Software voor dienstencheques die je ochtend terugwint

De meeste dienstenchequebedrijven werken met drie partijen. Pluxee verwerkt de cheques en de terugbetaling. Je sociaal secretariaat berekent de lonen. En voor de rest is er een pakket voor de sector, of een Excel met tabbladen per huishoudhulp.

Dat pakket houden we. Wat we bouwen, is het stuk dat ernaast blijft liggen: het weekbord waarop je ziet wie bij wie staat en wie nog uren vrij heeft, een app waarop de huishoudhulp haar dag ziet, de berichten aan gezinnen bij een afwezigheid, de wachtlijst per gemeente en de vacatures. Werk je nog volledig in Excel, dan vervangen we het blad door een planningstool voor personeel die de regels van de sector kent. Wanneer dat de moeite loont, lees je in planning in Excel of software.

Wat je nodig hebt, hangt af van je grootte.

Ben je nog niet erkend, dan begin je bij de startersgids voor een dienstenchequebedrijf. Doe je naast dienstencheques ook schoonmaak bij bedrijven, dan staat dat deel op de pagina over software voor schoonmaakbedrijven: andere klanten, andere regels, een ander bord.

Dienstencheques zijn een gewestelijke regeling. In Vlaanderen bepaalt het departement WEWIS van de Vlaamse overheid wat mag, en die regels raken je planning rechtstreeks. Software die ze niet kent, laat je zelf rekenen.

Drie regels vragen het meeste werk. De eerste: sinds 1 juni 2025 moet een prestatie binnen een maand geregistreerd zijn. Vergeet een huishoudhulp het in de Pluxee-app, dan doet het kantoor het. Daarna moeten huishoudhulp en gezin bevestigen, en zonder antwoord wordt de prestatie pas na 30 kalenderdagen vanzelf gevalideerd: je geld komt een maand later. De tweede: per trimester moeten de aangegeven arbeidsuren minstens zo hoog liggen als het aantal cheques dat je laat terugbetalen. De derde: wat niet mag, zoals tuinieren, klusjes, babysit of werk bij familie tot de tweede graad, mag ook niet in je planning sluipen.

Werk je ook in Brussel of Wallonië, dan heb je daar een aparte erkenning nodig, bij Brussel Economie en Werkgelegenheid of bij het Waalse Gewest, met een eigen prijs en eigen regels. Welke regeling geldt, hangt af van waar het gezin woont. Een planning over gewesten heen moet dat per gezin weten.

AI helpt vooral op maandagochtend. Ze leest de ziekmeldingen, verlof en vragen van gezinnen, legt ze naast het weekbord en stelt voor wie waarheen gaat. De berichten aan gezinnen schrijft ze in de toon van je kantoor. Wat ze niet doet: zelf iets versturen of een prestatie invullen. Gezinsadressen en gezondheidsinfo van je personeel horen in een afgeschermde omgeving; wat dat betekent, lees je in is ChatGPT veilig voor bedrijven en bij AI voor HR.

Dat is 5,3 uur per week, of zo'n 240 uur over 46 werkweken: ruim zes weken van een voltijdse planner. Belangrijker is wat niet in de tabel staat. Elke beurt die je niet vervangen krijgt, is een gezin zonder hulp en een uur zonder cheque, en een gezin dat twee keer niemand zag, kijkt rond. Je eigen cijfers zet je in de rekentool voor softwarekosten.

Een gezin zoekt niet naar een merk maar naar een poetshulp met dienstencheques in de eigen gemeente. Een pagina per gemeente waar je huishoudhulpen werken, een Google-bedrijfsprofiel per kantoor en lokale SEO doen daar meer dan een algemene homepagina. Toon eerlijk waar er plaats is en waar een wachtlijst loopt: een aanvraag uit een volle gemeente kost je een telefoontje en een teleurgesteld gezin. Hoe je site dat toont, staat bij de website voor een schoonmaakbedrijf.

Aan de andere kant zoek je huishoudhulpen. Een sollicitatie die vraagt naar gemeenten, dagen en uren past beter dan een cv-upload, want een huishoudhulp kiest vooral op afstand en uren. Wie je bent als werkgever, vertel je op je site en in je vacatures; dat heet employer branding. Een deel van je gezinnen zijn ouderen die langer thuis blijven wonen, en een woonzorgcentrum of een groep assistentiewoningen in je gemeente kent die mensen; hoe die sector zelf plant en communiceert, lees je bij software voor woonzorgcentra. Werk je ook met uitzendkrachten in het strijkatelier, kijk dan bij uitzendbureaus hoe die kant werkt.