Onderhoudsbedrijven
Software voor onderhoudsbedrijven die de volgende beurt zelf plant
Een systeem waarin elk onderhoudscontract zijn eigen beurt klaarzet, en de werkbon het attest en de factuur maakt.
Waarom software voor onderhoudsbedrijven om de volgende beurt draait
Software voor onderhoudsbedrijven draait om een ding: dat elke beurt uit een contract ook echt gebeurt, op tijd, en gefactureerd wordt. Een technisch onderhoudsbedrijf in Vlaanderen heeft honderden of duizenden ketels, warmtepompen en airco's in zijn zorg, elk met een eigen ritme.
Vandaag hangt dat ritme vaak aan een Excel met vervaldata, een agenda en een collega die weet welke klanten je in september belt. Valt die collega uit, of loopt het najaar vol met storingen, dan schuift een beurt een maand op, en nog een. De klant merkt het pas als zijn ketel stilvalt. Jij merkt het aan omzet die er niet is, en aan een planning die in oktober overloopt en in mei leeg staat.
Een eigen systeem draait dat om. Het contract weet wanneer de volgende beurt valt, nodigt de klant uit om een moment te kiezen, zet de opdracht bij de technieker met de juiste erkenning, en sluit af met werkbon, attest en factuur. Daarna staat de volgende beurt alweer klaar. Zo wordt onderhoudssoftware geen extra lijst, maar de motor van je bedrijf.
De cycli die elk toestel meebrengt
Een onderhoudscontract is pas goed als het de cyclus kent die bij het toestel hoort. Voor centrale verwarming legt Vlaanderen die cyclus vast; voor de andere toestellen spreek je hem af met je klant. Dit zijn de regels die in je contracten moeten zitten.
| Toestel of werk | Wat de regel vraagt | Wat het contract doet |
|---|---|---|
| Cv-ketel op stookolie of vaste brandstof, vanaf 20 kW | Elk jaar een onderhoudsbeurt door een erkende technicus | Zet elke twaalf maanden een beurt klaar |
| Cv-ketel op gas, vanaf 20 kW | Om de twee jaar een onderhoudsbeurt door een erkende technicus | Zet om de 24 maanden een beurt klaar, of vaker als de klant dat wil |
| Een beurt die later valt | Tot 3 maanden uitstel mag, maar de volgende beurt telt vanaf de oorspronkelijke datum | Rekent de volgende beurt vanaf de vervaldag, niet vanaf het bezoek |
| Na een beurt op gas of stookolie | Een reinigings- en een verbrandingsattest met naam, handtekening en erkenningsnummer; de technicus registreert de beurt binnen de maand, de eigenaar ziet ze in zijn Woningpas | Maakt het attest uit de werkbon en toont wat nog geregistreerd moet worden |
| De klant | Bewaart minstens de laatste 2 attesten | Houdt elk attest bij per toestel, ook als de klant het kwijt is |
| Nieuwe of gewijzigde cv-installatie | Keuring voor de ingebruikname, ook buiten woningen | Opent het onderhoudscontract pas als de keuring erin zit |
| Warmtepomp of airco met F-gassen | Werk door een erkende koeltechnicus, op basis van een Europees certificaat (categorie I tot IV), met een bijscholingsexamen om de 5 jaar | Plant alleen techniekers met een geldige erkenning in |
| Je techniekers op ketels | Erkenning als technicus vloeibare brandstof of gasvormige brandstof GI en GII, met bijscholing om de 5 jaar | Toont per technieker welke erkenning wanneer vervalt |
| Verwarmingsaudit | Sinds 1 juli 2024 niet meer verplicht | Geen herinneringen meer voor oude audits |
Voor een warmtepomp of een airco leg je de cyclus vast in het contract zelf. Dat is meteen het verschil met veel pakketten: in een eigen systeem is de cyclus een veld per toestel, met een prijs per soort beurt, en geen vaste instelling voor al je klanten. Wat dit per vak vraagt, lees je op hvac software voor warmtepompen en airco, en op software voor loodgieters voor sanitair en cv. Doe je naast onderhoud ook plaatsingen en herstellingen, dan staat het bredere systeem op software voor installateurs.
Een toestel met zijn hele geschiedenis
De klant volgt mee via een link
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen en bedragen. Jij kiest de fasen van je projecten.
Het jaar van een onderhoudscontract
Zo loopt een contract door het systeem, zonder dat iemand een vervaldag moet onthouden.
- Het contract kent zijn toestelMerk, type, brandstof, vermogen, plaats in de woning, de laatste beurt, de cyclus en de prijs. De klantenkant is in feite een CRM op maat met toestellen erbij, zodat je bij elke oproep ziet wat er staat en wat er gebeurde.
- Zes weken voor de vervaldagDe klant krijgt een mail of sms met een link en kiest zelf een moment uit de vrije plekken van de technieker in zijn regio. Hoe zo een keuze uit je eigen agenda werkt, lees je op boekingssysteem op je website. Wie niet reageert, komt na een week op de belijst van kantoor.
- Het bord groepeert per gemeenteDe planner ziet de beurten per gemeente en per week, naast de dringende herstellingen, en alleen de techniekers met de juiste erkenning. Zo rijdt een technieker op een dag vijf adressen in dezelfde buurt af in plaats van kriskras door de provincie. Meer over plannen met je ploeg op personeelsplanning software.
- De werkbon ter plaatseOp de gsm: wat gedaan is, de meetwaarden, het materiaal uit je eigen lijst, foto's en de handtekening van de klant. Wat een goede bon vastlegt, staat op werkbon app op maat; voor sanitair en cv in detail op werkbon loodgieter.
- Attest, registratie en factuurHet attest komt uit de bon, de registratie staat in een lijst met haar termijn van een maand, en de factuur vertrekt per beurt of per contractjaar naar je boekhoudpakket of via Peppol. Hoe dat laatste stuk werkt, lees je op facturatie software op maat.
- De volgende beurt staat al klaarHet systeem rekent de volgende beurt vanaf de vervaldag en zet ze in de wachtrij. De klant ziet zijn toestellen, attesten en volgende afspraak in een eigen omgeving, als je dat wil: zie klantenportaal maken.
Wie gaat waar in de drukke weken
Spoed op dinsdag
Dinsdag om 10:00 lekt een leiding in een keuken in Zele. Nele is het dichtst, maar staat dan op een cv-onderhoud in Berlare.
Het onderhoud mag een paar dagen wachten, het lek niet. Het bord zet Nele op het lek en het onderhoud op donderdag; de klant in Berlare krijgt een sms.
Opgelost: Onderhoud naar donderdag
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen en adressen. Jij kiest welke regels het bord bewaakt.
Achthonderd contracten en vier techniekers, doorgerekend
Eerst het aantal beurten. De 500 gasketels om de twee jaar geven 250 beurten per jaar, de 200 stookolieketels elk jaar 200, de 100 warmtepompen 100. Samen 550 beurten, gemiddeld 12 per week.
| Taak per week | Excel en agenda | Eigen systeem |
|---|---|---|
| Vervaldata opzoeken en klanten bellen voor 12 beurten | 3 uur | 0,5 uur |
| Afspraken verzetten en opnieuw inplannen | 2 uur | 0,5 uur |
| Werkbonnen overtypen en factureren | 4 uur | 0,5 uur |
| Attesten opbergen en registraties opvolgen | 1,5 uur | 0,5 uur |
| Samen | 10,5 uur | 2 uur |
Dat is 8,5 uur per week, over 46 weken 391 uur. Aan 45 euro per uur: 391 x 45 = 17.595 euro per jaar. Dan de beurten die vandaag tussen de plooien vallen. Stel dat 5 procent van de 550 beurten een jaar niet gebeurt: 27 beurten, aan een aangenomen marge van 80 euro per beurt is dat 2.160 euro. Samen 19.755 euro per jaar, nog zonder de herstellingen die een klant bij je laat doen omdat je er toch was.
Wat de bouw kost, hangt af van je soorten contracten, je techniekers en de koppelingen; VBS geeft een vaste prijs per project na een gesprek. Wat een eigen traject bepaalt, lees je in wat software laten ontwikkelen kost, en de afweging zelf in software bouwen of kopen.
Welke grootte welk systeem vraagt
Niet elk onderhoudsbedrijf heeft eigen software nodig. Een eerlijke indeling naar grootte:
- Kies een agenda met herinneringen alsje zelfstandig bent met een paar honderd klanten. Een goed pakket of zelfs een gedeelde agenda volstaat; een ERP is te zwaar. Wat je wel wint, is een site waarop klanten zelf een beurt aanvragen: een website laten maken begint vanaf 1.500 euro.
- Kies een pakket alsje met een ploeg van vijf werkt zoals het pakket denkt: een soort contract, een regio, weinig koppelingen. Vergelijk dan eerst Odoo alternatief en Teamleader alternatief.
- Kies een eigen systeem alsje met 20 tot 50 mensen werkt, met meerdere ploegen, regio's, erkenningen en soorten contracten, of als je klanten hun toestellen en attesten online willen zien. Dan loont software op maat, te beginnen met de contracten en de werkbon.
- Kies een koppeling alsje groter bent en al een ERP hebt dat de boekhouding en de aankoop goed doet. Dan bouwen we de onderhoudsplanning ernaast en laten we beide praten: zie koppeling laten maken.
Je contracten staan vandaag in Excel? Dat is het gewone vertrekpunt. Hoe zo een overstap verloopt, zonder dat je een seizoen verliest, staat in van Excel naar een eigen platform.
Wat onderhoudsbedrijven ons vragen
Kan een klant zelf een moment kiezen voor zijn onderhoud?
Ja. Hij krijgt een link en kiest uit de vrije plekken van de techniekers die in zijn regio werken. Wie geen moment kiest, komt op een lijst om te bellen, zodat de beurt niet stil verdwijnt.
Wat gebeurt er als een klant zijn beurt uitstelt?
Het systeem houdt de oorspronkelijke vervaldag vast. Voor een cv-ketel mag een beurt tot 3 maanden later, maar de volgende telt vanaf de oorspronkelijke datum; het contract rekent zo, en kantoor ziet welke beurten tegen die grens aan lopen.
Doet de software de registratie van het onderhoud voor ons?
De registratie blijft de verantwoordelijkheid van je erkende technicus. Het systeem zet de gegevens van de beurt klaar en toont wat nog geregistreerd moet worden binnen de maand, zodat niets blijft liggen.
Werkt het ook voor warmtepompen en airco?
Ja. Je legt de cyclus per contract vast, en het systeem plant alleen techniekers in met een geldige erkenning als koeltechnicus. Wat een warmtepompbedrijf er nog bij nodig heeft, zoals de premiedossiers, staat op hvac software.
Wat kost software voor onderhoudsbedrijven?
Dat hangt af van je soorten contracten, het aantal techniekers en de koppelingen. Je krijgt een vaste prijs na een gesprek, te beginnen bij wat je de meeste tijd kost. Zet je wensen eerst op papier met het lastenboek voor software.
Software op maat
Hoe VBS onderhoudsbedrijven helpt
Een onderhoudsbedrijf als klant hebben we nog niet. Het beheerplatform met klantenportaal en Excel-import van Business Centrum werkt zoals een contractenbestand, en dossiers met vervaldata die elke dag opgevolgd worden, draaien in het platform van DA Logistics. Hoe we zulke software bouwen, staat bij software op maat.
Hoeveel beurten schuiven er dit jaar op?
Toon ons hoe je contracten nu bijhoudt. We tonen je waar we zouden beginnen en wat het per jaar oplevert.
Liever meteen contact?