Software voor fitness die leden, lessen en betalingen zelf bijhoudt

De tijd lekt niet weg in de les zelf. Hij lekt aan de rand: aan de balie, in de mailbox en 's avonds aan de keukentafel, waar iemand de domiciliëringen van de maand naloopt.

Wat we niet bouwen, zijn de poortjes en de kassa zelf. Die bestaan, ze werken, en een draaihek is hardware. We koppelen eraan: het toegangssysteem vraagt aan onze software of iemand binnen mag, en de kassa krijgt de verkopen door. Hoe zo'n koppeling werkt met een systeem dat je al hebt, lees je bij koppeling laten maken.

Een club verkoopt zelden één ding. Er is het maandabonnement met domiciliëring, de beurtenkaart van tien voor wie onregelmatig komt, het jaarabonnement met korting, het studententarief, de personal training in pakketten van vijf of tien, en soms een abonnement dat de werkgever betaalt. Een standaardpakket kent er meestal een paar. De rest zit in notities.

In een eigen systeem is elk product een regel met een looptijd, een prijs, een opzegtermijn en wat het lid ermee mag: welke lessen, welke uren, welke vestiging. Daaruit volgt de rest vanzelf. Het toegangssysteem weet of een badge of QR-code vandaag binnen mag. De app weet welke lessen iemand kan boeken. De coach ziet bij personal training hoeveel sessies er nog op het pakket staan.

• Pauzerenzonder dat de looptijd verloren gaat, bijvoorbeeld bij een blessure of zwangerschap, met de nieuwe einddatum erbij.
• Overstappenvan een beurtenkaart naar een abonnement, met de resterende beurten verrekend.
• Een werkgeverdie voor zijn mensen betaalt, met een factuur per maand in plaats van een domiciliëring per lid.

Voor de leden zelf hoort daar een plek bij waar ze hun abonnement, facturen en boekingen zien. Dat is een klein klantenportaal, of een app op de gsm als je club dat waard is; wat een app vraagt, staat bij app laten maken.

In bijna elke club zitten dezelfde drie lessen altijd vol en blijven andere halfleeg. Een lid dat annuleert, laat een plaats vrij die niemand ziet. Het planbord lost dat op met regels die jij kiest: wie annuleert tot drie uur voor de les, geeft de plaats terug en de eerste op de wachtlijst krijgt een bericht. Wie twee keer niet komt opdagen zonder te annuleren, kan een week niet vooraf boeken.

Het bord kijkt ook naar het rooster van je coaches. Een groepslesgever die ziek is, ruilt in de app met een collega, en de leden die geboekt hadden, krijgen het bericht met de nieuwe naam. Staat er een les drie weken op rij vol met een lange wachtlijst, dan stelt het bord een extra les voor op een uur waarop zaal en coach vrij zijn.

Het rooster van je personeel zelf, met de onthaalshifts en de uren van de coaches, is een vak apart. Hoe dat in een eigen planning gaat, lees je bij personeelsplanning software. Lessen die mensen online vastleggen, werken zoals een boekingssysteem op je website, met plaatsen in plaats van kamers.

Iemand die een fitness zoekt, zoekt dicht bij huis of het werk. Hij kijkt op de kaart, leest de reviews en opent twee of drie sites. Wat hij daar wil zien, is concreet: welke lessen, op welke uren, wat het kost, en of hij eerst eens mag proberen.

Dat vraagt een site met een pagina per les en per soort abonnement, een lesrooster dat uit het systeem komt in plaats van een pdf, en een Google-bedrijfsprofiel met de juiste openingsuren en foto's van de zalen. Reviews vraag je na de derde of vierde les, niet bij de inschrijving; hoe dat zonder gezeur gaat, staat in meer Google-reviews krijgen.

De site zelf is een eigen verhaal, met eigen keuzes over prijzen tonen, proeflessen en de regels voor cookies en foto's van leden. Dat werken we uit op de pagina over een website voor je fitnessstudio. Een website bij VBS begint vanaf 1.500 euro, en voor gevonden worden in je eigen gemeente is er lokale SEO.

Een club groeit zo snel als ze coaches vindt voor de uren die leden willen: vroeg in de ochtend, over de middag en de avonden. Veel groepslesgevers geven les in bijberoep of als zelfstandige, studenten lichamelijke opvoeding doen er een paar uur bij. Ze zoeken op hun gsm, 's avonds, en haken af bij een formulier van twintig velden.

Een vacature op je eigen site met drie vragen werkt beter: naam en nummer, welke lessen je geeft, welke avonden je kan. De reacties komen in een lijst, met een proefles als volgende stap. Wat je over je club vertelt, het rooster, de sfeer en de vrijheid om lessen te ruilen, is employer branding in het klein.

Pas wel het statuut aan bij wie je aanwerft. Voor een flexi-job of een student doe je een Dimona-aangifte ten laatste wanneer de persoon begint, en een student werkt hooguit 650 uur per jaar aan het verminderde tarief. Het systeem kan die uren bijhouden, zodat je het niet in december ontdekt.

Na een intake zit de informatie in het hoofd van de coach: de stijve rug, de twee ochtenden per week, de angst voor gewichten. Daar een schema en een welkomstmail van maken, kost twintig minuten die er zelden zijn. Dus krijgt het nieuwe lid een standaardschema, en precies in de eerste maanden haken mensen af.

AI kan een concept maken uit vier ingesproken zinnen: een startschema met de lessen die passen, een mail met het rooster en hoe de badge werkt. De coach leest na en past aan. Dezelfde aanpak werkt voor antwoorden op vragen die elke week terugkomen, zoals hoe pauzeren werkt of tot wanneer een beurtenkaart geldig is. Dat kan een eigen assistent zijn die alleen je eigen regels kent; hoe dat gaat, staat bij een eigen ChatGPT maken.

Gezondheidsinformatie uit een intake is gevoelig. Een blessure of een zwangerschap is een gezondheidsgegeven onder de AVG. Zulke notities blijven in de EU, alleen de coach ziet ze, en de leverancier van het AI-model tekent een verwerkersovereenkomst.

Een personal trainer zonder zaal heeft geen ledenadministratie nodig. Een keten met vijf vestigingen heeft meer nodig dan een boekingsmodule. Van een studio tot een keten groeit het zo mee:

Bij meerdere vestigingen wordt het een platform laten bouwen. Wil je weten wat zo'n traject bepaalt, lees wat software laten ontwikkelen kost. Wie vooral leads en leden wil opvolgen, leest meer over een CRM op maat. Een kinesitherapiepraktijk met een oefenzaal werkt anders; die staat bij software voor kinesisten.

Een fitnessclub sluit elke dag contracten met consumenten, int geld via de bank en filmt vaak de zaal. Dit zijn de regels die het vaakst in de software moeten zitten.

De software beslist niets over een contract. Ze zorgt dat jij en het lid de termijn zien op het moment dat hij telt. Hoe je dezelfde regels op je site netjes toont, met cookies en een privacyverklaring, staat in een AVG-proof website.

Dat is 295 minuten per week, bijna vijf uur. Over 48 weken is dat 236 uur, ongeveer zes weken voltijds werk aan de balie. Wat je daarmee doet, extra lessen of een avond vrij, kies je zelf. Met je eigen cijfers rekenen kan met software kosten berekenen.

Een fitnessclub als klant hebben we nog niet. Een boekingsformulier met een beschikbaarheidskalender en een klein beheerpaneel bouwden we wel voor Villa Lidia. Wil je het voor je club bespreken, lees hoe we software op maat aanpakken of neem contact op.