Software voor tandartsen rond de stoel, het onthaal en de patiënt

Een tandarts verliest zelden tijd in de stoel. Het lekt aan de randen: het onthaal dat telefoneert terwijl er iemand aan de balie staat, een afspraak die drie keer verschuift, de patiënt die zijn bewijsstuk opnieuw vraagt voor de hospitalisatieverzekering, de spoedgevallen die tussen de controles moeten.

Geen van die dingen vervangt je dossierpakket. Een app voor tandartsen die eAttest zelf verstuurt, moet door het RIZIV via MyCareNet erkend zijn. Daarom bouwen we ernaast en koppelen we eraan waar je pakket dat toelaat. Hoe zo'n koppeling werkt en wat ze vraagt van je leverancier, lees je bij koppeling laten maken.

De agenda in je dossierpakket kent de afspraken. Ze kent zelden de regels van je praktijk: dat dr. Claes donderdagochtend in een woonzorgcentrum is, dat stoel 3 alleen van de mondhygiënist is, dat een lange behandeling niet na 17 uur mag beginnen omdat de assistente dan weg is. Een planbord op maat legt die regels vast en waarschuwt voor de patiënt het merkt.

Zo'n bord toont de week per tandarts, per stoel en per huisbezoek. Het rekent de rijtijd mee, ziet dubbele boekingen en stelt een oplossing voor die het onthaal met een klik aanvaardt. Het plant ook de ploeg zelf: wie welke dag werkt, wie met verlof is, wie de wachtdienst draagt. Dat deel heet personeelsplanning software en past in hetzelfde scherm.

Wie 'tandarts' en zijn gemeente intikt, ziet eerst drie praktijken op de kaart. Daarna komt de vraag die het onthaal het vaakst hoort: nemen jullie nog nieuwe patiënten? Een site die daar zelf op antwoordt, met de uren, de spoedregeling en een knop om online af te spreken in een vrij uur, haalt die vraag weg van de telefoon.

Drie dingen maken het verschil. Een pagina per behandeling die uitlegt wat er gebeurt, zonder actie of belofte, want de kwaliteitswet laat praktijkinformatie toe maar geen ronseling. Een Google-profiel met de juiste uren en foto's van de praktijk. En online afspreken dat alleen de uren toont die het planbord vrijgeeft, met een formulier dat geen medische gegevens vraagt. Hoe zo'n praktijksite eruitziet, staat op website tandartspraktijk; hoe ze gevonden wordt binnen de regels, op SEO voor tandartsen. Het online afspreken zelf is een boekingssysteem op je website.

Een kroon, een brug of een prothese loopt over weken: onderzoek, kostenraming, voorbereiding, het labo, plaatsen. De patiënt wil weten waar het staat en wat het kost; het onthaal krijgt die vragen aan de telefoon. Een dossier per behandelplan zet de stappen, de getekende kostenraming, wat al gefactureerd is en wanneer het werk van het labo terug moet op een plek. De patiënt kijkt mee via een beveiligde link die alleen het praktische toont. De medische details blijven in het dossier van je erkende pakket.

Dat is in de kern een klantenportaal, maar met de grenzen van de zorg: geen diagnose in een mail, geen foto in een chat, toegang per rol en een logboek van wie wat opende.

AI stelt geen diagnose en beslist niets in een praktijk. Ze doet wat het onthaal om 8 uur eerst moet doen: de berichten lezen en sorteren. Een kind met een afgebroken tand komt bovenaan, met de vraag om te bellen. Een verplaatsing krijgt twee vrije uren als voorstel. Een vraag om een kopie van het bewijsstuk wordt klaargezet. Een mens belt of verstuurt.

Omdat het om gezondheidsgegevens gaat, draait zo'n model in een omgeving die de praktijk beheert, met gegevens in de EU en zonder dat berichten gebruikt worden om een model te trainen. Hoe dat technisch kan, lees je bij AI voor klantenservice.

Een tandarts die alleen werkt, heeft geen ERP nodig en meestal ook geen eigen planbord. Een groepspraktijk met acht stoelen op twee adressen wel iets meer dan een agenda. Dit is wat we per grootte zouden bouwen, naast je erkende software tandartspraktijk.

Voor een tandarts op het einde van zijn loopbaan is de vraag anders: wie op 1 januari 2024 63 jaar of ouder was, valt niet onder de verplichte elektronische facturatie. Een eigen app loont dan zelden; een goede site wel. Wat een traject op maat in het algemeen bepaalt, staat in wat software laten ontwikkelen kost.

Andere zorgpraktijken werken met dezelfde bouwstenen. Een kinesitherapiepraktijk plant net zo goed zalen, toestellen en huisbezoeken: zie software voor kinesisten. Een dierenartsenpraktijk deelt het planbord en de spoedregeling, zonder ziekenfonds: zie software voor dierenartsen.

Dit zijn de regels die het vaakst in de systemen van een tandartspraktijk moeten zitten, nagelezen bij het RIZIV, in het Belgisch Staatsblad en bij de FOD Financiën in oktober 2026.

De details van eAttest en eFact, met de uitzonderingen en wat je pakket moet kunnen, staan in de gids elektronische facturatie voor tandartsen. Hoe Peppol in het algemeen werkt, lees je in e-facturatie in België. Wat de AVG vraagt van je site, staat in GDPR en je website.

Over 46 weken is dat ongeveer 291 uur. Aan 35 euro: 291 x 35 = 10.185 euro per jaar aan tijd van het onthaal, in dit voorbeeld. Wat de praktijk met die uren doet, beslist ze zelf: patiënten aan de balie rustiger helpen, de kostenramingen opvolgen, eerder naar huis. Over patiënten of omzet zegt dit voorbeeld niets. Tel bij jou een week lang de telefoontjes en de berichten, en reken mee.

Een tandartspraktijk hebben we nog niet als klant, maar het beheerplatform van Business Centrum bewaart ook gevoelige dossiers, versleuteld, met tweestapsverificatie en een portaal waarin klanten meekijken.