Sectoren: warmtepompen en airco
HVAC software voor wie warmtepompen en airco plaatst
Een werkbon die het logboek invult, een planbord dat weet wie koeltechnicus is, en een dossier per woning dat de klant naar zijn premie brengt. Gebouwd rond hoe jouw ploeg werkt.
Warmtepompen, airco en een gsm die niet stilvalt
HVAC software begint bij een donderdag in oktober. Om half acht een onderhoudsbeurt in Geel, om kwart voor tien een lucht-waterwarmtepomp inregelen in Kasterlee, na de middag een buitenunit van een airco die in storing staat. Ondertussen belt een klant die wil weten of hij nog premie krijgt, en vraagt kantoor wie de 1,8 kg R32 van gisteren in het logboek zette.
Bij veel installateurs zit dat verspreid over een agenda, een Excel met onderhoudscontracten, een map met warmteverliesberekeningen en de WhatsApp van de zaakvoerder. Software hvac op maat zet het bij elkaar: een werkbon op de gsm, een planbord voor de ploeg, een dossier per woning en een site die de juiste aanvragen brengt. Hieronder staat per nood wat we zouden bouwen, welke regels het vak meebrengt en hoeveel systeem bij jouw grootte past.
Inregelen met de werkbon open op de gsm
- De foto's gaan mee naar de premieTypeplaatje, buitenunit en factuur staan bij het adres, zodat de klant zijn Mijn VerbouwPremie meteen kan aanvragen.
- Het logboek hoort bij het toestelKoelmiddel, hoeveelheid en elke ingreep staan bij de installatie, ook als een collega volgend jaar het onderhoud doet.
- Kantoor factureert dezelfde dagUren, materiaal en meerwerk staan klaar voor de factuur, niemand typt de werkbon over.
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen adressen. Jij kiest welke velden een werkbon heeft.
Waar een warmtepompbedrijf uren verliest
Een warmtepomp plaatsen is vakwerk. Het geld lekt weg in wat errond hangt: de foto van het typeplaatje die niemand nam, het logboek dat pas op vrijdag wordt ingevuld, de klant die drie keer belt over zijn premie.
| Moment | Zo gaat het vaak | Met een eigen systeem |
|---|---|---|
| Aanvraag | Een telefoon tijdens het werk, een briefje in de bestelwagen | Een formulier met bouwjaar, verbruik en foto's van de ketel en de radiatoren |
| Plaatsbezoek | Notities op papier, later overgetypt in de berekening | Metingen per ruimte op de gsm, klaar voor de warmteverliesberekening |
| Offerte | 's Avonds, uit een oude offerte gekopieerd | Opgebouwd uit je eigen toestellen, met label en aanvoertemperatuur erbij |
| Plaatsing en inregeling | Koelmiddel en druktest op een losse bon | De bon vult het logboek van de installatie aan |
| Premie en btw | De klant zoekt zelf welke papieren hij nodig heeft | Foto's, label en factuur in een dossier dat de klant kan openen |
| Onderhoud | Een Excel met datums die niemand opvolgt | Elk contract plant zichzelf in en de klant kiest een moment |
Wat een technieker op de bon invult en waarom, lees je bij werkbon app op maat. De uren per opdracht horen bij tijdsregistratie app op maat, de buitenunits, leidingen en koelmiddelflessen in je magazijn bij voorraadbeheer software.
Een bodem-waterproject in zes fasen
De klant volgt mee via een link
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen en bedragen. Jij kiest de fasen van je projecten.
Een crm voor hvac draait om de woning
Een gewone CRM denkt in verkoopkansen. Een crm hvac denkt in installaties: een adres met een toestel, een koelmiddel, een vulling in kilogram, een stooklijn, een onderhoudscontract en een garantie. Daarom bouwen we het dossier rond de woning. Wie volgend jaar het onderhoud doet, opent het adres en ziet wat er geplaatst is, hoe het is ingeregeld en wat er in het logboek staat.
Voor een warmtepomp loopt het dossier van plaatsbezoek tot premie. De warmteverliesberekening, de offerte met productlabel, het boorverslag bij bodem-water, de eindfactuur en de foto's zitten op een plek. De klant krijgt een link en ziet waar zijn project staat, zonder te bellen. Hoe zo'n link voor klanten werkt, staat bij klantenportaal laten maken; de basis is een CRM op maat voor jouw vak.
Plaats je ook zonnepanelen of laadpalen, dan horen die in hetzelfde dossier. Wat dat vak aan regels meebrengt, lees je bij software voor zonnepanelen en software voor elektriciens.
Een planbord dat de herhalingsexamens kent
Het bord ziet een probleem
Bram staat donderdag op een airco in Mol, maar zijn herhalingsexamen koeltechniek is over datum.
Het bord stelt Jens voor, die zijn examen in maart aflegde, en zet Bram op het plaatsbezoek dat nog wachtte.
Opgelost: Jens neemt de airco
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen. Jij kiest welke certificaten het bord bewaakt.
Hvac planning software moet meer weten dan wie vrij is. Aan een toestel met F-gassen werkt alleen een erkende koeltechnicus, en die erkenning vraagt om de vijf jaar een herhalingsexamen. Een gasketel onderhouden vraagt een andere erkenning dan een stookolieketel. Een plaatsing van bodem-water hangt af van de boorploeg, een lucht-waterpomp van de levering van de buffervaten.
Het bord houdt daar rekening mee. Een opdracht met koelmiddel gaat alleen naar wie een geldig certificaat heeft, en de datum van het volgende examen staat bij de technieker. In de winter schuiven storingen voor; in het voorjaar en najaar vult het bord de dagen met onderhoud uit de contracten. Hoe je die stap zet vanuit Excel, staat in planning in Excel of software; wie werkt in welke week, hoort bij personeelsplanning software. Wat de erkenning precies vraagt, lees je in onze gids over de erkenning als koeltechnicus.
Herentals zoekt een warmtepomp
Nieuwe aanvraag
Woning uit 1986, gasketel van 2008, verbruik 1.900 m³ per jaar, vloerverwarming beneden
Hanne, Herentals, vandaag 20:47
- Een pagina per toestel en per gemeente waar je plaatst
- Een Google-profiel met foto's van echte plaatsingen
- Een formulier dat vraagt wat je voor het plaatsbezoek nodig hebt
Voorbeeld met verzonnen bedrijven en reviews.
Aanvragen uit je eigen gemeenten
Een installateur werkt binnen een straal van een halfuur rijden. Wie in Herentals of Olen "warmtepomp", "airco plaatsen" of "onderhoud warmtepomp" zoekt, moet jouw naam zien, met reviews en een knop om een plaatsbezoek te vragen.
Daar horen drie dingen bij. Een site met een pagina per toestel dat je echt wil plaatsen: lucht-water, bodem-water, lucht-lucht en onderhoud. Een Google-profiel met foto's van echte plaatsingen en recente reviews; hoe je dat opzet, staat in Google Bedrijfsprofiel aanmaken en meer Google-reviews krijgen. En een formulier dat vraagt wat jij nodig hebt voor het plaatsbezoek: bouwjaar, isolatie, verbruik, vloerverwarming of radiatoren.
De meeste vragen van klanten gaan over geld: hoeveel premie, welk btw-tarief. Wie dat helder op zijn site uitlegt, krijgt betere aanvragen. Wat er in 2026 geldt, staat in onze gidsen over de premie voor warmtepomp en airco en de btw op een warmtepomp.
We bouwen zo'n site via website laten maken, vanaf 1.500 euro. Gevonden worden in je eigen gemeenten is lokale SEO.
Een technieker met certificaat vinden
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen. Jij kiest wat je vraagt.
Wie in België "website hvac" intikt, is vaak geen klant maar iemand die werk zoekt in de sector. Dat zegt veel: techniekers kijken naar bedrijven, en een goede vacaturepagina op je eigen site werkt dan beter dan een advertentie die na een maand verdwijnt. We bouwen ze met een paar vragen die ertoe doen: heeft hij een certificaat koeltechniek, welke categorie, wanneer kan hij praten. Een schoolverlater zonder certificaat is ook welkom als je de opleiding betaalt; zeg dat dan op de pagina. Wat je als werkgever laat zien, heet employer branding.
Een mail met foto's als voorbereiding op het plaatsbezoek
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen. De AI bereidt voor op basis van je eigen werkwijze, jij beslist.
AI rekent geen warmtepomp uit. Ze bereidt voor wat jij anders 's avonds uit een mail haalt: het bouwjaar, het verbruik, welke ruimtes radiatoren hebben, of er een foto van de plek voor de buitenunit bij zit. Uit je eigen toestellen en prijslijst zet ze een eerste opbouw van de offerte klaar; jij rekent na, past aan en verstuurt. Mails over storingen, offertes en leveringen komen elk in hun lijst met een voorstel van antwoord dat een mens goedkeurt. Hoe dat werkt, lees je bij offertes maken met AI en AI voor installateurs.
Hoeveel systeem een installatiebedrijf nodig heeft
Een zelfstandige die airco's plaatst heeft geen ERP nodig. Een bedrijf met dertig techniekers en duizend contracten wel meer dan een werkbon.
| Grootte | Wat je nodig hebt | Wat je (nog) niet nodig hebt |
|---|---|---|
| Zelfstandige | Een site met aanvraagformulier, een Google-profiel, een werkbon die het logboek invult en een factuur maakt | Een planbord, rollen en rechten, een ERP |
| Ploeg van vijf | Werkbon, planbord met erkenningen, dossier per woning, onderhoudscontracten die zichzelf inplannen | Aankoopbeheer, een eigen magazijnmodule |
| Kmo van 20 tot 50 | Planbord over meerdere ploegen, voorraad per bestelwagen, contracten met vaste prijzen, koppeling met je boekhouding | Een groot pakket waarvan je de helft niet gebruikt |
| Groter bedrijf | Projecten voor bouwheren en studiebureaus, nacalculatie, onderaannemers, een klantenportaal per gebouw | Een tweede systeem naast het eerste |
Vanaf twintig mensen gaat de vraag vaak over aankoop en marge per project; dan schuift het richting ERP op maat. Het verschil lees je in CRM of ERP. Doe je ook sanitair en centrale verwarming, dan is software voor installateurs de bredere pagina; draait je zaak vooral op contracten, lees dan software voor onderhoudsbedrijven.
Koeltechniek, premie en btw in een tabel
Een HVAC-bedrijf werkt met regels die zijn klanten niet kennen en die jij moet kunnen tonen. Dit zijn de regels die het vaakst in je dossiers horen.
| Onderwerp | Wat de regel vraagt | Wat de software doet |
|---|---|---|
| Werken aan airco of warmtepomp met F-gassen | Een erkenning als koeltechnicus op basis van een Europees certificaat, categorie I tot IV, met een herhalingsexamen om de 5 jaar | Opdrachten met koelmiddel gaan alleen naar wie een geldig certificaat heeft |
| Het bedrijf | Een erkenning als koeltechnisch bedrijf, met minstens een erkende technicus; F-gassen worden alleen aan erkende bedrijven verkocht | De erkenning en de technici staan in het systeem, met hun datums |
| Logboek | De technicus vult het logboek van de installatie aan bij elke ingreep | De werkbon schrijft koelmiddel, hoeveelheid en controle in het logboek |
| Mijn VerbouwPremie warmtepomp | Plaatsing of validatie door een installateur met RESCert-certificaat, een eindfactuur van minstens 1.000 euro zonder btw, afgifte op hoogstens 55 °C | Het dossier vraagt label, foto's en factuur voor de klant aanvraagt |
| Lucht-lucht met premie | Actieve koeling onomkeerbaar uitgeschakeld, tenzij het de enige centrale verwarming is in een volledig fossielvrije woning | Een vaste vraag op de werkbon van een lucht-luchtplaatsing |
| Btw op een warmtepomp | 6 % voor particulieren op facturen van 2026 tot en met 2030, hybride systemen uitgesloten; de vermelding staat op de factuur | De factuur zet het tarief en de vermelding |
| Onderhoud centrale verwarming | Stookolie jaarlijks, gas om de twee jaar, door een erkend technicus | Een herinnering per contract, naar de technicus met de juiste erkenning |
De software keurt niets en vraagt niets aan in jouw plaats. Ze zorgt dat jij en je klant de termijn zien. Wie de premie wil aanvragen, heeft een RESCert-installateur nodig; wat dat certificaat inhoudt, staat in onze gids over RESCert.
Wat onderhoud oplevert in uren en euro
| Taak per jaar | Bellen, papier en Excel | Een eigen systeem |
|---|---|---|
| Onderhoud inplannen, 12 minuten tegen 3 minuten per contract | 120 uur | 30 uur |
| Werkbon en logboek overtypen, 10 minuten tegen 2 minuten per bon | 160 uur | 32 uur |
| Papieren voor de premie verzamelen, 45 minuten tegen 15 minuten per plaatsing | 60 uur | 20 uur |
| Samen | 340 uur | 82 uur |
Dat is 258 uur per jaar. Aan 55 euro: 258 x 55 = 14.190 euro. Daar komen de contracten bij die stilvallen omdat niemand belde. Stel dat 30 van de 600 klanten zo afhaken, aan 150 euro per beurt: 30 x 150 = 4.500 euro. Samen 18.690 euro per jaar in dit voorbeeld. Bij jou kan het meer of minder zijn; tel je eigen bonnen en contracten. Wat een traject in het algemeen bepaalt, staat in wat software laten ontwikkelen kost.
Starten buiten het stookseizoen
- Week 1Een gesprek over je jaarHoe komt werk binnen, wie plant de onderhoudsbeurten, wat schrijft de technieker op, wanneer wordt er gefactureerd? We kijken naar je drukste en je stilste maand.
- Week 2Een vaste prijs per projectWe kiezen samen waar je het meeste tijd verliest en geven een vaste prijs voor dat stuk. Een site met aanvraagformulier begint vanaf 1.500 euro; software krijgt een prijs na het gesprek.
- DaarnaEen ploeg werkt er eerst meeEen technieker en de planner gebruiken de eerste versie op echte opdrachten, liefst voor het stookseizoen begint. Wat niet klopt, passen we aan voor de rest volgt. Je bezit de code en de data.
Twijfels van installateurs van warmtepompen
Kan het systeem het logboek van een installatie bijhouden?
Ja. Elke werkbon met koelmiddel schrijft de soort, de hoeveelheid en de controle bij de installatie. Bij het volgende onderhoud ziet de technieker de hele geschiedenis op zijn gsm.
Ziet het planbord wanneer een herhalingsexamen vervalt?
Ja, als we de datum per technieker invullen. Het bord waarschuwt op voorhand en stuurt een opdracht met koelmiddel niet naar wie geen geldig certificaat heeft.
Kan mijn klant zelf zijn premiedossier volgen?
Ja. De klant krijgt een link naar zijn dossier met de factuur, het label en de foto's die hij nodig heeft voor Mijn VerbouwPremie. De aanvraag zelf doet hij of zijn gemachtigde.
Werkt het met mijn warmteverliesberekening?
We bouwen geen rekenprogramma na. Het dossier bewaart je berekening en neemt de metingen van het plaatsbezoek mee, zodat je ze niet overtypt.
Moet ik mijn boekhoudpakket vervangen?
Nee. Klanten, artikels en facturen gaan naar het pakket van je boekhouder, of via Peppol. Hoe dat werkt, lees je in Peppol-registratie.
Wat kost hvac software op maat?
Je betaalt voor wat je eerst wil: een werkbon, een planbord, een dossier of een site. Na een gesprek krijg je een vaste prijs per project. Een site begint vanaf 1.500 euro. Plan een gesprek.
Software op maat
Hoe VBS een warmtepompbedrijf helpt
We bouwen de onderhoudscontracten, de logboeken en het premiedossier in een systeem rond jouw manier van werken, met een vaste prijs per project na een eerste gesprek. Hoe dat verloopt, lees je bij software op maat.
Een HVAC-bedrijf als klant hebben we nog niet; dossiers, taken, documenten en een klantenportaal in een eigen platform bouwden we wel voor Business Centrum.
Je contracten, logboeken en premies op een plek?
Vertel ons hoe een seizoen bij jou loopt. We tonen waar we zouden beginnen en wat het je zou opleveren.
Liever meteen contact?