Software uitzendbureau op maat voor uitzendkrachten, gebruikers en attesten

Een uitzendkantoor verdient aan uren die gepresteerd worden. Het verliest aan de kandidaat die niet teruggebeld werd, de uitzendkracht die zonder attest op een werf staat en de prestaties die op vrijdag nog niet binnen zijn.

De uren zelf registreren je uitzendkrachten met een tijdsregistratie app. Wie waar staat en wanneer, is personeelsplanning software, maar dan met twee kanten: je eigen mensen en de gebruikers die ze inhuren. Wanneer Excel niet meer volstaat, lees je in planning in Excel of software.

Planning software voor een uitzendbureau plant niet alleen mensen op dagen. Ze legt elke uitzendkracht naast wat de gebruiker vraagt: de functie, de ploeg, de attesten, de werkpost. Staat iemand zonder VCA op een werf, of heeft een orderpicker geen heftruckattest waar de gebruiker er een vraagt, dan ziet het bord het voor de eerste dag. Het telt ook mee hoeveel dagcontracten iemand na elkaar kreeg, zodat het kantoor tijdig ziet wanneer een weekcontract logischer is.

Het hart van zo'n systeem is een bestand van kandidaten en gebruikers, wat je een CRM op maat noemt; wat een CRM is, lees je in CRM uitgelegd. Bestaat er al een pakket voor contracten en lonen, dan bouwen we een koppeling in plaats van het te vervangen. Een overzicht van bezetting en marge per gebruiker zetten we in een dashboard.

Uitzendkrachten solliciteren op hun gsm, vaak bij meerdere kantoren tegelijk. Wie als eerste terugbelt, wint. Daarom bouwen we vacatures op je eigen site die in drie stappen klaar zijn: naam en nummer, welke attesten, vanaf wanneer. De consulent krijgt meteen een melding en ziet de kandidaat in de lijst met zijn stand. Vacatures per functie en per regio maken je kantoor ook vindbaar voor wie op "job magazijn Aalst" zoekt; dat is SEO, en wie snel volume wil voor een piek, zet er Google Ads naast. Hoe je kantoor zich als werkgever toont, heet employer branding.

Een uitzendkantoor heeft twee soorten bezoekers: mensen die werk zoeken en bedrijven die volk zoeken. De site moet beide bedienen, met elk een eigen ingang. Voor bedrijven werkt een pagina per sector waar je sterk in bent, logistiek, productie, bouw, onthaal, met een formulier dat vraagt wat de consulent nodig heeft: hoeveel mensen, welke uren, welke attesten, vanaf wanneer.

Per kantoor een eigen Google-profiel helpt, want bedrijven zoeken op hun gemeente; hoe je dat opzet, staat in Google Bedrijfsprofiel aanmaken, en hoe je reviews van tevreden gebruikers en uitzendkrachten krijgt, in meer Google-reviews krijgen. Gevonden worden in je eigen regio is lokale SEO. Een site met de twee formulieren bouwen we vanaf 1.500 euro, zie website laten maken.

AI kiest geen uitzendkrachten in jouw plaats. Ze doet het voorwerk: een mail van een gebruiker wordt een opdracht met functie, uren en attesten, een eerste vacaturetekst met de verplichte vermeldingen, en een lijst van mensen uit je eigen bestand die passen en vrij zijn. De consulent kijkt na, kiest en belt. Hetzelfde voor cv's die binnenkomen: AI haalt er attesten, rijbewijs en talen uit, en een mens beslist. Hoe dat werkt, lees je bij AI voor HR. Een AI-agent die kandidaten zelf een eerste bericht stuurt, bouwen we alleen met een consulent die het bericht goedkeurt.

Uitzendarbeid is een van de strakst geregelde vormen van werk in België. Met deze regels houdt het systeem het vaakst rekening.

De software vraagt geen erkenning aan en doet geen aangiftes in jouw plaats; ze zorgt dat het kantoor ziet wat geldt. Hoe e-facturatie werkt, lees je in e-facturatie in België, en voor wie Peppol verplicht is, in Peppol verplicht voor wie.

Een zelfstandige die als selectiekantoor werkt, heeft geen ERP nodig. Een netwerk van tien kantoren wel meer dan een gedeelde Excel. Zo verschilt wat we bouwen naargelang het aantal mensen.

Vanaf een paar vaste gebruikers loont een klantenportaal waar zij hun vragen ingeven en de prestaties van hun uitzendkrachten goedkeuren. Het verschil tussen een bestand van kandidaten en een pakket voor het hele bedrijf lees je in CRM of ERP.

Dat is 14,5 uur per week, over 46 weken 667 uur. Aan 40 euro: 667 x 40 = 26.680 euro per jaar. Daar komen de kandidaten bij die bij een ander kantoor tekenden omdat jij een dag later belde; dat bedrag hangt af van je marge, dus reken het zelf mee. Jouw uitkomst hangt af van je eigen aantallen. Wat software op maat in het algemeen kost, lees je in software laten ontwikkelen: de kosten, en met de software-kostencalculator maak je een eerste raming.

Moet je sociaal secretariaat of looncentrum weg? Nee. Contracten en lonen blijven waar ze zijn; het systeem stuurt de gegevens door of haalt ze op, zodat niemand ze twee keer typt. Kunnen gebruikers zelf prestaties goedkeuren? Ja, in een portaal met alleen hun eigen uitzendkrachten, en de goedgekeurde uren gaan meteen naar de facturatie. Werkt het voor meerdere kantoren? Ja, elk kantoor ziet zijn eigen bord, de zaakvoerder ziet alles.

Start je een kantoor, lees dan eerst een uitzendbureau starten. Veel uitzendkrachten rijden ook voor transport; hoe wij voor die sectoren bouwen, staat bij koeriers en taxibedrijven. Een volledig systeem als webapplicatie lees je bij webapplicatie laten maken.

Een uitzendkantoor hebben we nog niet als klant; het dichtst erbij komt het beheerplatform van Business Centrum, dat we bouwden om hun Excel te vervangen.