Opticien software voor de balie, de oogmeetkamer en de hoorcabine

Een groot deel van de telefoontjes in een optiekzaak gaat over een vraag die software kan beantwoorden: is mijn bril klaar? Zodra de glazen binnen zijn en de bril is afgesteld, vertrekt een sms of mail met de uren van de balie. Wie na een week niet kwam, krijgt een tweede bericht. Een hoortoestel dat terug is van herstelling, volgt dezelfde weg.

Bij hoortoestellen telt de app de proefperiode: 28 dagen bij een eerste toestel, 14 bij een hernieuwing. De audicien ziet wanneer het nagesprek moet vallen, en de klant krijgt op dag 21 een herinnering voor die afspraak. Niemand moet nog in een map bladeren om te weten wie wanneer terugkomt.

Berichten bevatten geen klachten, geen meetwaarden en geen diagnose. Ze zeggen dat iets klaarligt of dat een afspraak nadert; wat iemand ziet of hoort, bespreek je in de zaak. Wil een klant zijn afspraken en documenten zelf bekijken, dan hoort dat in een klantenportaal met tweestapsverificatie, niet in een bijlage bij een mail. Een herinnering op de gsm kan ook uit een webapp komen, zonder app in de App Store; hoe dat werkt, lees je bij een app laten maken.

Een optiekzaak met een hoorcentrum plant niet alleen mensen, ze plant ruimtes. Er is meestal een oogmeetkamer en een hoorcabine, en een hoortest kan niet tussen de rekken in de winkel. Het planbord kent die regels: een hoortest gaat naar de cabine, een oogmeting naar de meetkamer, het aanpassen van een hoortoestel naar wie erkend is als audicien. Gaat de audicien op donderdag naar een woonzorgcentrum, dan blijft die middag de cabine vrij voor een collega.

Online boeken gebruikt hetzelfde bord. Een klant kiest een oogmeting of een hoortest en ziet alleen de uren waarop de juiste ruimte en de juiste persoon vrij zijn. Hoe zo'n boeking op je site werkt, staat bij een boekingssysteem op je website. Voor de uren van je ploeg, met deeltijders en zaterdagen, kijk naar personeelsplanning op maat.

De voorraad van een opticien bestaat uit drie soorten dingen die anders bewegen. Monturen hangen in de winkel en gaan per stuk de deur uit. Glazen bestaan pas als je ze bestelt, op maat van een klant, en liggen bij de leverancier tot ze binnenkomen. Batterijen, domes en filters voor hoortoestellen verkoop je in pakjes, en die mogen nooit op zijn.

Een scan van het montuur koppelt het aan de bestelling van de klant, zodat je weet welk montuur op welke glazen wacht. De voorraad batterijen telt mee met wat je verkoopt, en een melding stelt een bestelling voor voor ze op zijn. Heb je meer dan een winkel, dan zie je per zaak wat er hangt en laat je een montuur overkomen. Meer over hoe we dat bouwen staat bij voorraadbeheer software. Laat je optiekpakket of je leverancier een koppeling toe, dan lezen we de bestellingen mee in plaats van ze over te typen; zie koppeling laten maken.

Wie een nieuwe bril zoekt, typt zelden de naam van een zaak. Hij typt opticien en zijn gemeente, en kiest uit de drie zaken op de kaart. Daar telt je Google-profiel: openingsuren die kloppen, foto's van de winkel en de cabine, de merken die je voert en reviews. Hoe je dat profiel opzet, lees je in Google-bedrijfsprofiel aanmaken. Hoe je meer reviews krijgt zonder ze te kopen, staat in meer Google-reviews krijgen.

Daarnaast werkt een site met een pagina per dienst: oogmeting, contactlenzen, kinderbrillen, hoortest. Een webshop is daarvoor niet nodig. Merken en monturen tonen zonder ze online te verkopen kan prima, en de afspraak maakt de klant zelf. Alles over die site staat bij een website voor een opticien en bij lokale SEO.

AI helpt bij het schrijfwerk dat elke dag terugkomt. 's Avonds maakt ze uit de afgeleverde bestellingen een concept voor het labo en voor de leverancier van batterijen. Twee jaar na een kinderbril die een tegemoetkoming kreeg, of vijf jaar na de bril of het hoortoestel van een volwassene, schrijft ze een herinnering die de klant meldt dat de termijn van het ziekenfonds verstreken is. Een medewerker leest elk concept na en verstuurt het.

Wat AI niet doet: een meting lezen, een advies over zicht of gehoor geven, of een klant aanzetten tot een onderzoek dat hij niet nodig heeft. Klantgegevens gaan alleen naar een model met een verwerkersovereenkomst en opslag in de EU. Wat dat in de praktijk betekent, lees je in is ChatGPT veilig voor bedrijven. Een AI die zelf taken afwerkt binnen grenzen die jij zet, heet een AI-agent.

Niet elk beroep in een optiekzaak is geregeld zoals een kinesist of een tandarts. Dit zijn de regels die het vaakst in de software moeten zitten.

Voor de winkel zelf, de verkoop van monturen en zonnebrillen, gelden de gewone regels tegen misleidende reclame uit het Wetboek van economisch recht. De software beslist niets over een terugbetaling en attesteert niets. Ze zorgt dat jij de termijn of de regel ziet op het moment dat hij telt. Wat de AVG van je site vraagt, lees je in GDPR en je website.

Een zelfstandige opticien heeft geen planbord voor drie ruimtes nodig. Een keten met tien winkels heeft meer nodig dan een sms bij het afhalen. Dit is wat we per grootte zouden bouwen naast het optiekpakket.

Bij een keten met meerdere winkels wordt het een platform laten bouwen. Wat zo'n traject bepaalt, lees je in wat software laten ontwikkelen kost. Andere zorgzaken met een balie en een voorraad hebben hun eigen pagina: lees software voor apothekers, en voor praktijken met afspraken software voor tandartsen of software voor kinesisten. Rijdt je audicien naar woonzorgcentra, dan zie je hun kant bij software voor woonzorgcentra.

Dat is 240 minuten per week: vier uur waarin iemand aan de balie staat in plaats van aan de telefoon. Over 46 werkweken is dat 184 uur voor de hele zaak. Of je die uren in meer oogmetingen steekt of in een rustiger zaterdag, kies je zelf. Wil je het met je eigen cijfers berekenen, gebruik dan software kosten berekenen.

Een opticien of een andere zorgzaak hebben we nog niet als klant; gevoelige gegevens afschermen deden we wel in het beheerplatform voor Business Centrum, dat Excel verving, met tweestapsverificatie, sessies die je kan intrekken en versleutelde opslag.