Sectoren: verzekeringsmakelaars
Software verzekeringsmakelaar, gebouwd rond schade, vervaldagen en je beheerpakket
Je beheerpakket houdt polissen, premies en de link met de maatschappijen bij. Wij bouwen wat het aan je ploeg overlaat: de behoefteanalyse bij de klant thuis, een schadedossier dat de klant zelf volgt, offertes naast elkaar en een mailbox die om 9 uur gesorteerd is.
Een makelaarskantoor draait op schade, vervaldagen en vertrouwen
Een kantoor dat zoekt naar software verzekeringsmakelaar heeft bijna altijd al een beheerpakket. Daarin staan de polissen, de premies, de commissies en de uitwisseling met de maatschappijen. Het knelt zelden in dat pakket zelf. Het knelt ernaast: in de mailbox waar schade binnenkomt, in de Excel met vervaldagen en opzeggingen, in de behoefteanalyse die op papier blijft, en aan de telefoon bij de klant die wil weten waar zijn dossier staat.
Wij vervangen je beheerpakket niet. We bouwen wat errond ontbreekt, op maat van een kantoor met twee, tien of veertig mensen, en we koppelen aan wat je pakket openzet. Hieronder per nood wat dat wordt, per grootte van kantoor wat volstaat, en welke regels van de FSMA en de IDD erin moeten zitten.
Waar de dag op een makelaarskantoor knelt
Een makelaar verdient zijn brood met advies en met schade die goed afloopt. De tijd lekt weg in het werk errond. Zo ziet een gewone donderdag eruit op een kantoor met vier mensen.
| Moment | Wat er gebeurt | Waar het knelt |
|---|---|---|
| 8u30 | Schademeldingen na een stormnacht, per mail, telefoon en WhatsApp | Aangiftes in drie kanalen, en dezelfde klant belt twee keer |
| 10u00 | Behoefteanalyse bij een klant thuis | Notities op papier, 's avonds overtypen; de analyse belandt niet bij het dossier |
| 13u30 | Offertes opvragen bij drie maatschappijen | Elk extranet heeft zijn eigen formulier, vergelijken gebeurt in Excel |
| 15u00 | Vervaldagen en premievervaldagberichten opvolgen | Onbetaalde premies en opzeggingen op een lijst die niemand bijhoudt |
| 16u30 | Schadedossiers opvolgen met expert en hersteller | De klant weet niet wat nog ontbreekt en belt opnieuw |
| Doorlopend | Bijscholing, klachten en GDPR | Uren per medewerker in een apart bestand, vragen van klanten over hun gegevens in de algemene mailbox |
Niets daarvan is groot. Samen kost het elke week uren die niet naar advies gaan. Het risico zit in wat vergeten wordt: een opzegging die te laat vertrekt, of een analyse die je niet terugvindt als er discussie komt over een schade.
De dag van de makelaar op de gsm, met de behoefteanalyse die openstaat
- De analyse staat in het dossier, niet in een mailWat de klant vroeg, wat je adviseerde en waarom: het blijft bewaard bij de klant, ook als er later schade is.
- De schade van vanmorgen loopt doorDe aangifte vertrok naar de maatschappij. De app toont welke documenten nog ontbreken en wanneer de expert komt.
- Gegevens blijven op het kantoorDe gsm toont de afspraak en de fiche. Foto's en documenten gaan rechtstreeks naar het dossier, niet naar de fotorol van het toestel.
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen namen en afspraken. Jij kiest wat de fiche toont.
De behoefteanalyse bij de klant thuis, meteen in het dossier
Sinds de IDD stel je voor elk contract de verlangens en behoeften van de klant vast, en bij advies leg je uit waarom een product past. Op veel kantoren gebeurt dat op een formulier dat later wordt ingescand, of in een Word-bestand op de gedeelde schijf. Dat werkt tot er schade is en iemand vraagt wat de klant destijds vroeg.
Op de gsm of tablet vul je de analyse in bij de klant thuis. Ze komt in het dossier met datum, handtekening en de informatiedocumenten die je bezorgde. Je collega ziet ze meteen, en je beheerpakket krijgt de polis zoals altijd. Dat past in een CRM op maat dat opvolging en offertes bijhoudt, zonder de polisadministratie dubbel te doen. Wat zo'n CRM kost, lees je in de gids over CRM-kosten.
Een schadedossier dat de klant zelf kan volgen
Na een stormnacht komen tientallen meldingen tegelijk binnen. Elke klant wil hetzelfde weten: is mijn aangifte vertrokken, wanneer komt de expert, wat moet ik nog bezorgen. Elk telefoontje daarover kost vijf minuten die de schadebeheerder niet aan het dossier zelf besteedt.
In een klantenportaal ziet de klant de stappen van zijn schade, laadt hij foto's en offertes zelf op en weet hij welk document nog ontbreekt. Mails met de expert en de maatschappij blijven in het dossier, niet in de mailbox van wie die week toevallig opvolgt. Zet je beheerpakket gegevens open, dan koppelen we eraan, zodat niemand een schade twee keer intikt.
Een waterschade in vijf stappen, met de schatting tegenover het voorschot
De klant ziet de stappen en welke documenten nog ontbreken via een beveiligde link. Mails met de expert en de maatschappij blijven in het dossier.
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met een verzonnen klant en bedragen.
Drie offertes naast de behoefteanalyse gelegd
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met verzonnen maatschappijen en premies. De AI vergelijkt, een mens adviseert. Klantgegevens blijven binnen de omgeving van het kantoor.
Offertes vergelijken en de mailbox sorteren met AI
Een makelaar is niet gebonden aan een maatschappij, en dat is precies het werk: dezelfde woning bij drie verzekeraars aanvragen en de voorwaarden naast elkaar leggen. AI leest veertig pagina's polisvoorwaarden en toont waar een offerte afwijkt van wat de klant in de analyse vroeg. Het advies blijft van jou.
Hetzelfde werkt voor de mailbox. Schademeldingen, een vraag om een attest, een opzegging en een adreswijziging komen door elkaar binnen. Een AI die berichten sorteert zet de schade bovenaan en stelt een antwoord voor, een medewerker beslist. Met een eigen AI-assistent op je eigen documenten blijft klantinformatie binnen je omgeving. Leg wel vast wie wat mag, zoals de gids over AI-beleid en de AI Act uitlegt.
Gevonden worden als makelaar in je eigen gemeente
Een gezin dat een huis koopt of een zelfstandige die start, tikt 'verzekeringsmakelaar' en zijn gemeente in. De drie kantoren op de kaart krijgen de klik. Een Google-bedrijfsprofiel met uren en foto's, reviews van klanten en lokale SEO bepalen wie dat is.
Daarna neemt de website het over: een pagina voor gezinnen, een voor zelfstandigen en een voor bedrijven, je FSMA-gegevens en je klachtenregeling, en een aanvraag die vraagt wat je voor een offerte nodig hebt. Wie zelf een kantoor opent, vindt de stappen in onze gids verzekeringsmakelaar worden.
Een zoekopdracht in Lier die een vraag tot offerte wordt
Vraag tot offerte
Nieuwe woning, brand en familiale, sleutel op 15 december
Sofie, Koningshooikt, gisteren 21:10
- Een pagina per soort klant: gezin, zelfstandige, kmo
- Een Google-profiel met uren, foto's van het kantoor en reviews
- Een aanvraag die vraagt wat je voor een offerte nodig hebt
Voorbeeld met verzonnen kantoren en reviews.
Software verzekeringsmakelaar per grootte van het kantoor
Een zelfstandige makelaar heeft geen ERP nodig en meestal ook geen eigen platform. Een kantoor met veertig mensen op drie adressen heeft wel meer nodig dan een beheerpakket en een gedeelde mailbox. Dit is wat we per grootte zouden bouwen.
| Kantoor | Wat meestal volstaat | Wat we erbij bouwen |
|---|---|---|
| Zelfstandige makelaar | Je beheerpakket en een goede site | Een site met een aanvraag per soort klant, een Google-profiel en een digitale behoefteanalyse |
| Ploeg van vijf | Een gedeelde lijst met taken en vervaldagen | Een CRM voor opvolging en offertes, een schade-inbox die sorteert, een koppeling met je pakket |
| Kmo van 20 tot 50 | Aparte mensen voor schade, productie en boekhouding | Een klantenportaal en een dashboard met open schades, vervaldagen en bijscholing per medewerker |
| Groter of meerdere kantoren | Een eigen platform naast het beheerpakket | Rollen per kantoor, een logboek en rapportering voor de directie, zoals bij een platform laten bouwen |
Groeit je ploeg, dan zoek je mensen met beroepskennis, en die solliciteren op hun gsm. Begin je vanuit losse Excel-lijsten, lees dan eerst van Excel naar een eigen platform. Wat maatwerk kost, staat in de gids over de kosten van software. Ook ingenieursbureaus en sociaal secretariaten werken met dossiers, termijnen en toezicht; wat we daar bouwen, lijkt sterk op wat een makelaarskantoor nodig heeft.
Een vacature voor een accountbeheerder, solliciteren op de gsm
Een voorbeeld met verzonnen namen; jij kiest wat het formulier vraagt, van schade-ervaring tot de modules van je beroepskennis.
FSMA, IDD en GDPR in de systemen van je kantoor
Dit zijn de regels die het vaakst in de systemen van een makelaarskantoor moeten zitten, nagelezen bij de FSMA en Wikifin op 31 oktober 2026.
| Regel | Wat ze vraagt | Wat de software doet |
|---|---|---|
| Inschrijving bij de FSMA (wet van 4 april 2014) | Je kantoor staat ingeschreven als verzekeringsmakelaar. De voorwaarden blijven gelden na de inschrijving: een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, lidmaatschap van de Ombudsman, en verantwoordelijken voor de distributie (VD) in verhouding tot het aantal personen in contact met het publiek (PCP) | Per medewerker wie PCP of VD is, met het bewijs van beroepskennis erbij |
| Bijscholing | Minstens 15 uur per jaar voor wie verzekeringen verdeelt | Uren en attesten per persoon, met een seintje als iemand achterloopt |
| Behoefteanalyse (IDD) | Verlangens en behoeften vaststellen voor een contract, bij advies uitleggen waarom, en een registratie minstens vijf jaar bewaren | De analyse als formulier in het dossier, met datum en handtekening |
| Opzegging en vervaldag | Het eerste jaar zegt de klant minstens twee maanden voor de vervaldag op. Na de eerste stilzwijgende verlenging kan een consument een auto-, brand- of familiale polis op elk moment opzeggen, met ingang na twee maanden. De verzekeraar zegt minstens drie maanden voor de vervaldag op | Vervaldagen en opzeggingen op een lijst, met de juiste termijn per polis |
| Klachten | Klanten kunnen naar de Ombudsman van de Verzekeringen | Elke klacht in een register, met datum, antwoord en opvolging |
| GDPR | Bij schade en leven verwerk je gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie | Toegang per rol, een logboek en gegevens die op het kantoor blijven; voor je site lees je de gids over GDPR op je website |
| E-facturatie | Sinds 1 januari 2026 verplicht tussen ondernemingen; wie alleen vrijgestelde handelingen doet, zoals bemiddeling in verzekeringen, valt erbuiten | Factureer je ook belaste diensten, dan gaan die facturen via Peppol; zie de gids over e-facturatie |
De regels zelf volg je op met je compliance-verantwoordelijke of je beroepsfederatie. De software zorgt dat je kan tonen wat je deed.
Een kantoor met 2.400 polissen, in uren
| Taak | Nu per maand | Met lijst, portaal en dashboard |
|---|---|---|
| Vervaldagen nakijken en opvolgen | 20 uur | 7 uur, aan 2 minuten per polis |
| Telefoons over de stand van een schade | 21,5 uur | 11 uur, als de helft van de klanten zelf kijkt |
| Bijscholing tellen voor de FSMA | 1,3 uur | 0,3 uur |
| Samen | 43 uur | 18 uur |
In dit voorbeeld komt zo'n 25 uur per maand vrij voor advies en nieuwe klanten. Met je eigen cijfers kom je op een ander getal uit; dat rekenen we samen uit in het eerste gesprek.
Eerst een gesprek, dan een vaste prijs per project
- Een gesprek over je kantoorWe overlopen een gewone week: waar schade binnenkomt, hoe je vervaldagen opvolgt, wat in Excel staat en wat je beheerpakket openzet.
- Een voorstel met een vaste prijsWat we bouwen, in welke volgorde, met een vaste prijs per project. Een website start vanaf 1.500 euro; de rest prijzen we na het gesprek.
- Bouwen naast je pakketWe bouwen in delen die je ploeg meteen gebruikt, en koppelen aan je beheerpakket waar het dat toelaat.
- Live met je eigen ploegWe starten met een paar dossiers en een paar medewerkers, en zetten de rest over zodra het werkt.
Een makelaarskantoor hebben we nog niet als klant, maar het beheerplatform van Business Centrum houdt ook dossiers, documenten en een logboek bij, versleuteld, met tweestapsverificatie en een klantenportaal waarin klanten meekijken.
Makelaars vragen ons vaak
Vervangen jullie ons beheerpakket?
Nee. Je beheerpakket houdt polissen, premies, commissies en de uitwisseling met de maatschappijen bij, en dat doet het goed. Wij bouwen wat ernaast ontbreekt: opvolging, een schadeportaal, de behoefteanalyse, een lijst met vervaldagen en je website. Waar je pakket gegevens openzet, koppelen we eraan.
Kunnen jullie koppelen met de extranetten van de maatschappijen?
Dat hangt af van wat de maatschappij of je beheerpakket aanbiedt. Is er een koppeling of een export, dan gebruiken we die. Is er geen, dan maken we er een duidelijke taak van voor wie het extranet opent, in plaats van gegevens van een scherm te schrapen.
Mag AI onze schademails lezen?
Ja, met afspraken. Je sluit een verwerkersovereenkomst, de gegevens blijven in de EU, gezondheidsgegevens krijgen extra afscherming en een medewerker beslist over elk antwoord. Leg in je AI-beleid vast welke taken AI mag doen.
Hoe lang bewaren we een behoefteanalyse?
De FSMA vraagt een registratie van elke activiteit van verzekeringsdistributie, ook de behoefteanalyse, minstens vijf jaar te bewaren, ook als je geen advies gaf. In het dossier staat ze met datum en handtekening, zodat je ze terugvindt als een schade tot discussie leidt.
Valt ons kantoor onder de verplichte e-facturatie?
Wie alleen vrijgestelde handelingen doet, zoals bemiddeling in verzekeringen, valt buiten de verplichting die sinds 1 januari 2026 geldt. Factureer je ook belaste diensten, dan geldt ze voor die facturen. Je boekhouder bevestigt wat voor jouw kantoor geldt.
Wat kost een website voor een makelaarskantoor?
Een website start vanaf 1.500 euro. De prijs hangt af van het aantal pagina's, de aanvraagformulieren en of er een koppeling of portaal bij komt. Na het gesprek krijg je een vaste prijs.
Software op maat
Hoe VBS je hiermee helpt
We bouwen het platform waar je bedrijf elke dag op draait: je Excel, je mails en je papieren in een systeem dat doet wat jullie doen.
- Eerst je werk in kaart, dan een vaste prijs
- Schermen voor kantoor, klant en onderweg
- Hosting, back-ups en beveiliging in eigen beheer op AWS
Hoe we dat aanpakken, lees je bij Software op maat.
Minder telefoons over schade, meer tijd voor advies?
Vertel ons hoe een week op je kantoor loopt. We zeggen wat we naast je beheerpakket zouden bouwen, met een vaste prijs per project.
Liever meteen contact?