Op deze pagina
Een factuur sjabloon moet in België sinds 1 januari 2026 twee dingen kunnen: alle verplichte vermeldingen dragen, en je zeggen wanneer je het niet mag gebruiken. Want tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is een pdf geen geldige factuur meer: die factuur moet als gestructureerde e-factuur via Peppol vertrekken. Dit sjabloon in Excel en Word is dus voor de facturen die erbuiten vallen, aan particulieren, aan klanten in het buitenland en aan wie geen btw-nummer heeft, en als rekenblad voor de rest.
Kies in het Excel-bestand eerst de soort klant. Het blad toont dan of je als pdf mag versturen, welke vermelding op de factuur moet, de vervaldag en de gestructureerde mededeling die het uit je factuurnummer rekent. Je downloadt het zonder e-mailadres.
Wanneer een pdf nog mag, en wanneer Peppol moet
De verplichting geldt voor elke Belgische btw-plichtige die factureert aan een andere Belgische btw-plichtige, ook wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt. Of je er al klaar voor bent, zie je met de Peppol-check, en de volledige uitleg staat in de gids e-facturatie in België.
| Je klant | Pdf of Peppol | Wat er extra op de factuur moet |
|---|---|---|
| Particulier | Pdf of papier mag | Prijs met btw, geen btw-nummer van de klant nodig |
| Belgische btw-plichtige onderneming | Peppol verplicht | Het btw-nummer van de klant |
| Onderneming in een ander EU-land | Pdf mag | Btw-nummer van de klant en verlegging van heffing |
| Onderneming buiten de EU | Pdf mag | Een vermelding waarom er geen Belgische btw op staat |
| Vzw of onderneming zonder btw-nummer | Pdf mag | Niets extra |
Twee uitzonderingen houden de verplichting tegen: ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen doen (artikel 44 van het Btw-Wetboek, zoals een arts of een opleidingscentrum) en buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België. Twijfel je of je klant onder de plicht valt, lees dan Peppol verplicht voor wie of de aparte vragen over kleine ondernemingen en een vzw.
Particulier
Pdf of papier mag
Peppol geldt niet voor consumenten
Pdf uit het sjabloon, met btw
Belgische btw-plichtige onderneming
Peppol verplicht
Gestructureerde e-factuur verplicht, ook onder de vrijstellingsregeling
Factureren vanuit een Peppol-pakket
Onderneming in een ander EU-land
Pdf mag, Peppol als de klant het vraagt
Buiten de Belgische verplichting
Pdf met verlegging van heffing
Onderneming buiten de EU
Pdf of papier mag
Buiten de verplichting
Pdf, vermelding over de btw
Vzw of onderneming zonder btw-nummer
Pdf of papier mag
Niet btw-plichtig, geen verplichting
Pdf mag, ontvangen kan wel
Twijfel je over de btw van een lijn of een klant, vraag het je boekhouder.
De verplichte vermeldingen op een factuur
De Europese btw-richtlijn legt vast wat op een factuur moet, en België voegt er het ondernemingsnummer en het rekeningnummer aan toe. Het sjabloon heeft voor elk een plaats.
| Vermelding | Waarom | Waar in het sjabloon |
|---|---|---|
| Factuurdatum en een doorlopend nummer | Btw-richtlijn, artikel 226 | Bovenaan, gele cellen |
| Naam, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer | Btw-richtlijn en Wetboek van economisch recht | Je gegevens, links bovenaan |
| Rekeningnummer bij een bank in de EER | Wetboek van economisch recht, sinds 2023 | Je gegevens |
| RPR en de rechtbank van je zetel | Wetboek van vennootschappen, voor een vennootschap | Je gegevens |
| Naam en adres van de klant, btw-nummer bij een onderneming | Btw-richtlijn | Rechts bovenaan |
| Datum van de levering of dienst | Als die anders is dan de factuurdatum | Onder het factuurnummer |
| Per lijn hoeveelheid, aard en prijs zonder btw | Btw-richtlijn | De lijnen |
| Btw per tarief en het totaal | Btw-richtlijn | Onderaan, berekend |
Het nummer is geen detail. Je facturen volgen elkaar zonder gat op, een nummer gebruik je nooit twee keer, en een fout herstel je met een creditnota, niet door een factuur te verwijderen. Het sjabloon gebruikt een getal van acht cijfers, zoals 20260183, zodat het er meteen de gestructureerde mededeling uit kan rekenen.
Btw per lijn en de vermelding die erbij hoort
Elke lijn start op 21 procent, het gewone tarief. Je kiest 12, 6 of 0 procent in de keuzelijst; het blad telt de btw per tarief apart op, zoals het moet. Wat je verkoopt bepaalt het tarief, niet het sjabloon: twijfel je, vraag het je boekhouder. Reken je bedragen eerst na met de btw-calculator.
| Situatie | Btw op de lijn | Vermelding op de factuur |
|---|---|---|
| Gewone dienst aan een Belgische klant | 21 procent | Geen |
| Renovatie van een woning ouder dan tien jaar, aan de bewoner | 6 procent | De verklaring over het verlaagde tarief |
| Dienst aan een onderneming in een ander EU-land | 0 procent | Verlegging van heffing, met het btw-nummer van de klant |
| Je valt onder de vrijstellingsregeling | 0 procent | Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen |
Een vergissing in het tarief kost meer dan een correctie: de btw die je te weinig aanrekende, betaal je zelf. Wie btw-nummers van klanten controleert voor hij verlegt, vermijdt de duurste fout van een grensoverschrijdende factuur.
Voor je een factuur verstuurt
- Het volgende nummer in je reeks, zonder gat of dubbel
- Factuurdatum en de datum van de levering of dienst als die anders is
- Je naam, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer en rekeningnummer
- Naam en adres van de klant, en zijn btw-nummer als het een onderneming is
- Per lijn wat, hoeveel, de prijs zonder btw en het tarief
- Btw per tarief, het totaal en de vervaldag
- De vermelding bij verlegging, vrijstelling of 6 procent renovatie
- Belgische btw-plichtige klant: via Peppol, niet als pdf
Het factuur voorbeeld: een fotostudio factureert een gezin
Het ingevulde voorbeeld is een verzonnen fotostudio uit Gent die een gezinsshoot aan huis factureert aan een klant in Deinze. Een particulier, dus een pdf mag, en de prijs staat met btw.
De datum van de dienst, 17 oktober, staat apart omdat ze voor de factuurdatum valt. De gestructureerde mededeling komt uit het factuurnummer: 0020260183 gedeeld door 97 laat 84 over, en die twee cijfers sluiten de mededeling af. Je bank herkent de betaling dan zonder dat je hoeft te zoeken.
Wil je weten of 290 euro voor twee uur je genoeg overlaat, reken je uurtarief uit en kijk je marge na voor je je prijzen in het sjabloon zet. De offerte die aan deze factuur voorafgaat, maak je met het offerte sjabloon. Betaalt de klant niet op tijd, dan volgt het aanmaning sjabloon met de brieven en de verwijlintrest.
Wat ondernemers over hun factuur vragen
Mag ik een factuur nog als pdf sturen in 2026?
Aan een particulier, een klant in het buitenland of een vzw zonder btw-nummer wel. Aan een Belgische btw-plichtige onderneming niet: daar moet sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur via Peppol vertrekken.
Is een factuur sjabloon in Word of Excel nog wettelijk?
Ja, voor de facturen die buiten Peppol vallen. Voor facturen aan Belgische btw-plichtigen gebruik je het sjabloon om te rekenen en verstuur je vanuit een pakket dat via Peppol kan versturen.
Welke vermelding zet ik als ik onder de vrijstellingsregeling val?
Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen, en geen btw op de lijnen. Factureer je een Belgische btw-plichtige, dan moet ook die factuur via Peppol, de vrijstellingsregeling valt onder de verplichting.
Hoe maak ik een gestructureerde mededeling?
Neem tien cijfers, bijvoorbeeld je factuurnummer, deel door 97 en zet de rest als twee laatste cijfers erachter; is de rest 0, dan 97. Het sjabloon doet het voor je, net als de tool gestructureerde mededeling maken.
Wanneer een sjabloon niet meer volstaat
- Kies dit factuur sjabloon alsje vooral aan particulieren of buitenlandse klanten factureert en dat een paar keer per week doet.
- Kies een facturatiepakket met Peppol alsje aan Belgische ondernemingen factureert. Welke pakketten dat kunnen, lees je in welke software voor Peppol, en hoe je je aanmeldt in Peppol-registratie.
- Kies software op maat alsfactuur, offerte, werkbon en planning in een systeem moeten zitten en je proces niet in een pakket past. Zie facturatiesoftware op maat.