Business Central koppeling: je ERP laten praten met de rest van je software

Microsoft biedt voor Business Central online een REST-API aan, versie 2.0. Volgens de documentatie op Microsoft Learn staan die API's standaard aan, en kan elke programmeertaal die REST-aanroepen doet ermee werken. Een API-koppeling op deze API is een rechtstreekse verbinding van punt tot punt: jouw systeem stuurt een verzoek, Business Central antwoordt met JSON.

Het adres heeft altijd dezelfde vorm. Je noemt de omgeving (bijvoorbeeld production of een sandbox) en daarna het bedrijf, want een omgeving kan meerdere bedrijven bevatten:

`https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/<omgeving>/api/v2.0/companies(<id>)/customers`

Op dezelfde manier vraag je `items`, `salesOrders`, `salesInvoices`, `vendors`, `journals` of `generalLedgerEntries` op. Op de pagina API Overview in Business Central zie je welke API's gepubliceerd zijn. Microsoft werkt de API maandelijks bij, dus een koppeling die je vandaag bouwt, draait over een jaar op een nieuwere versie van het pakket.

Wat de standaard-API niet doet

Een eigen veld dat jullie partner ooit aan de klantenkaart toevoegde, zit niet in de standaard-API. Microsoft schrijft letterlijk dat je een bestaande API niet kunt uitbreiden met extra velden: je kopieert de code en maakt een custom API in AL, als extensie in Business Central zelf. Dat is werk in je Business Central, en dat plan je dus samen met wie je omgeving beheert. Voor de meeste koppelingen volstaan de standaardvelden; check het wel voor je begint, niet als de eerste order zonder leveringsdatum binnenkomt.

Een koppeling die 's nachts orders ophaalt, kan niet wachten op iemand die een code van zijn gsm overtypt. Daarom werkt Business Central voor koppelingen met service-to-service-authenticatie: de OAuth 2.0 client credentials flow, aangemeld via Microsoft Entra ID (vroeger Azure Active Directory). Microsoft wijst er zelf op dat aanmelden namens een gebruiker tweestapsverificatie kan vragen, en dat zoiets een koppeling zonder toezicht blokkeert.

De opzet gebeurt in twee delen, en beide gebeuren in jouw omgeving:

1. In Entra ID registreer je een app. Je maakt een client secret aan (Entra toont die maar een keer), je geeft de app de toepassingsmachtiging API.ReadWrite.All voor Dynamics 365 Business Central, en een beheerder geeft daar toestemming voor.
2. In Business Central open je de pagina Microsoft Entra-toepassingen, maak je een kaart met de client-ID van die app, zet je de status op Ingeschakeld en ken je machtigingen toe. De omschrijving zegt wie de koppeling bouwde en waarvoor.

Die machtigingen zijn het belangrijkste deel. Een app kan de machtigingenset SUPER niet krijgen, en dat is goed: geef de koppeling alleen wat ze nodig heeft. Een webshop die orders aanmaakt, hoeft geen grootboekrekeningen te kunnen wijzigen. Het token haal je op bij login.microsoftonline.com van jouw tenant, met als scope `https://api.businesscentral.dynamics.com/.default`.

Omdat de app-registratie bij jou staat, blijf jij eigenaar van de sleutel. Stopt de samenwerking met wie de koppeling bouwde, dan trek je het secret in en is de toegang weg. Leg dat ook vast in je verwerkersovereenkomst als de bouwer persoonsgegevens van je klanten kan zien.

Business Central online deelt zijn servers met andere klanten, en Microsoft begrenst daarom wat een koppeling mag vragen. Die limieten gelden per gebruiker, en een app-registratie telt als gebruiker. Ze bepalen hoe je een koppeling bouwt die een grote import of een drukke maandag overleeft.

Drie gevolgen voor het ontwerp. Je koppeling moet een 429 netjes opvangen: even wachten en opnieuw proberen, niet meteen falen en ook niet blind herhalen. Grote ladingen verdeel je over pagina's en batches in plaats van alles in een verzoek te proppen. En draaien er meerdere koppelingen, dan geef je ze elk een eigen app-registratie, zodat de webshop de limiet van de planning niet opgebruikt. Microsoft noemt dat spreiden over meerdere gebruikers of service principals uitdrukkelijk als oplossing.

Oudere koppelingen via SOAP-webservices verdienen aandacht. Microsoft kondigt aan dat SOAP verdwijnt en raadt de API of OData aan. Een koppeling die nog op SOAP draait, is technische schuld met een vervaldatum.

Je hebt grofweg drie manieren om Business Central met een ander pakket te verbinden. Onze algemene gids over een koppeling laten maken legt die keuze uit voor elk pakket; hier gaat het over wat specifiek is aan Business Central. Geen enkele is altijd de beste; de juiste hangt af van hoe standaard je proces is en hoeveel gegevens er bewegen.

Apps voor Business Central gaan bij Microsoft door een geautomatiseerde technische controle voor ze in de Marketplace verschijnen, en ze installeren als extensie in je omgeving. Prijs en voorwaarden verschillen per app, dus vraag de leverancier wat er gebeurt bij een update van Business Central.

De connector voor Power Automate is een premium-connector. Hij werkt met triggers zoals een record dat aangemaakt, gewijzigd of verwijderd wordt, en acties zoals een record maken, zoeken of bijwerken. Microsoft schrijft er wel bij dat de connector geen collectiemeldingen verwerkt: wijzigen er meer dan 1.000 records binnen 30 seconden, dan start de flow niet. Voor een maandelijkse prijsupdate van je hele catalogus is dat een reëel risico. Wie twijfelt tussen een no-code-platform en eigen code, leest onze vergelijking Make, Zapier of n8n en het begrip low-code.

Een eigen koppeling op de API bouwen we bij VBS onder software op maat. Ze loont pas als de eerste twee routes je proces niet dragen, of als Business Central maar een van de systemen is die op elkaar moeten aansluiten.

Een koppeling is software die moet blijven draaien, ook als niemand kijkt. Het transportplatform van DA Logistics is dagelijks in gebruik door 31 gebruikers, wordt bewaakt door 1.396 geautomatiseerde tests, en een nieuwe versie gaat live in 2 tot 6 seconden, met een back-up, een snapshot en een weg terug. Voor Zuco Logistics zetten we dat platform in 57 minuten live, met een eigen server per klant, een dagelijkse back-up naar S3 en een API die alleen via CloudFront bereikbaar is.

Die gewoontes nemen we mee naar elke koppeling: tests op de randgevallen, een logboek, en een manier om terug te keren. Wil je eerst weten wat een ERP zelf kost voor je aan koppelen denkt, lees dan onze gids over ERP-kosten. Twijfel je nog tussen pakketten, dan helpen de vergelijkingen Odoo of Business Central, Exact Online of Odoo en CRM of ERP. Gaat het om Odoo, dan beschrijft de gids Odoo implementatie hoe zo'n traject verloopt. En past geen enkel pakket bij hoe je werkt, kijk dan naar ERP op maat.