Software woonzorgcentra gebruiken naast hun zorgdossier

De meeste woonzorgcentra werken met een elektronisch zorgdossier: het woonzorgleefplan, de BelRAI-inschaling, de medicatie, de zorgnotities en vaak ook de facturatie. Dat pakket vervangen we niet, en we bouwen er geen tweede naast.

Wat we wel bouwen, is het werk dat niet in een zorgdossier past maar elke dag tijd kost. Een rooster dat per afdeling en per dienst ziet wie er staat. Een app die families op de hoogte houdt zonder dat er zorginhoud in komt. Een opvolging van de wachtlijst en de opname. Een vacaturepagina die zorgkundigen echt invullen. En een website die je dagprijs en wat erin zit eerlijk uitlegt. Waar je pakket een export of een koppeling toelaat, lezen we daaruit in plaats van alles opnieuw te laten typen; hoe dat werkt, lees je bij een koppeling laten maken. Rond het huis werken ook partners met hun eigen systemen: de apotheek die de medicatie levert, en de opticien of audicien die langskomt voor een bril of een hoortoestel. Met hen spreek je af wie wat doorgeeft; hun gegevens halen we niet in jouw systemen.

Per afdeling een vroege, een late en een nachtdienst, met een minimum aan zorgkundigen en verpleegkundigen, deeltijdsen, studenten in het weekend, verlof en ziekte. Vaak staat dat in een Excel met kleuren, en het gat van morgen vind je pas als iemand belt.

Wij bouwen een rooster dat je eigen regels kent: hoeveel mensen elke dienst op elke afdeling nodig heeft, wie welke afdeling kent, en hoeveel uren iemand per maand mag werken. Valt iemand uit, dan stelt het voor wie kan invallen en stuurt het die collega een bericht. Ruilen kan in de app, met een akkoord van de hoofdverpleegkundige. Wanneer zo'n eigen planning loont tegenover een spreadsheet, lees je in plannen in Excel of met software; wat zo'n rooster kan, staat bij personeelsplanning software. Het rooster bewaart geen zorggegevens van bewoners.

Een dochter die op maandag niet kan langskomen, wil weten of haar moeder naar het koor ging en wat er op tafel kwam. Die vragen komen nu aan het onthaal of bij een zorgkundige op de gang. Een familie-app beantwoordt ze zonder telefoon: het weekmenu, de activiteiten, een bezoek of een maaltijd die je bijboekt, foto's van een uitstap en de nieuwsbrief. Wat er niet in komt, is zorginhoud. Gezondheidsgegevens zijn onder artikel 9 van de AVG een bijzondere categorie, en die blijven in het zorgdossier en in het gesprek met het team. Een app hoeft niet in de App Store te staan: vaak volstaat een webapp met een icoon op de gsm, zoals bij een app laten maken. Moeten families facturen of documenten zien, dan zet je die achter een login in een klantenportaal met tweestapsverificatie.

Geen vraag komt vaker aan het onthaal dan die over de factuur. Een woonzorgcentrum bepaalt zijn dagprijs zelf, maar een verhoging vraagt een voorafgaande goedkeuring van het Departement Zorg, en de nieuwe prijs geldt pas na minstens dertig dagen kennisgeving aan het departement en aan de bewoners. Voor wie er al woont, gelden extra grenzen. Op 1 mei 2026 lag de gemiddelde dagprijs in 812 Vlaamse woonzorgcentra op 76,69 euro.

Wat in de dagprijs hoort, staat vast in een ministerieel besluit van 7 juni 2023: de kosten uit de lijst van het besluit, de zorg- en hulpmiddelen die je zelf aanbiedt, aangepaste zorg, normaal gebruik, en de schoonmaak en het onderhoud van gebouw en meubilair. Materiaal dat je niet aanbiedt of dat een bewoner uitdrukkelijk vraagt, en extra diensten op vraag, komen als supplement apart. Een systeem dat die lijst kent, toont de supplementen per bewoner aan de familie voor de factuur vertrekt, en past bij een verhoging de site pas aan op de dag dat de nieuwe prijs geldt.

Wie een woonzorgcentrum zoekt, is meestal een zoon of dochter die na het werk 'woonzorgcentrum' en de gemeente intikt. Die wil weten hoe het huis eruitziet, wat het kost en hoe lang de wachtlijst is. Veel sites tonen het eerste en verbergen de rest.

Op de Sociale Kaart staat van elk erkend woonzorgcentrum al een publieke fiche met het aantal erkende plaatsen, de gemiddelde dagprijzen en het profiel van de bewoners, en de eindverslagen van Zorginspectie zijn openbaar. Je eigen site kan dus beter eerlijk zijn dan stil: de dagprijs per kamertype, wat erin zit, wat apart komt, de bezoekuren, de assistentiewoningen en hoe je op de wachtlijst komt. Beloof geen zorg die je niet kan waarmaken en schrijf zoals de kwaliteitswet het van zorgverleners vraagt: waarheidsgetrouw, objectief en verifieerbaar. Daarbij hoort een Google-profiel met de juiste categorie, foto's en bezoekuren; hoe je dat opzet, staat in Google Bedrijfsprofiel aanmaken, en hoe we lokaal werken bij lokale SEO. Een website laten maken kan bij ons vanaf 1.500 euro.

Zonder zorgkundigen geen rooster, en zonder rooster geen opname van de volgende bewoner op de wachtlijst. Een zorgkundige zoekt na de dienst op de gsm, in de buurt van huis. Een sollicitatie die een cv en een motivatiebrief vraagt, verliest haar voor ze begint. Daarom bouwen we de vacature op je eigen site met de vragen die ertoe doen: naam en nummer, de registratie als zorgkundige, welke diensten iemand wil doen. De sollicitaties komen in een lijst waar de directie en de hoofdverpleegkundige de stand van elk gesprek zien.

Wat een kandidaat het eerst wil weten, is hoe het rooster eruitziet: hoe vroeg het weet, hoe vaak het weekend, of ruilen kan. Dat laten zien heet employer branding, en het werkt beter met een echt rooster in de app dan met een belofte in een advertentie.

AI beslist niets over zorg en leest geen zorgdossier. Waar ze wel tijd wint, is het schrijfwerk rond het huis: de maandelijkse nieuwsbrief voor families uit de notities van de animator, het weekmenu in heldere taal uit de lijst van de keuken, een bericht over een gewijzigd bezoekuur. De animator of de directie leest het concept na en beslist wat vertrekt.

Ook zonder zorggegevens gaat het om namen van bewoners en families. Een AI-model draait daarom in de EU, bij een leverancier met een verwerkersovereenkomst, en bewaart niets om mee te leren. Hoe we zo'n eigen assistent opzetten, staat bij eigen ChatGPT maken.

Een groep assistentiewoningen met twintig bewoners heeft geen rooster met vijf afdelingen nodig. Een vereniging met drie campussen heeft meer nodig dan een familie-app. Dit is wat we per grootte naast het zorgdossier zouden bouwen.

Bij meerdere campussen wordt het eerder een platform laten bouwen. Wat zo'n traject bepaalt, lees je in wat software laten ontwikkelen kost. Zorg aan huis heeft andere noden; die staan bij software voor thuisverpleging. Huishoudhulp voor bewoners van assistentiewoningen loopt vaak via een dienstenchequebedrijf; in je eigen systeem volstaat dan wie wanneer komt.

De residentiële ouderenzorg is in Vlaanderen streng geregeld. Dit zijn de regels die het vaakst raken aan wat we bouwen.

Een groep assistentiewoningen heeft voor de erkenning ook een brandveiligheidsattest nodig.

Dat is zes uur per week, verdeeld over onthaal, sociale dienst, animatie en hoofdverpleging. Een woonzorgcentrum sluit niet in de zomer, dus over 52 weken is dat 312 uur. Of die uren naar de bewoners gaan of naar het werk dat al maanden blijft liggen, kies je zelf. Met je eigen cijfers reken je het na in software kosten berekenen.

Een woonzorgcentrum als klant hebben we nog niet; gevoelige gegevens afschermen deden we wel in het beheerplatform voor Business Centrum, dat Excel verving, met tweestapsverificatie, sessies die je kan intrekken en versleutelde opslag.