Software voor zelfstandigen: een goed pakket, een sterke site en weinig meer

Software hoort te passen bij het aantal mensen dat ermee werkt. Wat een kmo van veertig mensen nodig heeft, is voor een zelfstandige ballast: meer schermen, meer abonnementen en meer tijd om het bij te houden. Deze tabel zet de vier groottes naast elkaar.

Kleine zaken krijgen geen ERP aangepraat. Een ERP lost problemen op die ontstaan als tien mensen tegelijk aan voorraad, aankoop en boekhouding werken. Als je alleen werkt, heb je die problemen niet. Wat de stap naar een team van vijf of twintig vraagt, lees je op de pagina over kmo software.

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een pdf in een mail telt voor een factuur aan een andere onderneming niet meer als e-factuur. Facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting, maar ook dan moet je e-facturen kunnen ontvangen.

Peppol is het netwerk waarlangs die facturen lopen. Je sluit niet zelf aan: je facturatiepakket doet het voor je. De overheid houdt een lijst bij van software met Peppol, waaronder pakketten die gratis of goedkoop zijn. Welk pakket bij jou past, hangt vooral af van wat je er verder mee wil: alleen facturen, of ook offertes, tijdsregistratie en een klantenlijst.

Of je als kleine onderneming met btw-vrijstelling onder de verplichting valt, lees je in Peppol voor kleine ondernemingen. Hoe je je inschrijft, staat in de gids over Peppol-registratie, en welke pakketten Peppol aankunnen in welke software voor Peppol. Wat het woord precies betekent, vind je bij Peppol.

Een pakket regelt je administratie, geen nieuwe klanten. Die komen bij de meeste zelfstandigen via Google: iemand zoekt je vak in de gemeente, ziet je in de kaart en klikt door naar je site. Daar beslist hij in een paar seconden of hij belt.

Een website voor een zelfstandige hoeft geen tien pagina's te hebben. Wel een duidelijke pagina per dienst, je regio in de tekst, echte foto's van je werk en een aanvraagformulier dat in een minuut is ingevuld. Wat zo'n site moet doen en hoe we die opbouwen, staat op webdesign voor zelfstandigen. Een site laten maken begint bij ons vanaf 1.500 euro, met een vaste prijs na een gesprek. Wat een site in het algemeen kost, lees je in wat kost een website.

Werk je vooral lokaal, dan telt je Google-profiel minstens zo zwaar als je site. Reviews, foto's en de juiste categorie bepalen of je in de kaart verschijnt. Daar gaat lokale SEO over.

Het deel van je dag dat het meest groeit, is schrijven: antwoorden op vragen, een offerte uitwerken, een herinnering voor een factuur. AI doet daar vandaag een eerste versie van. Jij leest, past aan en verstuurt.

Drie toepassingen werken al goed voor een zelfstandige:

• een binnenkomende vraag lezen en een antwoord klaarzetten in jouw toon;
• uit een mail of een paar notities een conceptofferte maken met je eigen prijslijst;
• aankoopfacturen uitlezen en klaarzetten voor je boekhouder, zoals bij facturen automatisch verwerken.

Welke tools daarvoor bestaan en hoe je begint zonder abonnementenstapel, staat op AI voor zelfstandigen.

Neem een interieurarchitect zonder personeel. Aannames: zestig offertes per jaar, waarvan twintig een opdracht worden, ongeveer tachtig facturen per jaar en drie uur per week aan administratie en mails.

Anderhalf uur per week over 46 werkweken is 69 uur per jaar. Reken die uren tegen je eigen uurtarief, dat je kan berekenen met de uurtarief-tool. Bij een tarief van 60 euro is dat ruim 4.000 euro aan tijd die je opnieuw kan factureren of vrij kan nemen.

Zet daar het abonnement van je pakket tegenover, plus een website als je er nog geen goede hebt. In dit voorbeeld bouw je geen eigen software: het werk van een interieurarchitect past in wat pakketten al kunnen.

Herken je twee of meer van die tekens, dan loont het om verder te kijken dan een tweede abonnement. Vaak is de eerste stap geen nieuw systeem, maar een koppeling tussen wat je al hebt. Werk je in Teamleader of Exact Online, dan lees je op Teamleader koppelen en Exact Online koppelen wat zo'n verbinding doet.

Eigen software wordt interessant als je werk een eigen vorm heeft. Denk aan een keurder die rapporten met foto's maakt, een coach die trajecten met oefeningen opvolgt, of een vakman die zijn klant via een klantenportaal laat meekijken. Dan bouw je klein: een eerste versie die een taak goed doet, geen platform voor alles. Hoe we zo'n traject aanpakken, staat bij software op maat.

Afwegen helpt de vergelijking software bouwen of kopen. Wat zo'n traject kost en waar de prijs van afhangt, staat in software laten ontwikkelen: kosten. Voor de twee taken waar maatwerk het vaakst wint, lees je verder bij facturatie software op maat en CRM op maat. Ben je nog aan het kiezen tussen standaardpakketten, dan zet CRM voor kleine bedrijven de opties naast elkaar.

Werk je als zelfstandige voor grote opdrachtgevers, dan vragen die soms meer dan je pakket biedt: een verwerkersovereenkomst, tweestapsverificatie, een exporteerbaar logboek. Wat daar op je afkomt, staat op werken met grotere bedrijven.

Voor de overstap naar e-facturatie gelden twee fiscale maatregelen. Kleine kmo's en zelfstandigen die een facturatiepakket met een abonnement gebruiken, trekken die abonnementskosten aan 120 procent af, net als advieskosten voor het invoeren van e-facturatie, voor de aanslagjaren 2024 tot en met 2027. Eenmanszaken en kmo's krijgen daarnaast sinds 1 januari 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent op digitale investeringen. Je boekhouder zegt welke van de twee voor jou geldt.

De kmo-portefeuille is geen optie meer voor nieuwe projecten. Het budget voor 2026 is op en de regeling verdwijnt op 1 januari 2027; lopende dossiers ronden af tot eind 2027. Meer daarover in kmo-portefeuille afgeschaft.