Sectoren: schoonmaak
Software voor je schoonmaakbedrijf, gebouwd rond objecten en sleutels
Een takenblad per object op de gsm, een planbord dat om zes uur 's ochtends een vervanger vindt, en een klant die ziet dat er gepoetst is. Op maat van hoe jouw ploegen werken.
Schoonmaakwerk gebeurt als niemand kijkt
Software voor een schoonmaakbedrijf moet werken op uren dat het kantoor dicht is. Om zes uur staat iemand aan een kantoorgebouw in Kortrijk met een badge die hopelijk nog werkt. Om half negen begint de wekelijkse beurt in een praktijk in Harelbeke, 's middags zijn de traphallen in Waregem aan de beurt, en 's avonds de kleedkamers van een sporthal. De klant ziet zijn schoonmaker zelden, hij ziet alleen of de prullenbak leeg is.
Bij de meeste schoonmaakbedrijven hangt die dag aan een zaakvoerder met een gsm die om vijf uur 's ochtends al aanstaat. Het bestek per object zit in een map, de sleutels aan een bord met labels, het rooster in een Excel die alleen de planner begrijpt. Belt iemand ziek, dan begint een rij telefoontjes. Een eigen systeem zet het object centraal: wat er moet gebeuren, wie de toegang heeft, wie het gebouw kent en wie vandaag vrij is.
Takenblad, badge en aftekening op de gsm van de schoonmaakster
- Elk object heeft zijn takenbladWat er per beurt moet gebeuren, staat bij het adres. Een vervanger ziet hetzelfde blad als de vaste kracht.
- Badge en alarm per objectWelke sleutel of badge bij welk gebouw hoort en wie hem heeft, staat in het systeem in plaats van op een sleutelbord.
- De klant ziet dat het gedaan isEen aftekening en een foto per beurt beantwoorden de vraag of er gisteren wel gepoetst is.
Een voorbeeld met verzonnen klanten en adressen. Welke taken per object op het blad staan, bepaal jij.
Schoonmaakbedrijven verliezen tijd tussen de objecten
Het poetswerk zelf loopt meestal goed. Wat geld kost, zit ernaast: het takenblad dat de vervanger niet kent, de sleutel die in de verkeerde wagen ligt, de klant die mailt dat het vergaderzaaltje vergeten is en niemand die kan aantonen dat het wel gedaan werd.
| Moment | Zo loopt het vaak | Met een eigen systeem |
|---|---|---|
| Een nieuw object binnen | Een bestek in Word, mondeling uitgelegd aan de schoonmaker | Een takenblad per object met frequenties, foto's van de ruimtes en de toegang |
| Toegang | Een sleutelbord op kantoor, codes in een schriftje | Per object welke badge of sleutel, wie hem heeft en sinds wanneer |
| Ziekmelding om vijf uur | Bellen tot iemand opneemt | Het bord toont wie het object kent, vrij is en nog uren heeft |
| De beurt zelf | Niemand weet of ze gebeurd is | Start en einde, een foto en een aftekening per beurt |
| Klacht van de klant | Discussie zonder bewijs | Het takenblad en de foto van die dag liggen klaar |
| Uren per object | Op vrijdag uit briefjes overtypen | Uren per object en per medewerker, klaar voor het sociaal secretariaat |
De uren die een schoonmaker per object presteert, horen in een tijdsregistratie app op maat. Het takenblad met foto en aftekening werkt zoals een werkbon app, alleen herhaalt het zich elke week op hetzelfde adres. En de klanten zelf, met hun contract, hun objecten en hun contactpersoon, passen in een CRM op maat dat rond gebouwen is opgezet in plaats van rond verkoopkansen.
Ziekmelding om 05:40, vervanger om 05:42
Ziekmelding om 05:40
Nadia meldt zich dinsdag om 05:40 ziek. Het kantoor aan de Doorniksewijk in Kortrijk moet om 08:00 klaar zijn.
Het bord stelt Ilse voor: ze kent het object, heeft er een badge voor en zit dinsdag nog onder haar contracturen.
Vervanger ingepland: Ilse neemt Kortrijk over
Verzonnen medewerkers en objecten, alleen ter illustratie. Of het bord rekening houdt met badges, talen of contracturen, kies je zelf.
Planningsoftware voor schoonmaak die vaste objecten respecteert
Een planning in de schoonmaak lijkt op het eerste zicht eenvoudig: elke week dezelfde mensen op dezelfde adressen. Het wordt lastig bij alles wat afwijkt. Een oplevering na een verbouwing die drie dagen een ploeg vraagt. Een tapijtbehandeling per kwartaal. Een schoonmaakster die van een deeltijds contract naar voltijds gaat. Een klant die zijn uren verschuift naar na zes uur.
In een Excel moet de planner dat allemaal in zijn hoofd houden. Een planbord op maat weet per persoon hoeveel uren het contract telt, welke objecten ze kent, wie een rijbewijs heeft voor de verre objecten en wie niet op woensdagnamiddag kan. Bij een ziekmelding zoekt het eerst onder de mensen die het object al kennen, dan onder wie in de buurt werkt. De planner kiest. Hoe zo'n bord voor ploegen en diensten in het algemeen werkt, lees je bij personeelsplanning software op maat. Twijfel je nog of je de stap uit Excel moet zetten, lees dan planning in Excel of in software.
Kantoormanagers zoeken een schoonmaakbedrijf in hun gemeente
Een nieuw contract begint bijna altijd met een zoekopdracht. Een kantoormanager in Harelbeke of een syndicus in Waregem tikt schoonmaakbedrijf en de naam van de gemeente in, en belt de eerste drie namen die er betrouwbaar uitzien. Wie dan niet op de kaart staat, doet niet mee.
Dat vraagt een site met een pagina per soort werk, zoals kantoren, praktijken, traphallen en oplevering na werken, en een Google-bedrijfsprofiel met recente foto's. Reviews van vaste klanten wegen zwaar, want een gebouwbeheerder wil weten of je komt opdagen. Hoe je die zonder gedoe vraagt, staat in meer Google-reviews krijgen. Wat er op een site voor jouw vak moet staan, werken we uit op website voor een schoonmaakbedrijf, en het gevonden worden per gemeente is het werk van lokale SEO.
Het formulier maakt het verschil. Vraag naar de oppervlakte, het ritme, het uur en hoe je binnenkomt. Dan kan je met een plaatsbezoek beginnen in plaats van met drie telefoontjes.
Plaatsbezoek uit een zoekopdracht in Kortrijk
Nieuwe aanvraag
Kantoor van 320 m², twee keer per week na 18 uur, sleutel via een kluisje
Pieter, Harelbeke, gisteren 16:52
- Een pagina per soort werk: kantoren, praktijken, oplevering
- Reviews van vaste klanten op je Google-profiel
- Een formulier dat vraagt naar oppervlakte, ritme en toegang
Bedrijfsnamen, sterren en de aanvraag zijn verzonnen voor dit voorbeeld.
Schoonmakers vinden die blijven
Het tekort aan schoonmaakpersoneel is voor veel zaakvoerders een groter probleem dan het tekort aan klanten. Wie solliciteert, doet dat vaak op een gsm, soms in een tweede taal, en haakt af bij een formulier van drie pagina's. Een vacature op je eigen site met drie korte vragen, in de talen die jouw mensen spreken, haalt meer kandidaten binnen dan een advertentie die naar een cv vraagt.
Daarna telt wat een kandidaat ziet: vaste objecten, betaalde verplaatsingen tussen de adressen, een rooster dat een week vooraf vastligt. Hoe je dat als werkgever vertelt, heet employer branding. Voor het voorselecteren en inplannen van gesprekken kan AI helpen, zoals we uitleggen bij AI voor HR. Werk je met uitzendkrachten als buffer, kijk dan ook naar wat we voor uitzendbureaus bouwen.
Solliciteren voor avondwerk in drie stappen
Verzonnen kandidaten. De vragen in het formulier kies je zelf, ook in welke talen het verschijnt.
Notities van een plaatsbezoek als eerste bestek
Een verzonnen plaatsbezoek. De AI rekent met jouw normtijden per m², een mens beslist wat er vertrekt.
Bestekken schrijven met AI en jouw normtijden
Na een plaatsbezoek ligt er een blad met notities: oppervlakte, aantal toiletten, soort vloer, het gewenste ritme. Daar 's avonds een bestek van maken, met taken per frequentie en een geschatte tijd per beurt, kost een uur. AI kan dat voorwerk doen met jouw eigen normtijden per vierkante meter en per soort ruimte.
Het blijft een voorstel. De planner kijkt na of de tijd klopt voor dat gebouw, zet de prijs en beslist wat vertrekt. Een AI die zelf offertes verstuurt, bouwen we niet. Hoe dat voorwerk in de praktijk loopt, lees je bij offertes maken met AI.
Schoonmaakbedrijf klein of groot: wat je nodig hebt
Een zelfstandige met vijf vaste klanten heeft geen ERP nodig. Een bedrijf met vijftig schoonmakers over veertig objecten wel meer dan een gedeelde agenda. Dit is wat we per grootte zouden voorstellen.
| Grootte | Wat je nodig hebt | Wat je (nog) niet nodig hebt |
|---|---|---|
| Zelfstandige | Een site met aanvraagformulier, een Google-profiel, een takenblad per klant en facturen via Peppol | Een ploegrooster, prikklokken op locatie, een klantenportaal |
| Ploeg van vijf | Een planbord per week, een takenblad per object, badges en sleutels in het systeem | Een eigen loonmodule, een klantenportaal |
| Kmo van 20 tot 50 | Vervangers op basis van objectkennis, uren per object naar het sociaal secretariaat, Checkin at Work bij de start van de beurt | Een standaardpakket met modules die je nooit opent |
| Groter bedrijf | Contracten met frequenties en indexering, een klantenportaal met beurten en klachten, koppelingen met boekhouding en loon | Een tweede systeem naast het eerste |
Vanaf een twintigtal mensen gaan de vragen over aankoop van producten, materiaal per wagen en contracten; dan schuift het richting ERP op maat. Het verschil tussen beide lees je in CRM of ERP.
Schoonmaakregels die in elk object meespelen
Schoonmaak lijkt een vak zonder papierwerk, tot een inspectie of een klant naar bewijs vraagt. Dit zijn de regels die het vaakst in je systeem moeten zitten.
| Situatie | Wat de regel vraagt | Wat de software doet |
|---|---|---|
| Schoonmaak op een werkplek onder een aangifte van werken | Iedereen die er schoonmaakt of onderhoudt, registreert IN en UIT via Checkin at Work, ook zelfstandigen, helpers en uitzendkrachten | De registratie staat als eerste stap van de beurt, het bord toont wie ze mist |
| Werken op hoogte | Een ladder als werkpost alleen waar veiliger materiaal niet verantwoord is, collectieve bescherming gaat voor persoonlijke | Per object staat welk materiaal mee moet, zoals een rolsteiger of hoogwerker |
| Schoonmaak in onderaanneming | De sector kent een hoofdelijke aansprakelijkheid voor loon: wie uitbesteedt, kan aangesproken worden voor loon dat de onderaannemer niet betaalt | Per onderaannemer een dossier met contract, contactpersoon en de objecten waar die werkt |
| Inhoudingsplicht 30bis | Geldt voor werken in onroerende staat en voor bewaking, gewone schoonmaak valt er niet onder | Geen inhouding op je schoonmaakfacturen, wel een aparte soort opdracht als je ook bouwwerk doet |
| Dienstencheques bij particulieren | Een erkenning van het Departement Werk en Sociale Economie, met een waarborg van 25.000 euro | Dienstenchequewerk apart gepland van je bedrijfscontracten |
| Facturen aan bedrijven | Elektronisch via Peppol sinds 1 januari 2026, met oplopende boetes van 1.500, 3.000 en 5.000 euro | Facturen per object of per maand gaan via Peppol de deur uit |
De software registreert niets in jouw plaats bij de overheid. Ze zorgt dat de stap op het juiste moment op het scherm staat. Hoe elektronisch factureren werkt, lees je in e-facturatie in België en Peppol-registratie. Begin je pas, dan staat het opstarten zelf in een schoonmaakbedrijf starten.
Schoonmaakuren omgerekend naar euro
| Taak per week | Excel, sleutelbord en gsm | Een eigen systeem |
|---|---|---|
| Ziekmeldingen opvangen, 40 minuten per melding | 2 uur | 0,5 uur |
| Uren per object overtypen voor het sociaal secretariaat | 3 uur | 0,5 uur |
| Klachten nagaan, 15 minuten per klacht | 1,25 uur | 0,25 uur |
| Sleutels en badges zoeken en nagaan | 1 uur | 0,25 uur |
| Samen | 7,25 uur | 1,5 uur |
Dat is 5,75 uur per week, over 46 weken 264,5 uur. Aan 45 euro: 264,5 x 45 = 11.902,50 euro per jaar. Stel daarnaast dat je door foto's en aftekeningen een object per jaar niet verliest na een discussie over een overgeslagen beurt: 12 x 600 = 7.200 euro. Samen 19.102,50 euro in dit voorbeeld. Vul je eigen getallen in en de uitkomst schuift. Wat zo'n traject bepaalt, staat in wat software laten ontwikkelen kost. Rekende je op de kmo-portefeuille: die stopt op 1 januari 2027, meer daarover in subsidie voor digitalisering in Vlaanderen.
Schoonmaakondernemers vragen ons vaak hetzelfde
Moet ik mijn sociaal secretariaat of boekhoudpakket vervangen? Nee. Uren per object en per medewerker gaan naar je sociaal secretariaat, facturen naar het pakket van je boekhouder of via Peppol. Wat we bouwen, sluit daarop aan via een koppeling.
Werkt het voor schoonmakers die weinig Nederlands lezen? Ja, als we het zo opzetten. Het takenblad kan iconen en foto's per ruimte tonen, en de app kan in meerdere talen. Dat beslissen we bij het begin, samen met jou.
Kan mijn klant zelf zien wanneer er gepoetst is? Ja. Een klant kan per beurt de aftekening en de foto's zien, en een klacht melden bij het juiste object. Werk je ook met glazenwassers of bewaking in hetzelfde gebouw, dan lees je wat we voor glazenwassers en bewakingsfirma's maken.
Schoonmaaksoftware begint met een gewone week
- Een gesprek over je objectenHoe komt een contract binnen, wie plant, hoe gaan sleutels rond, wat gebeurt er bij een ziekmelding om vijf uur? We kijken naar een echte week, niet naar een lijst functies.
- Een vaste prijs per projectWe kiezen samen het stuk dat je de meeste uren kost en geven daar een vaste prijs voor. Vanaf 1.500 euro heb je een site met aanvraagformulier, en software prijzen we zodra de omvang duidelijk is.
- Een ploeg poetst er eerst meeEen planner en een paar schoonmakers werken met de eerste versie op echte objecten. Wat niet past, passen we aan voor de rest volgt. Code en data blijven van jou.
Schoonmaakbedrijven hebben we nog niet als klant, maar een planbord dat botsingen toont en zelf een oplossing voorstelt, draait sinds juli 2026 elke dag bij DA Logistics, en wat we op maat bouwen, lees je bij software op maat.
Software op maat
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen het platform waar je bedrijf elke dag op draait: je Excel, je mails en je papieren in een systeem dat doet wat jullie doen.
- Eerst je werk in kaart, dan een vaste prijs
- Schermen voor kantoor, klant en onderweg
- Hosting, back-ups en beveiliging in eigen beheer op AWS
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Software op maat.
Je objecten, sleutels en rooster op een plek?
Vertel ons hoe een week bij jou loopt, van de eerste beurt om zes uur tot de laatste kleedkamer. We tonen waar we zouden beginnen.
Liever meteen contact?