Software voor groothandel die weet wat er op de werf staat

Een groothandel verdient zijn marge op volume en op service. Waar het misgaat, is zelden de prijs. Het zijn de kleine dingen die tussen toog, magazijn en wagen blijven liggen: een lijst die twee keer overgetypt wordt, een tekort dat niemand doorgeeft, paletten met waarborg die nergens geboekt staan.

Geen van die momenten is groot. Samen bepalen ze of je toogverkoper aan het verkopen is of aan het zoeken. Een app voor de chauffeur is vaak het eerste stuk, omdat daar het meeste papier zit; hoe zo'n bon werkt, lees je bij de werkbon app.

Een handel in bouwmaterialen heeft zelden een voorraad. Ze heeft er drie: wat in het magazijn ligt, wat op de buitenwerf staat en wat aan de toog in het rek hangt. Daarbovenop komen gereserveerde artikels voor orders van volgende week, en paletten die bij klanten staan en terug moeten komen.

Een voorraadbeheer software op maat telt per plek en per order. Wie laadt, scant. Wat onder de bestelgrens zakt, komt als voorstel bij de inkoper, met wat al beloofd is en wat er volgende week nodig is. Een volle vracht bij de fabrikant is vaak goedkoper dan drie halve, en dat rekent het voorstel mee. Hoeveel marge er op een product blijft na transport en kraan, reken je na met de marge berekenen tool.

De paletten met waarborg verdienen een eigen regel. Wat de chauffeur meeneemt, gaat van het saldo van de klant af; wat blijft staan, komt op de volgende factuur. Dat is geen spreadsheet meer die iemand bijhoudt als hij tijd heeft.

Een aannemer kiest zijn handel op drie dingen: wat er in voorraad is, hoe snel het geleverd wordt en of iemand de telefoon opneemt. Steeds vaker begint dat bij een zoekopdracht op de gsm, op de werf, met een product en een gemeente erbij.

Daarvoor heb je een site nodig met een pagina per productgroep en per regio waar je levert, een Google-profiel met de uren van de toog en foto's van de wagen en de werf, en een formulier waarin de aannemer zijn lijst, werfadres en leverdag kwijt kan. Hoe je het profiel opzet, staat in Google Bedrijfsprofiel aanmaken; wie meer reviews wil van tevreden aannemers, leest meer Google-reviews krijgen. Een website laten maken doen we met dat formulier erin, zodat een prijsvraag meteen in de lijst van de verkoper staat.

Een goede magazijnier met heftruckattest, of een chauffeur met rijbewijs C die dagwerk wil, solliciteert niet met een cv in Word. Hij ziet je vrachtwagen voorbijrijden, kent iemand die bij je werkt, en kijkt 's avonds op zijn gsm. Daarom zetten we de vacature op je eigen site, met drie vragen die ertoe doen: je naam, of je een heftruckattest hebt, en wanneer je kan langskomen. Wie zich meldt, staat in een lijst met zijn stand.

Hoe je als werkgever zichtbaar wordt, heet employer branding. Wie eenmaal in dienst is, plan je met personeelsplanning software, zodat de vroege laadploeg en de toog elke dag bezet zijn.

Aannemers bestellen zoals het hen uitkomt: een foto van een blad uit een schrift, een mail met afkortingen, een spraakbericht vanuit de kraan. De verkoper vertaalt dat naar artikelnummers, eenheden en een leverdag. Dat werk is precies waar AI goed in is, op voorwaarde dat het uit jouw artikels en jouw prijzen kiest en dat een mens bevestigt.

Zo'n assistent leest de lijst, herkent "snelbouw 14" als het artikel dat jij verkoopt, zet de eenheid juist en stelt een order voor. De verkoper kijkt het na, past aan waar nodig en bevestigt. Twijfelt de AI, dan markeert hij de regel in plaats van te gokken. Wat er technisch achter zit, lees je bij offertes maken met AI en facturen automatisch verwerken; hoe we zoiets aanpakken, staat bij AI-automatisatie.

Niet elke handel heeft een ERP nodig. Een zelfstandige met een toog en een bestelwagen wint meer met een goede site en facturen die vanzelf via Peppol vertrekken dan met een systeem dat tien schermen heeft voor een magazijn dat hij in een oogopslag ziet.

Twijfel je tussen een standaardpakket en maatwerk, lees dan eerst Odoo of software op maat en wat een ERP kost. Vaak is een koppeling laten maken tussen wat je al hebt genoeg.

Een groothandel staat tussen fabrikant en aannemer, en krijgt regels van beide kanten. Deze drie raken het dagelijkse werk het meest.

Hoe de Belgische e-facturatie werkt, staat in e-facturatie in België; of je al op Peppol staat, zie je met de Peppol-check. Het systeem vult niets in voor de douane en tekent geen verklaring namens jou. Het zorgt dat de cijfers en documenten klaarliggen wanneer jij of je douaneagent ze nodig heeft.

Reken voor zo'n project niet op de kmo-portefeuille: het budget voor 2026 was op 15 oktober op, en de regeling stopt op 1 januari 2027. Welke steun er nog is, volgen we in subsidie digitalisering Vlaanderen.

Dat is 15,5 uur per week. Over 46 weken komt dat op 713 uur, aan 45 euro: 713 x 45 = 32.085 euro per jaar aan tijd die terug naar verkopen gaat. De retourpaletten die nu nergens geboekt staan, zitten daar nog niet in. Vul je eigen getallen in met de software kosten berekenen tool, en zet daar de prijs van het project tegenover.

Een groothandel als klant hebben we nog niet; een voorraad die per aankoop met FIFO rekent, draait wel sinds 14 september 2026 voor het brandstofdepot van Zuco Logistics.