Software voor psychologen die je beroepsgeheim mee bewaakt

Een psycholoog verliest zelden tijd in de sessie. Het lekt errond: terugbellen naar iemand die drie keer belde maar geen boodschap insprak, een afspraak verzetten omdat de groepszaal toch bezet is, tellen hoeveel sessies een cliënt in zijn traject nog heeft, een ontvangstbewijs maken voor wie cash betaalde, en een avond per maand facturen voor wie privé komt.

Veel praktijken houden dat bij in een papieren agenda, een rekenblad en een mailbox. Dat werkt tot er een tweede psycholoog bijkomt, of tot je in een netwerk geestelijke gezondheid stapt en elke sessie in een traject moet passen. Dan wordt het tellen een taak op zich.

Een gewone agenda weet wanneer iemand komt. Een agenda psycholoog moet meer weten: in welk traject de cliënt zit, de hoeveelste sessie dit is en hoeveel er nog passen, of het een eerste sessie is die in de eerstelijnspsychologische zorg (ELP) niets kost, en of de cliënt online of in de praktijk komt.

Die agenda bouwen we rond je eigen regels. Een cliënt boekt een vrij uur via een boekingssysteem op je website dat alleen vraagt wanneer hij kan, nooit waarom. Hij krijgt een bevestiging met het uur, het adres of de videolink, en je afspraken over annuleren. Een dag ervoor volgt een herinnering. Wie zijn gsm opneemt, leest geen naam van een praktijk die iets verraadt als je dat niet wil: de afzender kies jij.

In een groepspraktijk komt er een laag bij: wie zit in welke kamer, wie geeft de groepssessie op donderdagavond, en wie neemt de wachtlijst op. Dat is een planbord, dezelfde logica als personeelsplanning, maar met kamers en trajecten in plaats van ploegen. Deel je het gebouw met een diëtist, een logopedist of een kinesist, lees dan ook praktijksoftware voor een gedeelde praktijk.

Wie een psycholoog zoekt, typt zijn gemeente en soms zijn vraag: psycholoog Lier, psycholoog voor jongeren, psycholoog online. Een praktijk met een eigen pagina per doelgroep en per gemeente, met wie je bent, hoe een eerste gesprek verloopt en hoe lang de wachttijd is, haalt die zoekers binnen. Een Google Bedrijfsprofiel met je uren en je adres zet je op de kaart; hoe we lokaal werken, staat bij lokale SEO.

De grens ligt bij je deontologie, en die is strenger dan bij een gewone zaak. Artikel 39 van de deontologische code laat je je diensten bekendmaken als dat objectief en waardig gebeurt, met je titels en kwalificaties correct vermeld. Verboden zijn advertenties die naar financiële voorwaarden verwijzen, en vergelijkende referenties waarmee iemand een cliënt kan herkennen. Ben je klinisch psycholoog, dan verbiedt de ziekteverzekeringswet bovendien publiciteit die een gratis sessie of de terugbetaling vermeldt. Een eerste sessie zonder kosten is in de ELP dus wel echt, maar ze hoort niet als lokmiddel op je homepage.

Wat wel op je site hoort: je titel, je erkenning, voor wie je werkt en voor wie niet, hoe een eerste gesprek verloopt en hoe je een afspraak maakt. De kosten bespreek je vooraf met je cliënt, zoals je code vraagt: in de bevestiging van de eerste afspraak of in het eerste gesprek. Hoe we zo'n site bouwen, met een formulier dat geen gezondheidsgegevens vraagt, staat bij website laten maken voor therapeuten.

AI kan een psycholoog tijd besparen, maar alleen aan de kant waar geen cliënt in zit. Ze zet een factuur klaar uit je agenda, schrijft een bevestiging of een annulatie in je eigen toon, of bouwt een lege structuur voor een verslag aan een huisarts. Die structuur vul je daarna zelf in, in je dossier. Wat in een sessie gezegd is, gaat nooit naar een publieke AI-tool.

De reden is niet alleen je beroepsgeheim volgens artikel 458 van het Strafwetboek. Gezondheidsgegevens zijn onder artikel 9 van de AVG een bijzondere categorie, en een publieke chatbot is daar geen plek voor. Of ChatGPT veilig is voor je bedrijf, lees je bij is ChatGPT veilig voor bedrijven. Wil je AI voor je administratie, dan draait ze bij ons in de EU, bij een leverancier met een verwerkersovereenkomst, en krijgt ze alleen de velden die ze nodig heeft. Hoe zo'n afgeschermde assistent werkt, staat bij eigen ChatGPT maken.

Een psycholoog die alleen werkt, heeft geen planbord nodig. Een centrum met twintig therapeuten heeft meer nodig dan een gedeelde agenda. Dit is wat we per grootte zouden bouwen naast je dossier.

Koppelen aan het pakket dat je al hebt, kan als dat pakket het toelaat; hoe dat gaat, lees je bij een koppeling laten maken. Wat zo'n project kost, hangt af van wat erin zit; reken het ruw uit met de calculator voor softwarekosten.

De titel psycholoog is sinds 1993 beschermd en vraagt een inschrijving bij de Psychologencommissie. Wie als klinisch psycholoog werkt, heeft daarnaast een erkenning nodig. Dat zijn de regels die de software het vaakst moet respecteren.

Hoe een factuur voor een psycholoog eruitziet en wat er bij een gemiste sessie op mag, staat uitgewerkt in de gids factuur psycholoog.

In dat voorbeeld wint de praktijk ruim drie uur per week, verdeeld over drie mensen. Dat is een sessie per week die weer naar een cliënt kan.

Een psycholoog als klant hebben we nog niet; gevoelige gegevens afschermen deden we wel in het beheerplatform voor Business Centrum, met tweestapsverificatie, sessies die je kan intrekken en versleutelde opslag. Werk je met kinderen die ook naar een logopedist gaan, of in een centrum met een diëtist, dan bouwen we de agenda voor het hele huis.