Software voor kinderopvang die in de leefgroep werkt, niet op het bureau

De zorg voor de kinderen is zelden het probleem. Tijd verdwijnt errond: papieren aanwezigheidslijsten overtikken voor de doorgave, ouders terugbellen over andere dagen, een invaller zoeken als een begeleider ziek is, en aan het eind van de maand uitzoeken waarom een kind twee keer of helemaal niet in de registratie staat.

Wat we niet bouwen, is een tweede registratiesysteem. De doorgave aan Opgroeien, het inkomenstarief en de facturatie horen thuis in AARON of in je pakket. Wij bouwen eromheen, en waar je pakket een koppeling toelaat, lezen we eruit of schrijven we erin. Hoe dat werkt, staat bij een koppeling laten maken.

Een kinderbegeleider heeft zelden twee handen vrij. Een app voor de leefgroep vraagt dus weinig: wie is er, wie slaapt, wat at dit kind, en een knop voor aankomst en vertrek. Opgroeien vraagt dat je het aanwezigheidsregister invult op het moment van aankomst en vertrek, nooit vooraf of achteraf. Een papieren lijst aan de deur haalt dat op een drukke ochtend zelden; een tik op de gsm die al in de hand ligt wel.

De gsm hoort bij de groep, niet bij de begeleider. Elke begeleider logt in met een eigen code en ziet alleen de kinderen van de eigen leefgroep. Zo staan er geen kinddata op privételefoons. Het hoeft geen app uit de winkel te zijn: een webapp die je op het beginscherm zet, een PWA, werkt ook zonder wifi in de slaapkamer en stuurt alles door zodra er weer verbinding is.

De dagnotitie vervangt het schriftje. Slapen, eten, verschonen en een zin over de dag; de ouder leest het bij het ophalen of 's avonds thuis. Medische zaken zoals een allergie staan in de inlichtingenfiche, niet in een notitie die drie collega's zien. Foto's zijn een aparte keuze: heeft een ouder geen toestemming voor beeld gegeven, dan laat de app bij dat kind geen foto toe. Wie ouders meer wil tonen dan een notitie, zoals een opvangplan om te tekenen, doet dat in een klantenportaal met tweestapsverificatie, niet in een WhatsApp-groep.

In een kinderdagverblijf hangt alles aan twee getallen: hoeveel kinderen er op een moment zijn, en hoeveel begeleiders. Het Vergunningsbesluit legt een kindratio op, het maximum aantal kinderen dat een begeleider op een moment mag opvangen. Een nieuwe versie van dat besluit geldt vanaf 1 januari 2027, met een nieuwe kindratio. Voor gezinsopvang zakt het maximum dan van acht naar zeven kinderen.

Een bezettingsbord kent je groepen, je opvangplannen en je ploeg. Het telt per groep en per dagdeel, en ziet een probleem voor het zich voordoet: een verlofdag op een volle donderdag, een kind dat een extra dag krijgt, een begeleider die ziek belt. Dan zoekt het in je lijst van invallers wie vrij is en de juiste kwalificatie heeft. De ratio zelf stel jij in, zodat het bord mee verandert als de regel verandert.

Hetzelfde bord toont je vrije plaatsen per startmaand, en dat is wat ouders willen weten. Twijfel je nog tussen een Excel en een bord, lees dan planning in Excel of software. Hoe we planning in het algemeen bouwen, staat bij personeelsplanning software.

Wie zwanger is, zoekt kinderopvang lang voor het kind er is. Dat gebeurt 's avonds op een gsm, met de naam van de gemeente erbij. Wat ouders dan willen weten, is altijd hetzelfde: is er plaats in de maand dat ik weer ga werken, wat kost het, wat zijn de openingsuren, en hoe stel ik mijn vraag. Een site die dat in de eerste minuut beantwoordt, haalt meer opvangvragen binnen dan een site die met een slogan opent.

In veel gemeenten loopt de opvangvraag ook via het lokaal loket kinderopvang. Je site mag daar gewoon naar verwijzen. Wat je erbij zet: een pagina met je vrije plaatsen per startmaand, zonder belofte over een wachtlijst; of je met inkomenstarief werkt of met een vrije prijs, en wat erin zit; een Google-profiel met de juiste categorie en je openingsuren. Dat laatste weegt zwaar, want ouders zoeken per gemeente, zoals uitgelegd bij lokale SEO. Wat een goede site voor een opvang bevat, staat uitgewerkt bij website voor kinderopvang. We bouwen die website vanaf 1.500 euro.

Een opvang groeit zo snel als ze begeleiders vindt, en de kindratio laat geen ruimte om met een plaats minder te draaien. Een kinderbegeleider die van werkgever wil veranderen, kijkt 's avonds op de gsm. Een formulier dat een cv als bijlage vraagt, verliest de meesten. Wij bouwen de vacature op je eigen site met drie vragen: naam en gsm-nummer, of iemand de kwalificatie van kinderbegeleider heeft of in opleiding is, en of het om vaste dagen gaat of om invallen.

De vacature zegt eerlijk wat de job is: welke leefgroep, hoeveel uur, hoe ver vooraf de planning vastligt. Invallers zijn even waardevol als vaste krachten, dus wie liever invalt, komt meteen in je lijst van invallers terecht. Wat je toont aan wie misschien voor je wil werken, heet employer branding.

Een verantwoordelijke van een opvang met veertig kinderen krijgt elke week tientallen berichten: een dag ruilen, een vakantie, een ziekmelding, een vraag over het attest inkomenstarief. Elk bericht moet in twee of drie lijsten terechtkomen. AI kan zo'n mail lezen naast je eigen bezetting en er een concept van maken: welke dag vervalt, of de gevraagde dag vrij is in de leefgroep, hoeveel respijtdagen het kind nog heeft. De verantwoordelijke keurt goed of past aan. De AI beslist niets over plaatsen en stuurt niets zelf naar ouders.

Met gegevens van kinderen bouwen we dat op een model dat in de EU draait, met een verwerkersovereenkomst en zonder dat de aanbieder iets bewaart om mee te trainen. Waarom een gewone chatbot daar niet volstaat, lees je bij is ChatGPT veilig voor bedrijven.

Een onthaalouder die alleen werkt, heeft geen planbord en geen ERP nodig. Een kinderdagverblijf met vier leefgroepen op twee locaties heeft meer nodig dan een gedeelde agenda. Dit zouden we bouwen, per grootte.

Wat de prijs van zo'n project bepaalt, lees je in software laten ontwikkelen: kosten. Je eigen cijfers probeer je in de rekentool voor softwarekosten.

Kinderopvang voor baby's en peuters in Vlaanderen valt onder het decreet van 20 april 2012 en het Vergunningsbesluit, met Opgroeien als vergunner en Zorginspectie als inspectie. Dit zijn de regels die het vaakst in de software terechtkomen, nagelezen bij de bron op 31 oktober 2026.

De software beslist niets over de zorg voor een kind en geeft geen pedagogisch advies. Ze zorgt dat de regel voor je ligt op het moment dat het telt.

Dat is 515 minuten per week, bijna achtenhalf uur. Over 47 open weken per jaar komt dat op ongeveer 403 uur. Of die uren naar de kinderen gaan, naar een verantwoordelijke die op tijd naar huis gaat of naar een extra leefgroep, beslis jij.

Een kinderopvang hebben we nog niet als klant, maar voor DA Logistics bouwden we een planbord per week dat zijn eigen conflicten oplost en een app waarin chauffeurs verlof en meldingen doorgeven in drie talen.

Wie in de zorg werkt aan huis, vindt het uitgewerkt bij software voor thuisverpleging; voor organisaties met vrijwilligers en leden is er software voor vzw's.