Software voor vzw's die vrijwilligers zonder uitleg gebruiken

De meeste vzw's werken met wat er gratis was toen ze startten: een gedeelde spreadsheet voor de leden, een groepschat voor het rooster, een map met bonnetjes en een rekeningoverzicht dat de penningmeester in januari regel per regel doorloopt. Dat werkt tot de vereniging groeit of de penningmeester stopt.

Wat je kiest hangt af van waar de avonden naartoe gaan. Een crm op maat voor leden en schenkers is een ander project dan een vrijwilligersrooster, en vaak hoeft het eerste niet groot te zijn.

Een vrijwilliger van zeventig en een student van negentien moeten allebei hun shift vinden. Daarom bouwen we geen app voor de winkel maar een webapp die op de gsm werkt: een link in de mail, inloggen met een code per sms, en alleen wat die persoon nodig heeft. De coördinator ziet meer, het bestuur ziet de cijfers, en niemand ziet de namen van de mensen die bij de kruidenier aankopen doen.

Zo'n app kan meer dan het rooster. Een vrijwilliger fotografeert een kasblad of een bonnetje, meldt een onkost of tekent de shift af. Bij die laatste stap telt de dag voor de forfaitaire vrijwilligersvergoeding, zodat de penningmeester in december niet hoeft te reconstrueren wie hoeveel dagen kwam.

Een planning in Excel of in software is voor een vzw dezelfde keuze als voor een bedrijf, met een verschil: wie afzegt, is je niets verschuldigd. Een goed rooster vraagt daarom niet aan iedereen of er iemand kan, maar aan wie die dag als vrij opgaf, en zegt het de anderen zodra het opgelost is.

Het rooster weet ook hoeveel mensen een shift minstens nodig heeft. Twaalf kinderen in een huiswerkklas met een begeleider is een probleem dat het bord zelf ziet. En omdat elke gewerkte dag in het rooster staat, ligt de lijst voor de vrijwilligersvergoeding er al: per vrijwilliger de dagen en het bedrag, zonder rijksregisternummer, alleen leesbaar voor wie hem nodig heeft. Een personeelsplanning op maat voor betaalde krachten kan in hetzelfde systeem.

Een projectsubsidie van de stad, een werkingssubsidie van de Vlaamse overheid, een projectoproep van een fonds: elk heeft een eigen formulier en een eigen manier van verantwoorden. Het werk zit in het zoeken achteraf. Welke factuur hoort bij welk project, waar is de aanwezigheidslijst van maart, hoeveel is er nog te besteden voor het jaar om is?

We koppelen elke uitgave bij het inboeken aan een dossier. Het dossier toont het budget, wat besteed is en wat nog verantwoord moet worden, met de bewijsstukken erbij. Als het eindverslag moet, ligt de bundel klaar. Hoe je de uitgave boekt, blijft een vraag voor je boekhouder; wij zorgen dat ze terug te vinden is.

Een vzw die erkend is om giften te ontvangen, bezorgt de fiscale attesten via Belcotax-on-web, ten laatste op 1 maart van het jaar na de gift. Een attest is nodig voor elke schenker die in het kalenderjaar minstens 40 euro gaf, en sinds de giften van 2024 hoort het rijksregisternummer van de schenker erop. De schenker krijgt sinds 2025 een belastingvermindering van 30 procent.

Het werk zit in het rekeningoverzicht. Lidgeld, een terugbetaling van de kassa en een gift staan er door elkaar, en een schenker die maandelijks 5 euro geeft, komt pas aan het einde van het jaar over de grens. AI leest het overzicht, zet de giften per schenker samen, zet lidgeld apart en maakt een lijst van wie nog een rijksregisternummer moet bezorgen, met de mail klaar. De penningmeester kijkt de lijst na voor ze naar Belcotax gaat.

Wie vrijwilligerswerk zoekt, zoekt op de gemeente en op het soort werk: huiswerkbegeleiding, chauffeur, kassa. Een website die een vzw laat vinden heeft daarom een pagina per soort vrijwilligerswerk, met de tijd die het vraagt, en een aanmelding die meteen in het rooster terechtkomt. Een vzw kan bovendien gratis advertentiekrediet bij Google aanvragen; hoe dat zit, lees je in is Google Ads gratis.

Ook de giftenpagina hoort op je eigen site. Een overschrijving met een gestructureerde mededeling per actie maakt het tellen in december een stuk eenvoudiger.

Een vzw zonder personeel heeft geen ERP nodig. De vraag is welk deel van de administratie het meeste avonden kost.

Voor de laatste twee rijen bouwen we vaak een platform met rollen per werking. Wat de kosten van een crm bepaalt, staat in wat een crm kost. Een vzw die zelf een opvang of een praktijk uitbaat, heeft er een vak bij: kijk dan ook naar wat we bouwen voor kinderopvang of voor kinesisten.

De regels hieronder gelden voor elke vzw. Software doet het werk niet in jouw plaats, maar kan de gegevens bijhouden die je ervoor nodig hebt.

De grenzen voor de boekhouding gelden voor boekjaren vanaf 2024. Een ontbrekende UBO-registratie kan een administratieve boete van 250 tot 50.000 euro opleveren. Voor de fiscale kant, zoals of je vzw btw moet aanrekenen, vraag je je boekhouder.

Tel het na met je eigen cijfers. Wat een eerste module zou kosten, schat je met de rekentool voor softwarekosten.

Een vzw hebben we nog niet als klant, maar voor Business Centrum bouwden we een beheerplatform dat hun Excel vervangt, met dossiers, documenten, taken en een portaal voor hun klanten.