Software voor je schoonheidssalon die de intake al kent voor de klant op de tafel ligt

Een schoonheidsspecialiste verliest weinig tijd aan de behandeling zelf. Het lekt ervoor en erna: aan de telefoon, aan de balie, bij het opzoeken van een fiche en 's avonds als de planning van morgen moet schuiven.

Niet elk van die momenten vraagt om software. Een zelfstandige aan huis met een vaste kring doet het prima met online boeken en een goede intake. Hoe meer cabines en collega's, hoe meer het bord en de pakketten opbrengen.

De intake is het belangrijkste papier in een instituut, en vaak het slechtst bewaarde. Zwangerschap, medicatie, allergieën, een huid die gevoelig is, een retinolkuur: wat een klant invult bepaalt welke behandeling kan en welke niet. Wie dat bij elke nieuwe behandeling opnieuw vraagt en noteert, werkt veiliger en sneller.

In de intake die we bouwen vult de klant de vragen thuis in, via een link in de bevestiging van haar afspraak. Jij kiest de vragen per behandeling: voor harsen andere dan voor een peeling. De antwoorden staan op de fiche voor ze binnenkomt, met de datum waarop ze bevestigd zijn. Bij de volgende behandeling vraagt de app of er iets veranderd is, in plaats van alles opnieuw.

Wat je over klanten bijhoudt, hoort in je privacyverklaring. Wie de gegevens voor jou bewaart, tekent een verwerkersovereenkomst, wij ook. Meer over de regels voor je site staat in onze gids over een website die GDPR-proof is.

Een intake van twintig vragen lees je niet tussen twee klanten door. AI kan de antwoorden samenvatten tot een korte notitie voor wie behandelt: welke behandeling past, waar je op let, wat je deze keer beter niet doet. Gebruikt iemand retinol, dan staat er dat een peeling niet kan. Is ze allergisch voor parfum, dan staat er welke producten je vermijdt.

De AI beslist niets. Ze stelt voor, de schoonheidsspecialiste leest en kiest. Hetzelfde werkt voor de vragen die 's avonds binnenkomen via Instagram of het contactformulier: hoeveel kost een gelaatsverzorging, kan ik zaterdag, mag ik harsen als ik zwanger ben? De AI schrijft een concept met de juiste duur uit je prijslijst en een vrij uur uit de agenda, en jij verstuurt het. Wat we bouwen leest alleen je eigen gegevens. Meer in AI-klantenservice en AI-automatisatie.

Een pakket van zes beurten harsen, een abonnement op een maandelijkse gelaatsverzorging, een cadeaubon van 80 euro: een instituut verkoopt veel vooraf. Dat geld staat al op je rekening, de beurten nog in je agenda. Software houdt bij wat er openstaat.

• Een pakket telt af bij elke beurt en toont tot wanneer het geldig is, op de fiche en in de bevestiging aan de klant.
• Een cadeaubon krijgt een code en een einddatum die de koper bij de aankoop ziet. Online verkocht gaat hij meteen per mail naar wie hem krijgt.
• Een klantenkaart spaart per bezoek of per euro, en zet een beloning klaar zonder kartonnen kaartjes.
• De kassa rekent behandeling, producten en bon in een keer af, en toont wat er na betaling nog op de bon staat.

Betalen gebeurt met je gewone betaalterminal of online bij het boeken. Welke betaalmethodes je klanten verwachten, lees je in onze gids over betaalmethodes in Europa. Hoe een boekingsmodule met duur per behandeling werkt, staat op onze pagina over een boekingssysteem voor je website.

In een instituut is de cabine even schaars als de schoonheidsspecialiste. Een massage vraagt de grote cabine, een gelaatsverzorging de stoel met de lamp, een manicure de nagelhoek. Het bord dat we bouwen plant mensen en ruimtes samen: een afspraak krijgt pas een uur als er een collega en een cabine vrij zijn.

Dat helpt vooral bij groepen. Een vrijgezellenfeest of een moeder met drie dochters wil tegelijk, of vlak na elkaar. Het bord zoekt het eerste uur waarop genoeg mensen en plaatsen vrij zijn, en stelt dat voor. Wie op dinsdag les volgt of op woensdag thuis is, staat er niet op ingepland.

Een rooster dat nu in een Excel-blad zit, gaat meestal mee in het bord. Zie planning in Excel of software en personeelsplanning op maat.

Mensen zoeken zelden alleen op schoonheidssalon. Ze typen gelaatsverzorging gevoelige huid Gent, benen harsen Ledeberg, gellak Melle. Een instituut met een pagina per behandeling, met de duur, een vanafprijs en wat de klant mag verwachten, scoort op die zoekopdrachten beter dan een site met de prijslijst als pdf.

De kaart weegt even zwaar. Een Google-bedrijfsprofiel met de juiste categorie, je openingsuren, foto's van je cabines en reviews die blijven komen. Een link die klanten meteen naar je reviews brengt kan in elke bevestiging, en meer staat in onze gids om meer Google-reviews te krijgen. Voor het geheel aan zoekwerk is er lokale SEO; Instagram blijft je etalage, en social media beheer houdt die gevuld zonder dat je elke avond post.

Cadeaubonnen verkopen het best in december en rond Moederdag. Wie ze online verkoopt, met een mooie mail die de koper kan doorsturen, haalt die verkoop ook binnen als het instituut dicht is.

Een schoonheidssalon is in Vlaanderen licht geregeld, maar een paar regels horen in het systeem.

De regels voor laser en IPL zijn in België niet eenduidig; vraag daarover raad bij je federatie voor je ze online aanbiedt.

Goede schoonheidsspecialistes zoeken werk zoals klanten een instituut zoeken: op de gsm, 's avonds, op Instagram en via de school waar ze hun opleiding volgden. Een sollicitatie die om een cv vraagt verliest hen. Wie goed werkt toont dat met foto's, dus vragen we een link naar haar werk, een gsm-nummer en wanneer je mag bellen. Een proefdag komt in hetzelfde bord als je afspraken. Hoe je als werkgever gevonden wordt, lees je bij employer branding.

Een zelfstandige aan huis heeft geen cabinebord nodig. Een instituut met een nagelstudio en twee vestigingen heeft meer nodig dan een agenda.

Wat je al gebruikt blijft verbonden via een koppeling: je boekhouding, je betaalterminal of het pakket dat je wil houden. Een webshop voor je verzorgingsproducten kan erbij; hoe we die bouwen staat bij webshop laten maken.

Samen 220 minuten, bijna vier uur per week. Software haalt niet alles weg: sommige klanten blijven bellen. Wat overblijft is ruim een extra behandeling per specialiste per week. Reken je eigen geval na met de software-kostencalculator of lees wat software laten ontwikkelen kost.

Voor een schoonheidssalon bouwden we nog niet; wel boekingskalenders met live beschikbaarheid voor Villa Lidia en No.4 Lange Ast, en een agenda per cabine werkt op dezelfde manier.