Op deze pagina
Airtable vs Excel is geen keuze tussen twee spreadsheets. Excel is een rekenblad: vrije cellen waarin je rekent, analyseert en grafieken maakt. Airtable is een database met het uiterlijk van een spreadsheet: elke rij is een record met vaste velden, tabellen verwijzen naar elkaar en meerdere mensen werken tegelijk in dezelfde gegevens. Wie Airtable of Excel vergelijkt op formules, wint met Excel. Wie ze vergelijkt op samenwerken aan een lijst, wint met Airtable.
De meeste vergelijkingen die je online vindt, zijn geschreven door Amerikaanse SaaS-bedrijven met iets te verkopen. Deze pagina zet de prijzen en grenzen naast elkaar zoals Airtable en Microsoft ze zelf publiceren, en zegt ook wanneer geen van beide de juiste keuze is.
Het verschil in een voorbeeld
Neem een installateur met een lijst van werven. In Excel staat elke werf op een rij, met de klant, het adres, de technieker en de datum als tekst in cellen. Typt iemand de naam van de klant net iets anders, dan telt een draaitabel twee klanten. Moet je per klant meerdere werven bijhouden, dan kopieer je de klantgegevens naar elke rij, of bouw je een tweede blad met VERT.ZOEKEN.
In Airtable maak je een tabel klanten en een tabel werven. Een werf verwijst naar een klant, zoals in een database. Verandert het adres van de klant, dan verandert het op elke werf. Een veld datum aanvaardt alleen een datum, een veld technieker alleen een naam uit de lijst. Dat is minder vrij dan Excel, en net daarom blijven je gegevens netjes als vijf mensen erin werken.
Rekenblad en database naast elkaar
Zeven punten waarop een kmo het verschil in de praktijk merkt.
- Wat een rij is
- ExcelCellen die je vrij invult, met formules over rijen en kolommen heen
- AirtableEen record met vaste velden: tekst, getal, datum, keuzelijst, bijlage of een verwijzing naar een andere tabel
- Rekenen
- ExcelSterk: formules over het hele blad, draaitabellen, grafieken, Power Query
- AirtableFormules per record; totalen over records via koppelingen en samenvattingen
- Grootte
- Excel1.048.576 rijen en 16.384 kolommen per werkblad
- Airtable1.000 records per base gratis, 50.000 in Team, 125.000 in Business, over alle tabellen samen
- Samenwerken
- ExcelTegelijk bewerken in Microsoft 365 via OneDrive of SharePoint
- AirtableTegelijk bewerken, reacties per record, formulieren en deellinks voor wie niet mag bewerken
- Geschiedenis
- ExcelVersiegeschiedenis van het bestand in OneDrive of SharePoint
- AirtableRevisies per record: 2 weken gratis, 1 jaar in Team en Business
- Automatiseren
- ExcelMacro's, Office Scripts en Power Automate
- AirtableIngebouwde automatiseringen: 100 per maand gratis, 25.000 in Team, 100.000 in Business
- Prijs
- ExcelMeestal al inbegrepen in Microsoft 365
- Airtable20 dollar per bewerker per maand bij jaarbetaling in Team, 45 dollar in Business; lezers betalen niet
Excel wint als het werk rekenen is. Airtable wint als het werk bijhouden is, met meerdere mensen tegelijk. Op rechten per persoon wint geen van beide echt.
Wat Airtable kost, en wat je ervoor krijgt
Airtable rekent per bewerker: wie records aanmaakt of aanpast, betaalt. Lezers, mensen die een formulier invullen en wie een deellink krijgt, betalen niet. Op de prijspagina staan de bedragen in dollar.
| Free | Team | Business | |
|---|---|---|---|
| Prijs per bewerker per maand, jaarbetaling | 0 | 20 dollar | 45 dollar |
| Prijs per bewerker per maand, maandbetaling | 0 | 24 dollar | 54 dollar |
| Bewerkers | tot 5 | onbeperkt | onbeperkt |
| Records per base, alle tabellen samen | 1.000 | 50.000 | 125.000 |
| Bijlagen per base | 1 GB | 20 GB | 100 GB |
| Automatiseringen per werkruimte per maand | 100 | 25.000 | 100.000 |
| Revisiegeschiedenis | 2 weken | 1 jaar | 1 jaar |
| API-oproepen per werkruimte per maand | 1.000 | 100.000 | onbeperkt |
Het gratis plan is om te proberen, niet om op te werken: 1.000 records zijn snel op. Een planning met 40 opdrachten per week telt na een half jaar meer dan 1.000 records, en dan heb je nog geen tabel met klanten. Team is het plan waar een kmo meestal op landt. Business voegt onder meer tweerichtingssynchronisatie tussen bases toe en meer ruimte.
Excel zit in de meeste bedrijven al in het Microsoft 365-abonnement. Daar komt geen prijs per bewerker bij. Dat maakt Excel niet gratis, maar wel de goedkoopste start, en het verklaart waarom zoveel bedrijven er te lang in blijven.
Waar Excel het beter doet
Rekenen is het werk van Excel. Een offerte met staffels, een budget met scenario's, een analyse van je marges per klant: dat bouw je in Excel in een uur, in Airtable niet. Excel kent draaitabellen, grafieken en Power Query om exports op te kuisen, en een werkblad heeft ruim een miljoen rijen. Hoe je dat werk laat herhalen met macro's, scripts en flows, lees je in Excel automatiseren.
Excel werkt ook offline en iedereen kan het lezen. Stuur je een bestand naar je boekhouder of een klant, dan opent die het zonder account. Bij Airtable heeft die een link of een export nodig.
Waar Airtable het beter doet
Airtable is sterk waar Excel slordig wordt: lijsten die meerdere mensen tegelijk aanvullen. Vaste velden houden de gegevens proper, verwijzingen tussen tabellen vervangen VERT.ZOEKEN, en een formulier laat iemand een aanvraag of melding invullen zonder dat die in je tabel kan. Je kiest per tabel een andere weergave: een raster, een kanbanbord, een kalender of een galerij.
Revisies per record laten zien wie wat veranderde, en ingebouwde automatiseringen sturen een mail of maken een record aan als er iets verandert. Via de API van Airtable koppel je het aan andere software; wat een API-koppeling is, staat bij de begrippen.
Vijf kopieën of een gedeelde bron
Vijf versies
Donderdag, werf Lochristi: wie gaat er?
- planning_wk44.xlsxMail van Sarah, ma 08:12Bram
- planning_wk44 (2).xlsxGedeelde mapKevin
- planning_wk44_def.xlsxBureaublad van de plannerBram en Kevin
- planning_wk44_def_v2.xlsxBijlage naar de klantBram
- planning_wk44 kopie.xlsxDoorgestuurd in de chatleeg
Een bron
Donderdag, werf Lochristi
doLochristi
Rechten
- De planner past aan
- Een technieker ziet zijn eigen dagen
- De boekhouding ziet alleen de uren
Geschiedenis
- ma 08:12 Sarah zet Bram op Lochristi
- di 16:40 de planner wisselt naar Kevin: Bram is ziek
Koppeling
- Kevin ziet de werf op zijn gsm
- Zijn uren gaan naar de boekhouding
Signalen dat Excel aan zijn grens zit
- Je vraagt wie de juiste versie heeft
- Iemand overschreef een formule en niemand weet wanneer
- Je typt dezelfde gegevens over naar een tweede bestand
- Een persoon begrijpt de macro's, en die is met verlof
- Iedereen ziet alles, ook de lonen of de marges
- Een klant of technieker krijgt een oude versie
Voorbeeld met verzonnen namen en bestanden.
Een Excel-lijst overzetten naar Airtable
- Kuis de lijst eerst op in ExcelEen rij per ding, een kolom per gegeven, geen samengevoegde cellen en geen totalen tussen de rijen. Schrijf klantnamen overal hetzelfde.
- Splits wat dubbel staatStaan klantgegevens op elke rij van je werven, maak er dan twee lijsten van: klanten en werven. In Airtable worden dat twee tabellen die naar elkaar verwijzen.
- Importeer en kies de veldtypesAirtable leest een CSV- of Excel-bestand in. Zet daarna elk veld op het juiste type: datum, getal, keuzelijst of een verwijzing naar een andere tabel.
- Geef mensen de juiste rolWie alleen kijkt, krijgt leestoegang en kost niets. Wie alleen meldingen doorgeeft, krijgt een formulier. Alleen wie echt aanpast, wordt bewerker.
- Laat het oude bestand niet openstaanZet het Excel-bestand op alleen-lezen of in een archief. Twee bronnen naast elkaar is precies het probleem dat je wilde oplossen.
Waar Airtable en Excel allebei stoppen
Rechten per persoon zijn het punt waar beide krap worden. In Excel bescherm je een blad met een wachtwoord, maar wie het bestand opent, kan alle rijen lezen. In Airtable geef je toegang per base of per interface, maar een technieker die alleen zijn eigen opdrachten mag zien of een klant die alleen zijn eigen dossier mag openen, vraagt al snel een aparte constructie per persoon.
Drie andere grenzen komen in de praktijk terug:
- De prijs per bewerkerMoeten twintig mensen in Airtable iets aanpassen, dan betaal je in Team 4.800 dollar per jaar, elk jaar opnieuw, en de rekening groeit met elke medewerker.
- Regels die je werk eigen makenEen opdracht mag pas gepland worden als het attest geldig is, een factuur pas weg als de werkbon getekend is. Een tabel bewaart gegevens; afdwingen wat mag en wat niet, doet ze maar beperkt.
- PersoonsgegevensAirtable is een Amerikaanse SaaS-dienst. Bewaar je lonen, identiteitsgegevens of medische informatie, kijk dan na waar de gegevens staan en vraag een verwerkersovereenkomst.
De keuze Airtable vs Excel per soort werk
| Werk | Kies | Waarom |
|---|---|---|
| Budget, offerteberekening, margeanalyse | Excel | Formules, scenario's en draaitabellen |
| Export opkuisen en wekelijks rapporteren | Excel met Power Query | Inlezen en vernieuwen met een klik |
| Projectlijst of contentkalender voor vijf mensen | Airtable | Vaste velden, weergaven, revisies |
| Aanvragen of meldingen verzamelen | Airtable met een formulier | Invullers betalen niet en zien de tabel niet |
| Planning van techniekers met klanten en materiaal | Eigen platform | Rechten per rol en regels die het werk afdwingt |
| Klanten die hun eigen dossier openen | Eigen platform of klantenportaal | Elke klant ziet alleen het zijne |
Gaat het om een planning, lees dan ook planning in Excel of software. De bredere afweging tussen een pakket en maatwerk staat in software bouwen of kopen.
Airtable en Excel in vijf vragen
Is Airtable beter dan Excel?
Voor lijsten die meerdere mensen tegelijk bijhouden wel: vaste velden, verwijzingen tussen tabellen, formulieren en revisies per record. Voor rekenen, analyseren en rapporteren is Excel sterker.
Kan ik mijn Excel-bestand in Airtable importeren?
Ja, Airtable leest CSV- en Excel-bestanden in. Kuis de lijst eerst op en splits gegevens die dubbel staan in aparte tabellen, anders neem je de rommel mee.
Hoeveel rijen kan Airtable aan?
Per base, over alle tabellen samen: 1.000 records gratis, 50.000 in Team en 125.000 in Business. Een werkblad in Excel heeft 1.048.576 rijen.
Betaal ik in Airtable voor iedereen die kijkt?
Nee. Je betaalt per bewerker. Wie alleen leest, een formulier invult of een deellink gebruikt, betaalt niet.
Is Airtable gratis?
Er is een gratis plan voor tot vijf bewerkers, met 1.000 records per base, 100 automatiseringen per maand en 2 weken revisiegeschiedenis. Om echt op te werken heb je meestal Team nodig.