Op deze pagina
Een AI beleid template geeft je bedrijf in twee pagina's vijf afspraken: welke AI-tools mogen, welke gegevens er nooit in gaan, wie beslist, hoe je mensen leren werken met AI, en wat je nakijkt en meldt voor het naar buiten gaat. Dat is genoeg om je team houvast te geven, en om te tonen dat je werk maakt van AI-geletterdheid, wat de AI-verordening sinds 2 februari 2025 van elk bedrijf vraagt dat AI gebruikt.
Het sjabloon is er in Word, met een leeg beleid en twee ingevulde voorbeelden: een bouwbedrijf en een boekhoudkantoor, allebei verzonnen. Het Excel-register erbij houdt bij welke tools mogen en wie al een opleiding volgde. Je downloadt alles zonder e-mailadres. Of de verordening voor jouw bedrijf meer vraagt, zie je in vijf minuten met de AI Act check.
Waarom twee pagina's volstaan
Een AI-beleid is geen juridisch document dat je in een la legt. Het is een afsprakenlijst voor je team, en die werkt alleen als iedereen ze kent. De vraag die het beantwoordt, is concreet: mag ik deze offerte in ChatGPT plakken, en welke versie? In de vraag of een AI-beleid verplicht is lees je wat de wet precies vraagt; de gids over AI-beleid en de AI-verordening gaat dieper in op de risicoklassen. Dit sjabloon is het praktische stuk ernaast.
| Blok | De vraag die het beantwoordt | Uit het voorbeeld van het bouwbedrijf |
|---|---|---|
| 1. Welke tools mogen | Welke AI, in welk plan, waarvoor | ChatGPT Business en Microsoft 365 Copilot, gratis versies niet |
| 2. Welke gegevens nooit | Wat nooit in een tool gaat | Rijksregisternummers, medische gegevens, plannen van klanten |
| 3. Wie beslist | Wie keurt tools en teksten goed | De zaakvoerder keurt tools, de projectleider teksten voor klanten |
| 4. AI-geletterdheid | Hoe je mensen leren werken met AI | Opleiding voor de start, opfrissing per jaar, register |
| 5. Nakijken en markeren | Wat een mens nakijkt en wat je meldt | Elke tekst voor een klant nagelezen, chatbot zegt dat hij AI is |
AI-geletterdheidBlok 4 van je beleid: opleiding en register
Chatbots en deepfakes meldenBlok 5: zeggen wanneer iets AI is
Markering door aanbiedersBestaande tools tot 2 december 2026
Hoog risico, bijlage IIIWerving, beslissingen over personeel
- Geletterdheid geldt
- Transparantie geldt
- Einde overgang markering
- Hoog risico geldt
Gebruik je AI om sollicitanten te selecteren of personeel te beoordelen, dan vraagt de verordening vanaf december 2027 meer dan dit beleid.
Blok 1: welke tools mogen, en in welk plan
Het belangrijkste verschil zit niet tussen ChatGPT, Copilot, Claude of Gemini, maar tussen het gratis plan en het zakelijke. Een gratis of persoonlijk plan kan trainen op wat je invoert; de zakelijke plannen van de vier grote aanbieders doen dat standaard niet. Dat staat in hun eigen voorwaarden, en het is wat je in je beleid vastlegt.
| Tool | Zakelijk plan | Traint op je gegevens | Let op |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | Business of Enterprise | Nee, tenzij je ervoor kiest | Business kost 21 euro per gebruiker per maand in België |
| Microsoft 365 Copilot | Bij je Microsoft 365-licentie | Nee | Toont alleen wat de gebruiker al mag zien, dus ruim eerst je rechten op |
| Claude | Team of Enterprise | Nee, de commerciële voorwaarden verbieden het | Kijk de opslagregio na in je contract |
| Gemini | In Google Workspace | Nee, zonder je toestemming | Blijft binnen je organisatie |
Welke van de vier past, hangt af van waar je al werkt: een bedrijf op Microsoft 365 begint bij Copilot, een bedrijf op Google Workspace bij Gemini. De vergelijking staat in ChatGPT of Copilot, en of ChatGPT veilig is voor klantgegevens in is ChatGPT veilig voor bedrijven. Zoek je een aanbieder met servers in Europa, lees dan welke chatbot Europees is.
Blok 2 en 3: gegevens en wie beslist
Een zakelijk plan lost het trainen op, niet alles. Persoonsgegevens van klanten of personeel blijven onder de AVG vallen: met een aanbieder die ze verwerkt, heb je een verwerkersovereenkomst nodig. En sommige gegevens horen in geen enkele tool: rijksregisternummers, medische gegevens, wachtwoorden, en vertrouwelijke stukken van klanten zonder hun akkoord.
Leg ook vast wie beslist. In een klein bedrijf is dat de zaakvoerder voor de tools, en de persoon die de klant kent voor de tekst die naar die klant gaat. Een AI-tool kan zich vergissen met grote stelligheid; dat heet een hallucinatie, en de regel "een mens leest na" is de enige bescherming die werkt.
Je AI-beleid in een namiddag
- Maak de lijst van wat al draaitVraag elk teamlid welke AI-tools hij gebruikt, ook op zijn gsm. Zet ze in het tabblad Tools van het register, met het plan.
- Beslis per tool: mag of mag nietTraint de tool op je gegevens, staat er een verwerkersovereenkomst, wie betaalt. Twijfel is nee, tot je het weet.
- Vul de vijf blokken inBegin van het voorbeeld dat het dichtst bij je bedrijf ligt en schrap wat niet past. Twee pagina's is genoeg.
- Bespreek het met je teamEen beleid dat niemand kent, beschermt niemand. Tien minuten op een teamoverleg, met de vraag wat ontbreekt.
- Plan de eerste opleiding en de herzieningZet de datum in het register. Herzie het beleid elk jaar en bij elke nieuwe tool.
Blok 4: AI-geletterdheid aantonen zonder certificaat
De AI-verordening vraagt sinds 2 februari 2025 dat je maatregelen neemt zodat wie met AI werkt, voldoende weet over wat de tool kan en niet kan. De Europese Commissie zegt in haar vragenlijst dat er geen vast niveau en geen certificaat nodig is: het moet passen bij wat iemand met AI doet. Een boekhouder die wetteksten laat samenvatten, heeft iets anders nodig dan een marketeer die beelden laat maken.
Het Excel-register maakt dat zichtbaar. In het tabblad Opleiding zet je iedereen die met AI werkt, de datum van zijn opleiding, en het blad rekent wanneer de opfrissing vervalt en hoeveel procent van je team al opgeleid is. Dat register is je bewijs als iemand ernaar vraagt. Een opleiding over prompts begint bij wat een prompt is en waarom prompt injection een risico is als een tool je mails leest.
Blok 5: wat je nakijkt en wanneer je meldt dat iets AI is
Niet elke tekst die met AI geschreven is, moet een label krijgen. Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels van de verordening: een chatbot zegt dat hij AI is, beelden en video die echt lijken meld je als AI, en tekst over zaken van publiek belang ook, tenzij een mens hem nalas en ervoor tekent. Aanbieders van generatieve AI die al op de markt was, moeten hun uitvoer tegen 2 december 2026 machineleesbaar markeren; wat dat voor jou betekent, staat in AI-content markeren vanaf december 2026.
| Wat je maakt | Melden dat het AI is | Wat je beleid zegt |
|---|---|---|
| Een offerte of mail die je zelf nalas | Nee | Altijd nalezen voor verzending |
| Een chatbot op je site | Ja, in het gesprek | De chatbot zegt het meteen |
| Een realistisch beeld of video | Ja | Melden bij publicatie |
| Een blog over een algemeen onderwerp, nagelezen | Nee | Een mens tekent ervoor |
| AI om sollicitanten te rangschikken | Hoog risico vanaf 2 december 2027 | Niet zonder apart advies |
Wie AI inzet bij HR, bijvoorbeeld om cv's te sorteren, valt onder strengere regels die vanaf 2 december 2027 gelden; het uitstel van de hoog-risicoregels schoof die datum op. Laat dat deel nakijken door een advocaat.
Vragen bij het eerste AI-beleid
Is een AI-beleid verplicht voor een kmo?
Een document met die naam niet. Wel moet je sinds 2 februari 2025 maatregelen nemen zodat je mensen voldoende weten over de AI die ze gebruiken. Een kort beleid met een opleidingsregister is de eenvoudigste manier om dat te tonen.
Hoe lang moet een AI-beleid zijn?
Twee pagina's volstaan voor de meeste kmo's. Langer leest niemand, en een beleid dat niemand leest, verandert niets aan wat mensen in een chatbot plakken.
Mag ik ChatGPT gebruiken met gegevens van klanten?
Met een zakelijk plan dat niet traint op je gegevens en een verwerkersovereenkomst kan dat voor gewone gegevens. Rijksregisternummers, medische gegevens en wachtwoorden horen er nooit in, en een gratis versie gebruik je niet voor klantgegevens.
Moet ik melden dat een tekst met AI geschreven is?
Niet voor elke mail of offerte. Wel als een chatbot met klanten praat, bij beelden of video die echt lijken, en bij tekst over zaken van publiek belang die niemand nalas. Sinds 2 augustus 2026 geldt dat.
De twee voorbeelden: bouw en boekhouding
Het bouwbedrijf in het voorbeeld gebruikt AI voor offerteteksten, werfverslagen en mails, met ChatGPT Business en Copilot. Wat het nooit doet: plannen en meetstaten van klanten zonder hun akkoord in een tool zetten, of medische gegevens na een arbeidsongeval. Hoe AI in een bouwbedrijf verder kan gaan, lees je in AI in de bouw.
Het boekhoudkantoor werkt met Copilot, Claude Team en de AI in het boekhoudpakket, en heeft een strengere regel: geen advies vertrekt dat niemand nalas, en de dossierbeheerder blijft verantwoordelijk. Voor kantoren met dezelfde vragen is er AI voor accountants.