Erkenning koeltechnicus: wie wat mag doen aan een koelcircuit

Een erkenning koeltechnicus is in Vlaanderen verplicht voor wie werkt aan een vaste installatie met gefluoreerde broeikasgassen. Dat zijn niet alleen koelcellen en diepvriezers in de industrie en de horeca. Ook een airco, een warmtepomp en de koelunit van een vrachtwagen vallen eronder. Een installateur die warmtepompen plaatst, heeft dus technici met een erkenning nodig, en een bedrijf dat zelf erkend is.

Deze gids is geschreven voor de zaakvoerder van een installatiebedrijf. Wat de regels van de technieker vragen, staat in de eerste helft. In de tweede helft lees je wat ze betekenen voor je ploeg, je planning en je administratie.

Wie een erkenning als koeltechnicus nodig heeft

De erkenning is nodig voor bijna alles wat aan het koelcircuit gebeurt:

• een installatie plaatsen of in dienst nemen;
• onderhoud en herstellingen;
• een installatie buiten dienst stellen;
• een lekdichtheidscontrole uitvoeren;
• het koelmiddel terugwinnen.

Wie alleen de waterzijde van een lucht-waterwarmtepomp aansluit of een binnenunit ophangt zonder het circuit te openen, raakt het koelmiddel niet. Voor de koppeling met de buitenunit, het vacuüm trekken en het vullen heb je wel een erkende technieker nodig. Een technieker die zonder registratie werkt, mag geen enkele van die handelingen doen, ook niet met een geldig certificaat op zak.

Vier categorieën op het Europese certificaat

De erkenning hoort bij een natuurlijk persoon. Ze steunt op een Europees certificaat, dat de technieker haalt via een examen bij een erkend opleidingscentrum. De categorie op dat certificaat bepaalt wat hij mag doen.

Voor een installateur die vooral woningen doet, lijkt categorie II genoeg: een split-airco of een kleine lucht-waterwarmtepomp zit vaak onder de 3 kg. Een grotere warmtepomp, een cascade of een koelinstallatie in een winkel kan erboven zitten. Kijk dus naar het typeplaatje voor je iemand stuurt, en kies voor wie de ruimste opdrachten krijgt categorie I.

Registreren via Mijn VLAREL-erkenning

Met het certificaat alleen ben je er niet. De technieker registreert zich bij de Vlaamse overheid via Mijn VLAREL-erkenning, met zijn eID. Pas na die registratie mag hij aan het werk.

Is het certificaat op het moment van de registratie ouder dan 5 jaar, dan legt de technieker eerst een actualisatie-examen af bij een erkend opleidingscentrum. Dat geldt bijvoorbeeld voor iemand die jaren geleden zijn certificaat haalde, daarna ander werk deed en nu terugkomt.

Erkende koeltechnici betalen een jaarlijkse retributie. Voor 2026 is dat 36 euro, en het bedrag wordt elk jaar geïndexeerd. Wie niet betaalt, wordt geschorst, en na 30 dagen vervalt de erkenning.

Elke 5 jaar een herhalingsexamen

De erkenning geldt voor onbepaalde duur, op een voorwaarde: om de 5 jaar slaagt de technieker voor een herhalingsexamen bij een erkend opleidingscentrum. De uiterste datum staat op zijn certificaat of op de lijst van erkende technici.

Dat klinkt ver weg, maar in een ploeg van acht technici valt er gemiddeld elk jaar meer dan een examen. Wie die datums in het hoofd van de zaakvoerder bewaart, ontdekt een vervallen examen pas als iemand ernaar vraagt. Op dat moment mag de technieker niet meer aan het circuit, en schuift elke opdracht met koelmiddel naar een collega.

Het koeltechnisch bedrijf naast de technieker

Een bedrijf dat koelinstallaties of warmtepompen plaatst, onderhoudt of herstelt, heeft een eigen erkenning als koeltechnisch bedrijf nodig. De voorwaarden:

Gefluoreerde koelmiddelen worden alleen verkocht aan erkende bedrijven. Wie een fles koelmiddel bij de groothandel haalt, moet dus een erkend bedrijf zijn. Hoe je die flessen per bestelwagen en per werf bijhoudt, lees je bij voorraadbeheer software.

Wie in je ploeg wat mag doen

In een klein bedrijf weet iedereen wie wat mag. Vanaf vijf of zes technici wordt dat lastiger, zeker met nieuwe mensen, interimkrachten of een onderaannemer erbij. Dan helpt een eenvoudige lijst per persoon: welke categorie, sinds wanneer, wanneer het volgende herhalingsexamen valt, en of de registratie actief is.

Die lijst hoort niet in een losse map, maar in de planning. Wie een opdracht inplant, ziet dan meteen of de technieker de juiste categorie heeft voor de installatie, en of zijn examen nog geldig is op de dag van de opdracht. Een personeelsplanning met vaardigheden per persoon doet precies dat. Hoe een planning in Excel en in software verschilt, staat in planning in Excel of software.

Het logboek bij elke installatie

Zowel de technieker als het bedrijf houden een logboek bij. Daarin staat per installatie welk werk er gebeurde, hoeveel koelmiddel er bijgevuld of teruggewonnen werd, en de resultaten van de lekcontroles. Na elke bijvulling gaat het bedrijf na of het relatieve lekverlies onder het maximum blijft. Hoe vaak een installatie een lekcontrole nodig heeft, hangt af van haar grootte: lees de regels na voor elk type installatie dat je onderhoudt.

Op papier raakt zo'n logboek verspreid over bestelwagens. Op een werkbon op de gsm vult de technieker het in op de werf: de hoeveelheid koelmiddel, de foto van het typeplaatje en de meetwaarden. Het kantoor ziet het meteen, en bij een controle of een vraag van de klant vind je de geschiedenis van een installatie in een keer terug. Voor bedrijven met veel onderhoudscontracten is dat het hart van software voor onderhoudsbedrijven.

Herhalingsexamens in je planning

De goedkoopste oplossing is een datumveld per technieker met een melding drie maanden voor de uiterste datum. Dan is er tijd om een examen te boeken buiten de drukke periode. Voor een installateur van warmtepompen is dat het voorjaar of de late zomer, niet de eerste koude weken.

In software ziet dat er zo uit:

• elke technieker heeft zijn categorie, zijn registratie en de datum van zijn volgende herhalingsexamen in zijn fiche;
• de planning waarschuwt als je een opdracht met koelmiddel toewijst aan iemand zonder geldige categorie;
• drie maanden voor de datum krijgt de zaakvoerder een melding, en het examen komt als afwezigheid in de planning;
• het logboek per installatie hangt aan de werkbon, met de technieker die het werk deed.

Dat kan in een pakket dat je koopt, of in software op maat die de planning, de werkbon en het logboek in een keer bijhoudt. Wat dat kost, lees je in software laten ontwikkelen: kosten.

Onderaannemers en interimkrachten

Veel installateurs laten de koppeling van de buitenunit of de inbedrijfstelling over aan een onderaannemer. Dat mag, maar het werk aan het circuit blijft werk dat een erkende technieker van een erkend bedrijf moet doen. Vraag daarom voor de eerste opdracht het nummer van zijn erkenning en dat van zijn bedrijf, met de categorie en de datum van zijn herhalingsexamen, en bewaar ze in het dossier van de installatie.

Voor een interimkracht geldt hetzelfde. Een goede technieker met een verlopen examen mag op die dag leidingen leggen en een binnenunit ophangen, maar het koelmiddel niet aanraken. Wie dat in de planning ziet voor hij iemand stuurt, voorkomt een tweede rit naar dezelfde klant. Het logboek vermeldt wie het werk deed, ook als het een externe technieker was, zodat je bij een controle niet moet zoeken.

De erkenning naast RESCert en de premie

Voor een warmtepomp staan er twee attesten naast elkaar. De erkenning als koeltechnicus gaat over het werken met koelmiddel. Het RESCert-certificaat gaat over het correct ontwerpen en plaatsen van een warmtepomp, en is nodig als de klant premie voor zijn warmtepomp wil. Wat RESCert vraagt, staat in onze gids over RESCert. Een technieker kan het ene hebben zonder het andere, dus hoort ook dat in zijn fiche.

Je erkenning laten zien aan klanten

Een klant die een warmtepomp of airco laat plaatsen, vraagt zelden naar de erkenning. Wie ze wel toont, met de categorie en het aantal erkende technici, valt op naast de installateur die het niet doet. Zet ze op de pagina per toestel en bij het offerteformulier. Voor vacatures werkt het ook omgekeerd: een technieker met categorie I kiest een bedrijf dat examens en opleiding mee plant, zie employer branding.

We bouwen zulke sites via website laten maken, vanaf 1.500 euro. Hoe planning, werkbon en site samenhangen voor een installateur van warmtepompen en airco, staat op onze pagina over HVAC software. Als voorbeeld van software die vaste datums bewaakt: voor Business Centrum bouwden we een beheerplatform.