Op deze pagina
Wie als psycholoog zijn eerste factuur opmaakt, botst op twee vragen tegelijk. De eerste is fiscaal: moet ik een factuur geven, en met of zonder btw? De tweede is deontologisch: wat mag er op een document staan dat bij een cliënt thuis op tafel ligt, of bij zijn werkgever of zijn verzekeraar belandt? Deze gids zet op een rij wat de bronnen zeggen. Hij vervangt het advies van je boekhouder niet: die kent je statuut en je activiteiten.
Moet een psycholoog een factuur geven?
De FOD Financiën schrijft dat btw-plichtige ondernemingen facturen moeten uitreiken, met een uitzondering: wie alleen activiteiten uitoefent die onder artikel 44 van het Btw-wetboek vrijgesteld zijn. Die ondernemingen registreren zich niet voor de btw en rekenen geen btw aan. Als vaak voorkomende vrijstellingen noemt de FOD medische activiteiten zonder esthetisch karakter, zoals die van artsen, tandartsen en kinesitherapeuten, en erkende paramedische beroepen zoals diëtisten en logopedisten. Psychologen staan op die pagina niet bij naam; de volledige lijst en de voorwaarden staan op Fisconet.
De Psychologencommissie maakt het concreter. Klinisch psychologen vallen onder de vrijstelling van artikel 44 als ze een geldig visum hebben en erkend zijn als klinisch psycholoog. Preventieve diensten op het werk en voordrachten zijn vrijgesteld, welke titel je ook hebt, en onderwijsondersteuning als je ingeschreven bent bij de Commissie. Coaching of supervisie voor bedrijven valt daar niet vanzelf onder: laat je boekhouder je activiteiten een voor een bekijken. Die laatste activiteiten kunnen anders behandeld worden. Ook zonder plicht vraagt een cliënt vaak een document voor zijn eigen administratie. Een nette factuur of een ontvangstbewijs geeft hem dat, zonder dat je er meer op zet dan nodig.
Wat nooit op een factuur van een psycholoog staat
Geen klacht, geen diagnose, geen reden van de sessie en geen inhoud. Je beroepsgeheim volgt artikel 458 van het Strafwetboek, en een factuur reist verder dan je praktijk: naar een partner, een boekhouder, een werkgever of een verzekeraar. Een omschrijving als psychologische sessie, met datum en duur, zegt genoeg.
Een sessiefactuur, regel per regel
De vermeldingen op een factuur in België, zoals je naam, adres, ondernemingsnummer, een doorlopend nummer en de datum, staan uitgewerkt in het factuur sjabloon. Wat een factuur van een psycholoog eigen maakt, zit in de omschrijving en in de vermelding over de btw.
| Op de factuur | In het voorbeeld |
|---|---|
| Praktijk | Praktijk De Kade, Kade 4, 2500 Lier |
| Ondernemingsnummer | Het nummer van je onderneming |
| Factuurnummer en datum | 2026-0142, 30 november 2026 |
| Cliënt | J. Peeters, Kerkstraat 12, 2560 Nijlen |
| Omschrijving | Psychologische sessie, 60 minuten, 5, 12, 19 en 26 november |
| Bedrag | 4 x 75 euro = 300 euro |
| Btw | Vrijgesteld, met de vermelding die je boekhouder voorschrijft |
| Betaling | Binnen 14 dagen, met gestructureerde mededeling |
De omschrijving zegt wat er geleverd is, wanneer en hoe lang. Meer niet. Werk je met een maandfactuur, dan zet je de data onder elkaar zoals hierboven; werk je per sessie, dan maakt de software na elke sessie een factuur met dezelfde opbouw.
Betaalt een bedrijf de sessies, bijvoorbeeld een werkgever voor een medewerker, dan geldt dezelfde grens: datum, duur en bedrag, geen inhoud. Doe je alleen vrijgestelde handelingen, dan hoef je volgens de Psychologencommissie in principe geen elektronische facturen via Peppol te versturen of te ontvangen; ben je wel btw-plichtig, dan moet je ze kunnen ontvangen; hoe die regel werkt, staat in e-facturatie in België.
Een traject met het persoonlijk aandeel apart bijgehouden
De cliënt ziet zijn volgende afspraak en wat hij betaalde via een beveiligde link. Wat in de sessies gezegd is, blijft in het dossier.
Voorbeeld van wat we kunnen bouwen, met een verzonnen cliënt en bedragen. Alleen administratie, geen inhoud.
Het persoonlijk aandeel in de ELP
Werk je als klinisch psycholoog of orthopedagoog mee in de eerstelijnspsychologische zorg (ELP) van een netwerk geestelijke gezondheid, dan loopt de betaling anders. Het ziekenfonds betaalt het grootste deel rechtstreeks via de derdebetalersregeling. De cliënt betaalt alleen een persoonlijk aandeel: volgens het RIZIV 11 euro per individuele sessie, 4 euro met een verhoogde tegemoetkoming en 2,50 euro voor een groepssessie. De eerste individuele sessie is altijd gratis, en kinderen en jongeren tot en met 23 jaar betalen geen aandeel.
| Sessie in de ELP | Wat de cliënt betaalt |
|---|---|
| Eerste individuele sessie | Niets |
| Individuele sessie | 11 euro |
| Met verhoogde tegemoetkoming | 4 euro |
| Groepssessie | 2,50 euro |
| Cliënt tot en met 23 jaar | Niets |
Dat aandeel is klein, maar het komt elke week terug en per cliënt anders. Een volwassene met een verhoogde tegemoetkoming en een jongere van 22 komen op dezelfde namiddag en betalen elk iets anders. Het ontvangstbewijs volgt dezelfde regel als de factuur: de datum, het bedrag, de vermelding persoonlijk aandeel en je gegevens, en niets over waarom iemand komt. Wie dat met de hand bijhoudt, telt aan het eind van de maand elke sessie opnieuw na. Een agenda die bij elke afspraak het statuut van de cliënt kent, rekent het aandeel zelf en zet het bewijs klaar.
Voor je administratie betekent dat twee stromen per sessie: wat het ziekenfonds betaalt en wat de cliënt betaalt. Software die beide apart bijhoudt, met een ontvangstbewijs voor het aandeel van de cliënt, bespaart je een avond natellen per maand. Ze telt ook de sessies in het traject mee: in de behandeling van een volwassene gemiddeld acht en hooguit twintig, in de ondersteuning hooguit acht.
Die bedragen informeer je je cliënt vooraf, zoals de wet op de patiëntenrechten en je deontologische code vragen: in de bevestiging van de eerste afspraak of in het eerste gesprek. In publiciteit vermeld je als klinisch psycholoog geen gratis sessie of terugbetaling. Hoe een site binnen die grens blijft, staat bij website laten maken voor therapeuten.
No-show factuur psycholoog: wat de Psychologencommissie schrijft
Een gemiste sessie aanrekenen is een vraag die elke psycholoog krijgt. De Psychologencommissie schrijft het volgende, en meer zeggen we er niet over.
Er is geen wet die een vergoeding voor een gemiste sessie uitdrukkelijk toelaat, en ook geen die ze verbiedt. Een honorarium vraag je alleen voor een geleverde prestatie; een bedrag voor een gemiste sessie is daarom een schadevergoeding, geen honorarium. Volgens artikel 37 van de deontologische code deel je het vooraf mee en ga je er samen mee akkoord: hoe lang vooraf je cliënt moet verwittigen, op welke manier, en welk bedrag. Bij overmacht vraag je niets.
De Commissie wijst er ook op dat de regeling wederkerig moet zijn: wie een bedrag vraagt als de cliënt niet komt, voorziet ook een bedrag voor een sessie die de psycholoog zelf afzegt. Het bedrag moet redelijk zijn. De afspraak mag mondeling of schriftelijk. Nuttig volgens de Commissie: zeggen dat er voor zo'n bedrag geen attest komt en dat het ziekenfonds niets terugbetaalt, en een ontvangstbewijs geven dat vermeldt waarvoor het bedrag is.
Wat in de afspraak over gemiste sessies staat
- Hoe lang vooraf je cliënt een sessie kan afzeggen
- Hoe hij afzegt: telefoon, sms, mail of een link
- Welk bedrag je vraagt als hij niet komt of te laat afzegt
- Dat je niets vraagt bij overmacht
- Welk bedrag geldt als jij een sessie afzegt
- Dat er geen attest volgt en het ziekenfonds niets terugbetaalt
- Dat je cliënt een ontvangstbewijs krijgt met waarvoor het bedrag is
Waar software je factuur klaarzet
De meeste tijd gaat niet naar een factuur maken, maar naar ze bijeenzoeken: welke sessies had deze cliënt deze maand, welke zijn al betaald, wie komt via de ELP en wie privé. Een agenda die dat weet, zet de factuur zelf klaar. Ze haalt de data en de duur uit de afspraken, kiest de juiste opbouw voor privé of ELP, en laat de omschrijving altijd zonder inhoud. Jij kijkt na en verstuurt.
De afspraak over gemiste sessies staat in de bevestiging van het eerste gesprek, zodat je cliënt ze vooraf leest. Komt iemand niet, dan zet de software een aparte regel klaar met een duidelijke omschrijving: vergoeding gemiste sessie volgens de afspraak van die datum. Jij beslist of je ze verstuurt. Hoe zo'n agenda voor een praktijk eruitziet, met trajecttellers en berichten zonder inhoud, staat bij software voor psychologen. Online boeken zelf werkt zoals bij een boekingssysteem op je website; werk je alleen en zoek je vooral een eenvoudige start, kijk dan bij software voor zelfstandigen.