Exact Online en je andere pakketten
Exact Online koppeling: je boekhouding gevoed zonder overtypen
Klanten, offertes, facturen, voorraad en betalingen die vanzelf tussen Exact Online en je andere software lopen, via een app uit de App Store of een eigen koppeling op de REST API.
Waar de boekhouding op wacht
Een Exact Online koppeling laat Exact gegevens uitwisselen met de software waarin je verkoopt, plant en levert. Een klant uit je CRM staat meteen als relatie in Exact, een factuur uit je planningstool landt als verkoopfactuur in het juiste dagboek en een betaling op de bank sluit ze af.
Voor veel Belgische kmo's is Exact Online het pakket van de boekhouder, en draait het werk zelf ergens anders: in een webshop, een CRM, een planbord of een Excel. Zonder koppeling typt iemand op het eind van de maand alles opnieuw in, of stuurt hij een stapel pdf's naar het kantoor. Dat kost uren, en een tikfout in een btw-code merk je pas als de boekhouder belt.
Er zijn drie manieren om dat op te lossen: een app uit de Exact Online App Store, een workflow in een tool als Zapier, of een eigen koppeling op de REST API. Deze pagina zet ze naast elkaar, met wat de officiële API-documentatie van Exact er vandaag over zegt en de plekken waar zo een koppeling in de praktijk breekt.
Exact Online als eindpunt van je stromen
/api/v1//crm/Accounts
Elke call noemt de administratie. Eerst vraagt de koppeling met /api/v1/current/Me welke administratie actief is.
Lievens Techniek BV
Bron: Planning en offertetool
- Klanten
crm/Accountswebhook - Offertes
crm/Quotations - Verkoopfacturen
salesinvoice/SalesInvoices - Artikelen
logistics/Itemsuit Exactwebhook - Voorraad
read/logistics/StockPositionuit Exactwebhook
Lievens Verhuur BV
Bron: Verhuurkalender
- Klanten
crm/Accountswebhook - Verkoopfacturen
salesinvoice/SalesInvoices
Factuur V-0412 uit de verhuurkalender, met 101 in de URL
De deur
- OAuth 2.0 met een app die in Exact Online geregistreerd is. De beheerder geeft een keer toestemming.
- Elke endpoint vraagt een eigen scope, zoals Crm accounts voor klanten.
- Webhooks abonneer je per onderwerp, zoals Accounts, Items en StockPositions. Exact meldt dan zelf een wijziging.
- Voorraad lezen via de API kan met een Exact-pakket voor groothandel of productie.
- Exact begrenst het aantal calls per minuut en per dag. De koppeling bundelt en wacht waar nodig.
Gestopt voor het in de boeken kwam
Een factuur van de verhuur komt binnen met administratie 101 in de URL, die van de techniek.
Elke bron hoort vast bij een administratie. Klopt de administratie in de URL niet met die van de bron, dan stopt de call, staat ze in het logboek en krijgt de boekhouder een bericht.
Voorbeeld met verzonnen bedrijven en nummers, gebaseerd op de openbare REST-documentatie van Exact Online. Wij zijn geen partner van Exact.
Een pakket voor de boekhouder, een API voor de rest
Exact Online is software in de cloud, en dat maakt koppelen eenvoudiger dan bij een boekhoudpakket op een eigen server. De gegevens die je in het scherm ziet, zijn grotendeels ook bereikbaar via de REST API: relaties, offertes, verkooporders, artikelen, facturen, bankboekingen en btw-codes.
Het werkt wel anders dan veel andere pakketten. Elke administratie in Exact heet een divisie, en een accountantskantoor beheert er vaak veel tegelijk. Een koppeling moet dus altijd weten in welke divisie ze schrijft, en wie ze voor jouw bedrijf bouwt, vraagt dat nummer als eerste.
- Een divisie per administratie, in elk adres van de API
- Aanmelden via OAuth 2.0 met jouw eigen app-registratie
- Webhooks voor relaties, artikelen, facturen en meer
De REST API van Exact Online
De API van Exact Online werkt met gewone webadressen. Bijna elk adres begint met `/api/v1/{division}/`, gevolgd door een dienst en een onderwerp. Relaties staan onder `crm/Accounts`, offertes onder `crm/Quotations`, verkoopfacturen onder `salesinvoice/SalesInvoices`, artikelen onder `logistics/Items` en de btw-codes van de administratie onder `vat/VATCodes`. Welke divisie de aangemelde gebruiker nu open heeft, vraag je op met `current/Me`; alle divisies waar de app bij mag, staan onder `system/Divisions`.
Drie dingen uit de documentatie bepalen hoe je bouwt:
- Pagina's van 60 of 1000De meeste adressen geven 60 records per keer terug. De bulk- en sync-adressen geven er 1000, en Exact raadt aan om waar het kan de sync-adressen te gebruiken. Een koppeling die elke nacht alle relaties een voor een ophaalt, botst sneller op de grenzen dan een die alleen de wijzigingen leest.
- Webhooks in plaats van steeds kijkenVia `webhooks/WebhookSubscriptions` meld je een eigen adres aan voor een onderwerp, zoals relaties, artikelen of voorraadposities. Exact laat dan weten dat er iets wijzigde. Dat spaart calls en maakt de koppeling sneller. Lees ook wat een webhook precies doet.
- Grenzen aan het aantal callsDe documentatie verwijst naar beperkingen op hoeveel calls een app mag doen. Een koppeling die daar geen rekening mee houdt, krijgt op een drukke dag een foutmelding in plaats van een factuur.
Aanmelden loopt via OAuth 2.0. Een eigen koppeling registreer je als app in het Exact App Center; zo krijg je een client-id waarmee de gebruiker in Exact toestemming geeft. De koppeling krijgt dan een toegangstoken en een vernieuwingstoken, en haalt daarmee zelf een nieuw toegangstoken als het oude verloopt.
App uit de App Store tegenover een eigen koppeling
De Exact Online App Store heeft categorieën voor koppelplatforms, webshops en CRM. Soms bestaat wat je zoekt al.
- Wie bouwt
- App uit de App StoreDe maker van de app, voor veel klanten tegelijk
- Eigen koppeling op de APIEen bouwer, voor jouw stromen en jouw regels
- Wat ze doet
- App uit de App StoreWat de app voorziet, met de instellingen die ze toelaat
- Eigen koppeling op de APIPrecies de velden, richtingen en uitzonderingen die je afspreekt
- Kosten
- App uit de App StoreVaak een abonnement bij de maker van de app
- Eigen koppeling op de APIEen vaste prijs voor de bouw, en onderhoud apart
- Als Exact iets wijzigt
- App uit de App StoreDe maker past de app aan voor al zijn klanten
- Eigen koppeling op de APIDe bouwer past jouw koppeling aan
- Past als
- App uit de App StoreJe pakket en je werkwijze gangbaar zijn
- Eigen koppeling op de APIJe eigen software of een eigen werkwijze hebt die geen app kent
Zoek eerst in de App Store. Bestaat er een app voor jouw pakket en doet ze wat je nodig hebt, dan is dat bijna altijd de snelste weg. Een eigen koppeling loont pas als je eigen software hebt, of regels die geen app voorziet.
Drie routes naast elkaar
Tussen een app en een eigen koppeling ligt nog een derde weg: een workflow in een tool. Zo verhouden ze zich.
| Route | Past als | Wat je nodig hebt | Waar het knelt |
|---|---|---|---|
| App uit de Exact Online App Store | Er een app bestaat voor jouw webshop, bank of CRM | Een abonnement bij de maker van de app | Je werkt zoals de app het voorziet, niet andersom |
| Workflow in Zapier, Make of n8n | Een eenvoudige stroom, zoals een betaling uit Stripe die een factuur wordt | Een account bij de tool en toegang tot je Exact | Weinig ruimte voor uitzonderingen en btw-regels |
| Eigen koppeling op de REST API | Eigen software, meerdere stromen of eigen regels | Een app-registratie in het App Center en een vaste bouwer | Bouw vooraf en onderhoud als Exact iets wijzigt |
| Export en import met bestanden | Een stroom die een keer per maand mag lopen | Een vaste export en de importfunctie van Exact | Iemand moet eraan denken, en fouten zie je achteraf |
Zapier heeft een app voor Exact Online, met kant-en-klare stromen zoals een betaling uit Stripe die in Exact terechtkomt. In Make en n8n bouw je hetzelfde op de API. Welke tool past, lees je in Make, Zapier of n8n.
Twijfel je nog tussen pakketten, dan helpt Exact Online of Odoo. Wie Odoo al gebruikt, vindt de koppeling daarvoor op Odoo koppeling, en de keuze tussen Odoo en Microsoft staat in Odoo of Business Central. Een hele Odoo-invoering, met de rol van Exact als boekhouding ernaast, lees je in Odoo implementeren.
Wie schrijft welk gegeven in Exact
De vraag is niet of iets gekoppeld kan worden, maar welk pakket per gegeven de baas is. Bij Exact is dat vaak eenvoudig: de boekhouding is het eindpunt, en bijna alles stroomt ernaartoe.
| Gegeven | Bron van waarheid | Richting | Plek in de API | Waar het misgaat |
|---|---|---|---|---|
| Relaties | Je CRM of webshop | Naar Exact | crm/Accounts | Dezelfde klant twee keer, met en zonder btw-nummer |
| Offertes en orders | Je CRM, configurator of webshop | Naar Exact, of alleen in je eigen pakket | crm/Quotations, salesorder/SalesOrders | Een order die in Exact wijzigt en in je CRM niet |
| Verkoopfacturen | Het pakket dat factureert | Naar Exact, nooit twee kanten | salesinvoice/SalesInvoices | Een factuur die in twee pakketten een nummer krijgt |
| Btw-codes | Exact | Van Exact naar de koppeling, als lijst | vat/VATCodes | Een code die in je eigen pakket anders heet |
| Artikelen en voorraad | Exact of je voorraadpakket, nooit allebei | Een richting, afgesproken vooraf | logistics/Items, sync/Inventory/StockPositions | Twee kanalen verkopen hetzelfde laatste stuk |
| Betalingen | De bank, via Exact | Van Exact terug naar je CRM of webshop | financialtransaction/BankEntries | Een klant die een aanmaning krijgt voor een betaalde factuur |
De laatste rij is de stroom die vaak vergeten wordt. Je verkoper wil in het CRM zien of een klant betaald heeft, en dat weet alleen Exact. Een koppeling die betalingen terugstuurt, scheelt telefoontjes naar de boekhouder.
Facturen naar Belgische bedrijven gaan sinds 2026 als e-factuur over Peppol. Kijk eerst wat je boekhoudpakket daar zelf al voor doet, voor je het in een koppeling stopt. Meer over de keuze lees je bij welke software voor Peppol, en voor de inkomende kant bij facturen automatisch verwerken.
Zes fouten die we eerst uitsluiten
- Dubbele relaties: per stroom een vaste sleutel, zoals het btw-nummer, en eerst zoeken voor je aanmaakt.
- Btw-codes: de lijst uit Exact zelf ophalen en vastleggen welke code bij welk geval hoort, ook voor medecontractant en intracommunautaire levering.
- De verkeerde divisie: het divisienummer vastzetten, zeker als je boekhouder meerdere administraties beheert.
- Grenzen aan het aantal calls: sync-adressen en webhooks gebruiken in plaats van alles steeds opnieuw op te halen.
- Een token dat niet meer vernieuwt: een melding als de koppeling geen toegang meer krijgt, aan iemand die weet wat te doen.
- Dagboeken en betalingsvoorwaarden: vooraf afspreken in welk dagboek een factuur landt en met welke termijn.
Zo bouwen we een koppeling met Exact
- Een gesprek, ook met je boekhouderWe overlopen de stromen, de divisie en hoe je boekhouder de administratie inricht: dagboeken, btw-codes en betalingsvoorwaarden. Daarna krijg je een vaste prijs, met het onderhoud apart.
- Een app-registratie op jouw naamDe koppeling krijgt een eigen registratie in het Exact App Center, en jij geeft in Exact de toestemming. Trek je die in, dan stopt de koppeling meteen.
- Bouwen tegen een testadministratieWe bouwen eerst in een aparte divisie of met testgegevens, niet in je echte boekhouding. Elke stroom krijgt een sleutel om dubbels te herkennen.
- Een logboek en een weg terugElke call komt in een logboek, met wat er binnenkwam en wat Exact antwoordde. Gaat er een factuur fout, dan zie je welke en stuur je ze opnieuw. Een nieuwe versie van de koppeling kan terug naar de vorige.
- Meldingen bij stilteLukt het vernieuwen van de toegang niet, of komt er een dag niets binnen terwijl er wel facturen zijn, dan krijgt iemand een melding.
Bewijs, en waar we geen partner zijn
We zijn geen Exact-partner en hebben geen app in de Exact Online App Store. We bouwen koppelingen op de publieke REST API die Exact documenteert, met een app-registratie die op jouw naam staat en een toestemming die je zelf geeft en intrekt.
Wat we wel laten zien, is software die met andere software praat. Het transportplatform van DA Logistics maakt een bundel voor de boekhouder, wordt dagelijks gebruikt door 31 gebruikers en gaat live in 2 tot 6 seconden per release, met een backup en een weg terug. Het platform van Business Centrum leest de bestaande Excel in met een rapport van wat het overnam, getest op hun echte bestand met 309 werkgevers en 971 werknemers.
De andere pakketten hebben elk een eigen pagina: de Odoo koppeling, de Teamleader koppeling, de Robaws koppeling en de Business Central koppeling. Het algemene verhaal staat bij koppeling laten maken. Factureer je vanuit eigen software, lees dan ook facturatiesoftware op maat. We bouwen koppelingen binnen AI en automatisatie; wordt het een eigen platform, dan is het software op maat.
AI automatisatie
Hoe VBS je hiermee helpt
We laten mails, offertes, documenten en opvolging zichzelf doen, ingebouwd in de manier waarop je nu werkt.
- Een flow per taak, van formulier tot bevestiging
- Een mens keurt goed wat ertoe doet
- Draait op AWS, met logboek en melding als iets faalt
Hoe we dat aanpakken, lees je bij AI automatisatie.
Wat moet er vanzelf in Exact landen?
Vertel ons welke pakketten naast Exact draaien, wie je boekhouding doet en wat er vandaag overgetypt wordt. Na een gesprek weet je of een app uit de App Store volstaat of dat een eigen koppeling loont, met een vaste prijs.
Liever meteen contact?