namen en status. Rijksregister- en RSZ-nummers zie je pas na tweestapsverificatie, en ze staan versleuteld in de databank.
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen werkgevers en namen. Jij kiest wat het dossier toont.
Prestaties die per werkgever binnenkomen
De grootste tijdvreter van een sociaal bureau is de manier waarop prestaties binnenkomen. De ene werkgever vult een Excel in, de andere stuurt een foto van het rooster, de derde mailt drie zinnen op de laatste dag. Een dossierbeheerder tikt dat over en belt na wat niet klopt.
Een portaal per werkgever haalt het grootste deel weg. De werkgever ziet zijn werknemers en vult per persoon de gewerkte dagen, ziekte, verlof en uren in. Wat afwijkt van vorige maand, vraagt het portaal meteen na. Een werkgever die al met een prikklok werkt, levert via een tijdsregistratie-app of een export aan. En wat toch per mail komt, leest AI: ze maakt van de losse tekst en de foto een ontwerp van de prestatielijst, met de open vragen erbij. De dossierbeheerder leest na en zet door. Hoe dat werkt met personeelsgegevens, lees je bij AI voor hr; het principe is hetzelfde als bij facturen automatisch verwerken: lezen en voorstellen, een mens beslist.
Een mail met prestaties wordt een ontwerp van de prestatielijst
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met een verzonnen werkgever. De AI leest en stelt voor, een mens beslist. Persoonsgegevens blijven binnen de omgeving van het bureau.
Een bord voor de afsluiting, per dossierbeheerder
Elke dossierbeheerder heeft een eigen ritme in het hoofd: horeca op dinsdag, bouw op woensdag, de zorg op donderdag. Zolang iedereen er is, werkt dat. Bij ziekte of verlof weet niemand welke werkgevers deze week nog open staan.
Een planbord zet de afsluiting op een scherm: per dossierbeheerder de werkgevers per dag, wat al naar het loonpakket ging en wie nog moet aanleveren. Het bord kent de regels van je bureau. Een werkgever zonder prestaties schuift het een dag op, met een herinnering via het portaal, zodat de rest gewoon doorgaat. Het is hetzelfde idee als personeelsplanning software, maar dan voor dossiers in plaats van diensten, en met een dashboard dat de zaakvoerder per maand toont hoeveel werkgevers op tijd aanleverden.
Het bord ziet dat een werkgever de afsluiting van donderdag ophoudt
Het bord ziet een probleem
Donderdag sluit Sofie de horeca af, maar Brasserie De Kaai heeft de prestaties van november nog niet ingediend. Zonder die lijst rekent het loonpakket met de vaste uren.
Het bord zet De Kaai op vrijdagochtend, stuurt de werkgever een herinnering via het portaal en laat de andere elf donderdag doorgaan.
Opgelost: De Kaai naar vrijdag
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen. Jij kiest welke termijnen het bord bewaakt.
Een dossier per werkgever, met een portaal erbij
Een werkgever die overstapt, brengt een stapel mee: het arbeidsreglement, de contracten, de loonfiches van het vorige secretariaat, de arbeidskaarten of single permits van wie niet uit de EU komt, de keuze voor maaltijdcheques of ecocheques. Bij veel bureaus zit dat verspreid over mail, een gedeelde schijf en een Excel met een tabblad per klant.
Een dossier per werkgever zet alles op een plek: werknemers, contracten, attesten, einddata en een logboek van wie wat wijzigde. De werkgever kijkt mee via een klantenportaal met een inloglink per mail, ziet wat nog ontbreekt en laadt het zelf op. Rijksregister- en RSZ-nummers staan versleuteld en verschijnen pas na tweestapsverificatie. Wie vandaag met zo'n Excel werkt, vindt in de gids Excel ontgroeid hoe de overstap in stappen gaat.
Een bakkerij met negen werknemers stapt over naar het bureau
De werkgever krijgt een inloglink per mail, ziet welke documenten nog ontbreken en laadt ze zelf op. Rijksregisternummers blijven verborgen.
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met een verzonnen werkgever.
Dossierbeheerders vinden en houden
Een goede dossierbeheerder payroll is moeilijk te vinden, en wie er een heeft, wil die niet verliezen aan het overtikken. Een vacature op je eigen site met een formulier van drie vragen haalt meer reacties dan een cv-upload, en een overzicht van wie solliciteerde voorkomt dat een kandidaat een week op antwoord wacht. Dat hoort bij een website die werkgevers en kandidaten elk hun eigen weg geeft. Het platform zelf helpt ook bij het houden: wie niet meer belt en overtikt, heeft tijd voor het advies waar werkgevers voor komen.
Dossierbeheerder payroll gezocht, en wie deze week solliciteerde
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen. Jij kiest welke vragen in het formulier staan.
Loonverwerking software per grootte van het bureau
Een zelfstandige die de lonen van twintig werkgevers doet, heeft geen ERP nodig en ook geen eigen platform. Een bureau met vijf dossierbeheerders en 200 werkgevers wel meer dan een gedeelde map. Dit is wat we per grootte zouden bouwen, altijd naast je loonpakket.
| Grootte | Wat je nodig hebt | Wat je (nog) niet nodig hebt |
|---|---|---|
| Zelfstandige, een sociaal adviseur of een boekhouder die ook lonen doet | Een vast formulier per werkgever voor de prestaties, herinneringen per mail, een map per werkgever. Vaak volstaat het om je Excel te automatiseren | Een eigen platform, een planbord, een app |
| Ploeg van vijf, 100 tot 250 werkgevers | Een dossier per werkgever, een portaal voor prestaties en documenten, het bord voor de afsluiting, een koppeling met het loonpakket | Een ERP, een app in de stores, een eigen loonmotor |
| Kmo van 20 tot 50 medewerkers, meerdere kantoren | Rollen en rechten per kantoor, AI die mails en documenten leest, een dashboard per dossierbeheerder, de vacatures op de site | Een eigen loonberekening: die blijft bij het erkende pakket |
| Groter, een erkend sociaal secretariaat of een netwerk van kantoren | Een portaal en een webapplicatie op schaal, een API-laag naar het eigen loonsysteem, een afgebakend eerste deel | Alles tegelijk vervangen. Een ERP op maat is pas aan de orde als de rest op zijn plaats zit |
Wie ook boekhouding doet voor dezelfde werkgevers, vindt het verwante werk bij software voor accountants. Hetzelfde patroon van dossiers, termijnen en een portaal voor de klant zit bij verzekeringsmakelaars met hun polissen en bij vastgoedbeheer met huurders en eigenaars.
Dimona, maaltijdcheques en single permit in je systemen
Dit zijn de regels die het vaakst in de systemen van een sociaal bureau moeten zitten, nagelezen bij de RSZ, de Vlaamse overheid en de vakpers op 31 oktober 2026.
| Situatie | Wat de regel vraagt | Wat de software doet |
|---|---|---|
| Een werknemer begint | De Dimona-aangifte van indiensttreding vertrekt voor de werknemer begint. Bij uitdiensttreding uiterlijk de eerstvolgende werkdag | Het portaal laat de werkgever in- en uitdiensttreding melden, de lijst toont wat nog niet aangegeven is |
| De kwartaalaangifte | De DmfA per kwartaal, uiterlijk op het einde van de maand na het kwartaal. Voor het derde kwartaal van 2026 was dat 30 oktober | Je pakket of secretariaat maakt de aangifte. Het bord toont per werkgever of de prestaties van het kwartaal volledig zijn |
| Maaltijdcheques | Sinds 1 januari 2026 hooguit 8,91 euro van de werkgever en minstens 1,09 euro van de werknemer, samen hooguit 10 euro. Een cheque per effectief gewerkte dag, alleen elektronisch, twaalf maanden geldig | De gewerkte dagen komen uit de prestaties, de bestellijst per werkgever staat klaar om na te lezen |
| Een werknemer van buiten de EU | De werkgever vraagt de single permit aan via het federale loket. Vlaanderen beslist over het werk, berichten komen in de eBox, documenten zijn hooguit zes maanden oud. Sinds 1 september 2026 vraagt Vlaanderen ook een eigen bijdrage per aanvraag | Einddatum per werknemer, een herinnering maanden op voorhand, een checklist met de datum van elk document |
| De naam sociaal secretariaat | Alleen een erkend sociaal secretariaat, een vzw erkend door de minister van Sociale Zaken, mag die naam dragen en int de bijdragen. Een sociale dienstverrichter doet de administratie zonder die erkenning | Rollen die volgen wie wat doet: het bureau verzamelt en controleert, de aangifte en de inning blijven bij het erkende secretariaat |
| Personeelsgegevens | De AVG: niet meer bijhouden dan nodig, toegang beperken, een verwerkersovereenkomst met elke werkgever | Versleutelde rijksregister- en RSZ-nummers, rollen per dossierbeheerder, een logboek en een dagelijkse back-up |
Een loonpakket kent deze regels voor de berekening. Wat het zelden kent, zijn de termijnen per werkgever en de documenten eromheen. Daar zit het platform.
Een bureau met 120 werkgevers, in uren per maand
| Taak | Tijd per maand die het bureau terugkrijgt |
|---|---|
| Prestaties: 120 werkgevers x 12 minuten | 24 uur |
| Nabellen: 40 werkgevers x 6 minuten | 4 uur |
| Maaltijdcheques: 60 werkgevers x 8 minuten | 8 uur |
| Documenten zoeken: 3 x 10 minuten x 20 dagen | 10 uur |
| Samen | 46 uur |
Over twaalf afsluitingen is dat zo'n 550 uur, of ruim 19.000 euro aan tijd van dossierbeheerders. Wat niet in de tabel staat: een prestatie die nu verkeerd overgetikt wordt en volgende maand een correctie kost. Wat zo'n platform zelf kost, hangt af van wat je eerst bouwt; de gids software laten ontwikkelen: kosten legt uit wat de prijs bepaalt, en software bouwen of kopen wanneer maatwerk terugverdient.
Eerst een gesprek, dan een vaste prijs per project
- Een gesprek op het bureauWe kijken een dag mee in de week van de afsluiting: hoe prestaties binnenkomen, waar documenten staan, welke termijnen in hoofden zitten en wat je loonpakket kan exporteren of inlezen.
- Een voorstel met een vaste prijsWat we bouwen, in welke volgorde, en een vaste prijs per project. Een website start vanaf 1.500 euro; de rest prijzen we na het gesprek.
- Eerst wat het meest tijd kostMeestal het portaal voor prestaties, dan het dossier per werkgever, dan het bord en de AI-intake. Elk deel werkt op zich en levert aan je loonpakket.
- Je gegevens mee, je pakket blijftWe lezen je bestaande Excel in, met een rapport van wat niet klopte. Het loonpakket en het erkende secretariaat blijven zoals ze zijn.
Voor Business Centrum, een sociaal bureau in Gent en partner van Acerta, bouwden we een beheerplatform dat hun Excel vervangt, met werkgevers, werknemers, arbeidskaarten, maaltijdcheques, documenten en een klantenportaal, lokaal getest op hun eigen bestand van 309 werkgevers en 971 werknemers.
Sociale bureaus vragen ons vaak naar loonverwerking software
Vervangt dit mijn loonpakket of mijn sociaal secretariaat?
Nee. De loonberekening, de barema's, de DmfA en de inning van de bijdragen blijven bij je loonpakket en bij het erkend sociaal secretariaat. Wij bouwen wat ervoor zit: prestaties verzamelen, dossiers per werkgever, termijnen, documenten en een portaal, en leveren de gegevens aan in een vorm die je pakket inleest.
Mag een sociaal bureau zelf aangiften doen bij de RSZ?
Een sociale dienstverrichter mag als gevolmachtigde van de werkgever aangiften zoals de Dimona doen, maar is geen erkend sociaal secretariaat: hij mag die naam niet dragen en int geen bijdragen. Het platform volgt die rolverdeling, met rechten per rol.
Kan een werkgever zijn prestaties zelf invullen?
Ja, in een portaal met zijn eigen werknemers en een formulier per maand. Wat afwijkt van vorige maand, vraagt het portaal na. Een werkgever die liever mailt, mag dat blijven doen: AI maakt er een ontwerp van en de dossierbeheerder leest na.
Werkt dit met mijn loonpakket?
Dat hangt af van wat je pakket toelaat. Heeft het een API, dan koppelen we rechtstreeks. Leest het een importbestand, dan maken we dat bestand in het juiste formaat. In het gesprek kijken we samen wat je pakket kan.
Hoe veilig staan rijksregisternummers in zo'n platform?
Versleuteld in de databank, zichtbaar alleen voor wie ze nodig heeft en pas na tweestapsverificatie. Elke wijziging komt in een logboek, er is een dagelijkse back-up en met elke werkgever sluit je een verwerkersovereenkomst.
Software op maat
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen het platform waar je bedrijf elke dag op draait: je Excel, je mails en je papieren in een systeem dat doet wat jullie doen.
- Eerst je werk in kaart, dan een vaste prijs
- Schermen voor kantoor, klant en onderweg
- Hosting, back-ups en beveiliging in eigen beheer op AWS
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Software op maat.
Een afsluiting zonder nabellen?
Vertel ons hoe prestaties, documenten en termijnen vandaag bij je bureau binnenkomen. We kijken mee en zeggen wat we zouden bouwen, naast je loonpakket.
Liever meteen contact?