Plaatsen warmtepomp btw: 6 % tot 2030 en wat er op je factuur moet

Plaatsen warmtepomp btw is de vraag die bijna elke klant stelt voor hij tekent, en terecht: op een lucht-waterwarmtepomp van 12.000 euro is het verschil tussen 6 % en 21 % 1.800 euro. Voor jou als installateur is het meer dan een prijsvraag. Jij zet het tarief op de factuur, jij zet de vermelding erbij, en als de voorwaarden niet kloppen, krijgt je klant de rekening. Deze gids is geschreven voor wie factureert: welke regel geldt, wanneer niet, en wat er op de factuur hoort.

Twee regels die naast elkaar bestaan

Voor een warmtepomp bij een particulier zijn er sinds 2026 twee wegen naar 6 % btw.

De tijdelijke maatregel voor warmtepompen. De Vlaamse energieadministratie VEKA vat ze zo samen: 6 % op de levering en installatie van een warmtepomp voor privépersonen, voor facturen van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2030. Hybride warmtepompsystemen komen niet in aanmerking voor dit tarief. De details staan in circulaire 2026/C/19 van de FOD Financiën.

De gewone renovatieregel. Werken aan een woning krijgen 6 % als drie voorwaarden samen kloppen: de woning is ouder dan 10 jaar, ze wordt na de werken uitsluitend of hoofdzakelijk als privéwoning gebruikt, en je factureert aan een eindverbruiker. Dat is de eigenaar, de huurder of de vruchtgebruiker, niet een aannemer die jou als onderaannemer inschakelt.

In een woning die ouder is dan 10 jaar komen beide regels op hetzelfde uit. Het verschil zit in de randgevallen: een hybride systeem, een jongere woning, een klant die een deel van zijn huis als kantoor gebruikt.

Welk tarief in welke situatie

Hoe je de 10 jaar telt

De leeftijd van de woning reken je met twee datums: het jaar van de eerste ingebruikneming en de datum van je eerste factuur voor de werken. Het jaar van ingebruikneming telt als een volledig jaar. De FOD Financiën geeft als voorbeeld een woning die in 2012 voor het eerst gebruikt werd, met een eerste factuur in november 2022: die woning voldoet. Voor een warmtepomp in een woning uit de jaren negentig is dat zelden een vraag; bij een recente verbouwing of een nieuwbouw wel.

Vraag het bouwjaar al bij de aanvraag. Een formulier op je site dat naar het bouwjaar vraagt, bespaart je later een discussie aan de keukentafel.

Wat er op je factuur moet staan

Tot juli 2022 tekende de klant een apart attest. Sinds 1 juli 2022 is dat attest weg: jij zet alle elementen op de factuur die het tarief van 6 % rechtvaardigen, met een verplichte vermelding erbij. Die vermelding begint met "Btw-tarief" en zegt dat de klant, als hij niet binnen een maand na ontvangst van de factuur schriftelijk betwist, geacht wordt te erkennen dat de drie voorwaarden kloppen.

Klopt een van de voorwaarden niet, dan geldt 21 %, en is het de klant die de btw, de interesten en de boetes verschuldigd is. Dat klinkt alsof het jouw probleem niet is. In de praktijk belt de klant jou. Daarom loont het om de vragen bij de offerte te stellen en de antwoorden bij het dossier te bewaren.

Voor de tijdelijke maatregel voor warmtepompen staat in de circulaire hoe je de factuur opstelt als je je op die regel beroept. Gebruik de tekst van de FOD Financiën, niet een vermelding die je van een collega overneemt.

Een factuur in cijfers

Het verschil is 1.800 euro. Koopt de klant zelf de thermostaat of de radiatoren in een bouwmarkt, dan betaalt hij daar 21 % op; wat jij levert en plaatst, valt onder 6 %. De premie wordt berekend op het factuurbedrag zonder btw, dus het tarief verandert niets aan het premiebedrag. Hoe die premie werkt, staat in onze gids over de premie voor warmtepomp en airco.

Hybride systemen en het verschil met een gewone verbouwing

Hybride warmtepompen, een warmtepomp die samenwerkt met een gasketel, zijn uitdrukkelijk uitgesloten van de maatregel voor warmtepompen. Dat betekent niet automatisch 21 %. Plaats je een hybride systeem in een woning die ouder is dan 10 jaar, bij een particulier die er woont, dan kijk je naar de gewone renovatieregel. Twijfel je, dan geeft de FOD Financiën in de circulaire en via de infolijn het laatste woord. Hetzelfde geldt voor zonnepanelen, waar andere termijnen spelen; die staan in onze gids over btw op zonnepanelen.

Voor de klant is het ook een premievraag: een hybride warmtepomp krijgt in Mijn VerbouwPremie een eigen bedrag en eigen voorwaarden.

Wat de klant op je site wil lezen

De meeste klanten lezen over btw voor ze jou bellen. Wie op zijn eigen site helder zegt welk tarief hij toepast en wat hij daarvoor vraagt, krijgt minder discussie en betere aanvragen. Zet drie dingen op je pagina over warmtepompen:

• welk tarief je toepast voor een particulier, en tot wanneer;
• welke gegevens je vraagt voor de offerte: bouwjaar, gebruik, wie de factuur krijgt;
• dat hybride systemen buiten de maatregel vallen, en wat je dan doet.

Nog beter is een korte btw-check op je site: drie vragen, een tarief en de posten die eronder vallen. Zo'n check en een kostenberekening bouwden we voor de site van SN Group, een bouwbedrijf. Hoe zo'n site voor een installateur eruitziet, lees je op onze pagina over HVAC software en sites voor installateurs.

Onderhoud en herstellingen na de plaatsing

De maatregel voor warmtepompen gaat over levering en installatie. Wat daarna komt, het jaarlijkse onderhoud, een storing, een nieuwe vulling na een lek, valt onder de gewone regels voor werk aan een woning. Herstellingen en onderhoud aan een privéwoning die ouder is dan 10 jaar, gefactureerd aan de bewoner, krijgen dezelfde 6 % als renovatie, met dezelfde drie voorwaarden en dezelfde vermelding op de factuur. In een jongere woning, of bij een bedrijf, is het 21 %.

Voor een onderhoudscontract betekent dat: de voorwaarden kijk je een keer na bij de start, en je bewaart ze bij het contract. Verhuist de klant of wordt de woning verhuurd aan een bedrijf, dan verandert het tarief. Een systeem dat het contract aan de woning hangt in plaats van aan de persoon, ziet dat sneller. Hoe dat werkt in een CRM op maat, en breder in software voor installateurs, lees je op die pagina's.

Wie aan het koelcircuit werkt, heeft daarnaast een erkenning nodig, en die staat los van de btw. Wat ze vraagt van jou en je techniekers, staat in onze gids over de erkenning als koeltechnicus. Wil je klant ook premie, dan moet de plaatsing gebeuren of gevalideerd worden door een installateur met een RESCert-certificaat; zie RESCert.

Wat je vraagt voor je een offerte maakt

Het juiste tarief begint bij de juiste vragen, en die stel je het best voor je ter plaatse gaat. Een formulier op je site of een korte vragenlijst bij het plaatsbezoek vraagt vier dingen: het jaar waarin de woning voor het eerst bewoond werd, of ze privé gebruikt wordt of ook als kantoor of praktijk, wie de factuur krijgt, en welk toestel de klant overweegt. Met die antwoorden zet je de offerte meteen aan het juiste tarief, en hoeft niemand na de plaatsing nog te bellen.

Zo'n formulier hoort bij een site die aanvragen brengt in de gemeenten waar je werkt. We bouwen die via website laten maken, vanaf 1.500 euro; wat een site in het algemeen kost, lees je in wat kost een website.

Btw en de rest van je administratie

Het tarief is een regel op de factuur, maar het hangt aan wat er eerder gebeurt: de aanvraag met het bouwjaar, de offerte met de vraag naar het gebruik, de werkbon met wat er geplaatst is. Als die stukken in een dossier per woning zitten, maakt kantoor de factuur zonder te bellen. Hoe een werkbon dat vastlegt, staat bij werkbon app op maat; een offerte voorbereiden uit een mail van de klant bij offertes maken met AI.

Factureer je aan bedrijven, dan komt daar vanaf 2026 de elektronische factuur bij. Wat dat voor een installateur betekent, staat in e-facturatie in België en Peppol-registratie. Particulieren vallen daar niet onder.