Software voor evenementen die elk feest in één dossier houdt

Het evenement zelf loopt meestal goed, daar ben je goed in. De uren gaan verloren in de weken ervoor, tussen versies, telefoontjes en lijsten die niemand meer vertrouwt.

Ticketing en kassasystemen bouwen we niet opnieuw. Die bestaan en werken. We koppelen eraan, zodat verkochte tickets en drankkaarten bij het juiste evenement staan. Hoe zo'n koppeling werkt, lees je bij koppeling laten maken.

Een evenement verkoop je zelden in één keer. De klant vraagt een prijs voor 200 gasten, wil daarna een fotobooth, schrapt het dessertbuffet en voegt een uur dj toe. Elke wijziging is een nieuwe versie, en na drie weken weet niemand meer welke getekend is.

In een eigen systeem is een offerte een lijst van posten met opties. De klant opent een link, vinkt opties aan of uit, ziet het totaal veranderen en tekent online. Het dossier houdt bij wat er getekend is, wat erbij kwam en wat er al gefactureerd werd. Het voorschot en de eindfactuur volgen uit die regels; hoe facturen uit je eigen software vertrekken, staat bij facturatiesoftware op maat.

• Een vaste klant, zoals een kmo die elk jaar een personeelsfeest geeft, krijgt de offerte van vorig jaar als vertrekpunt.
• Een locatie die je vaak gebruikt, komt met haar grondplan, capaciteit en vaste leveranciers.
• Opties die je vaak verkoopt, staan klaar met prijs en wat ze vragen aan ploeg en materiaal.

Wie de klant en zijn vorige evenementen wil opvolgen, heeft eigenlijk een CRM op maat nodig. De klant zelf kijkt mee via een klein klantenportaal, waar de offerte, het draaiboek en de facturen staan.

Het draaiboek is het hart van een evenement, en meestal ook de zwakste plek. Het is een document dat versie 7 heet, waarin de soundcheck nog om vier uur staat terwijl de band om half vijf komt. Wie het om negen uur 's avonds uitprint, heeft de wijziging van tien uur niet.

In de app is het draaiboek een lijst van momenten met een uur, een plaats en wie verantwoordelijk is. De projectleider wijzigt één keer en iedereen ziet het. Elke medewerker opent zijn eigen dag: waar hij moet zijn, wanneer, met wie en wat hij meebrengt. Leveranciers vinken hun levering af met een foto, zodat de projectleider ziet wat ontbreekt voor de gasten het zien.

Op een terrein zonder bereik blijft de app werken met wat er al op de gsm staat. Wat een app vraagt, en wanneer een webapp volstaat, lees je bij app laten maken.

Een evenement van 600 gasten vraagt een ploeg die je niet het hele jaar in dienst hebt: barmedewerkers, onthaal, vestiaire, opbouw en afbraak. Je belt, stuurt berichten en houdt een lijst bij van wie ja zei. Twee dagen voor het feest valt iemand uit en begint het opnieuw.

Het planbord zet per evenement de shifts klaar, per functie en per uur. Medewerkers zien de shifts in de app en schrijven zich in. Het bord telt mee: hoeveel mensen er per shift staan, wie er nog reserve is, en wie zijn uren als student al bijna op heeft. Valt iemand uit, dan gaat de vraag eerst naar de reserves die die dag vrij zijn.

Hoe een eigen personeelsplanning in het algemeen werkt, staat bij personeelsplanning software. Twijfel je nog of een spreadsheet niet volstaat, lees planning in Excel of software.

Een aanvraag komt zelden netjes binnen. Het is een mail met een datum, een ruw aantal gasten, een sfeer en een budget dat er niet staat. De eerste offerte uitwerken kost een uur, ook als de klant uiteindelijk niet boekt.

AI kan uit zo'n mail een conceptofferte maken met je eigen posten en prijzen: de locatie die past bij het aantal gasten, de opties die bij dat soort feest vaak gekozen worden, en de vragen die nog open staan. Jij leest na, past aan en stuurt. Hoe dat werkt, staat bij offertes maken met AI, en wat AI verder kan in het vak, bij AI in de horeca.

Gastenlijsten met allergieën of dieetwensen zijn persoonsgegevens, en een allergie zegt iets over iemands gezondheid. Zo'n lijst ziet alleen wie hem nodig heeft, hij wordt gewist na het evenement, en een leverancier die hem verwerkt, tekent een verwerkersovereenkomst.

Wie een evenementenbureau zoekt, zoekt op wat hij wil organiseren: een personeelsfeest, een huwelijk, een productlancering, een familiedag. Hij wil zien dat je dat al deed, hoe het eruitzag en wat het ongeveer vraagt. Een site met één pagina "Wat we doen" haalt die zoekers niet binnen.

Werkt beter: een pagina per soort evenement met foto's van echte feesten, een aanvraagformulier dat datum, aantal gasten, regio en budget vraagt, en een Google-bedrijfsprofiel met recente foto's. Reviews vraag je de week na het feest, als de klant nog enthousiast is; hoe dat vlot gaat, staat in meer Google-reviews krijgen.

Voor een eenmalig evenement met tickets volstaat vaak een landingspagina. Voor een locatie die je zelf verhuurt, werkt een site zoals bij een website voor horeca. Een website bij VBS begint vanaf 1.500 euro, en voor gevonden worden in je eigen regio is er lokale SEO.

De beste ploeg is een ploeg die al eens met je meedraaide. Wie een vaste poule heeft van studenten en flexi-jobbers die je kent, belt minder en traint minder. Die poule bouw je met een vacature op je eigen site, met drie vragen in plaats van twintig: wie je bent, welke functies je kan, welke weekends je vrij bent.

Wat je over het werk vertelt, de sfeer achter de bar, de betaling, of er vervoer is naar een terrein buiten de stad, is employer branding voor een ploeg die elk seizoen opnieuw begint.

Het statuut telt mee in de planning. Een student werkt hooguit 650 uur per jaar aan het verminderde tarief. Flexi-jobs zijn sinds 1 juli 2026 mogelijk in bijna de hele privésector en openbare sector, op een paar paritaire comités na. Voor elke medewerker doe je een Dimona-aangifte, ten laatste wanneer hij begint te werken. Het systeem houdt de uren per persoon bij en zet de aangifte klaar voor de shift begint.

Een organisator die drie bruiloften per jaar doet, heeft geen planbord voor zestig medewerkers nodig. Een bureau met een eigen materiaalpark en twintig evenementen in de zomer heeft meer nodig dan een gedeelde map. Per grootte van bureau ziet het er zo uit:

Bij eigen materiaal en locaties wordt het een platform laten bouwen. Wat zo'n traject bepaalt, staat in wat software laten ontwikkelen kost. Een traiteur die vooral eten levert op andermans feest, werkt anders; die lees je bij software voor traiteurs, en een hotel met een feestzaal bij software voor hotels.

Een evenement raakt aan regels van de gemeente, de muziekrechten en het arbeidsrecht. Dit zijn de regels die het vaakst in de software moeten zitten.

De software vraagt geen vergunning aan en beslist niets over een statuut. Ze zorgt dat de termijn zichtbaar is voor hij verstrijkt. Hoe je persoonsgegevens van gasten op je site netjes behandelt, staat in een AVG-proof website.

Dat is 425 minuten per evenement, iets meer dan zeven uur. Bij 40 evenementen per jaar komt dat op ongeveer 283 uur. Met je eigen cijfers rekenen kan met software kosten berekenen.

Een evenementenbureau als klant hebben we nog niet. Voor Plus One Fieldmarketing, dat jobstudenten inzet voor campagnes, bouwden we wel een one-pager met een aparte weg voor sollicitanten en voor opdrachtgevers, en vacatures met een knop om meteen te solliciteren. Wil je het voor je bureau bespreken, lees hoe we software op maat aanpakken of neem contact op.