Koppelingen voor bouw en installatie
Robaws koppeling: werkbonnen en facturen die vanzelf doorlopen
Een offerte die uit je CRM komt, uren die van de werf in de nacalculatie landen, een factuur die zonder overtypen bij je boekhouder staat.
Robaws staat op de werf, de rest op kantoor
Een Robaws koppeling laat Robaws gegevens uitwisselen met de andere pakketten van je bouw- of installatiebedrijf. In Robaws lopen offertes, projecten, werkbonnen, planning, voorraad en facturen al samen. Daarbuiten staan vaak nog een CRM voor de verkoop, een boekhouder in een ander pakket, een webshop voor onderdelen of een eigen app voor de ploegen. Waar die elkaar niet zien, tikt iemand op kantoor dezelfde klant, dezelfde uren of dezelfde factuur een tweede keer in.
Voor een aannemer of installateur met een paar ploegen loopt dat snel op. Een werkbon met uren en materiaal die pas op vrijdag in de nacalculatie staat, is een week te laat om bij te sturen. Een klant die in twee pakketten een ander adres heeft, krijgt vroeg of laat een factuur op het verkeerde adres.
Hieronder lees je welke koppelingen Robaws zelf aanbiedt, wat de publieke API vandaag toelaat, welke route past en wat er in de praktijk misloopt. Werk je nog zonder Robaws en twijfel je wat je nodig hebt, begin dan bij software voor bouwbedrijven.
Vier routes, van ingebouwd tot eigen code
Niet elke Robaws koppeling vraagt code. Robaws heeft zelf koppelingen met boekhoudpakketten en een eigen automatisatiemodule. Pas als die niet volstaan, kom je bij een workflowtool of een eigen koppeling.
| Route | Past als | Wat je zelf beheert | Grens |
|---|---|---|---|
| Ingebouwde boekhoudkoppeling | je boekhouder werkt in Billit, Yuki, Exact Online, Horus, Minox, Octopus, SnelStart, Visma e-accounting of Twinfield | de instellingen in Robaws | alleen de boekhouding, niet je CRM of eigen app |
| Robaws Automation | regels binnen Robaws zelf, zoals een taak of mail bij een status | de flows in Robaws | Starter heeft 1 flow inbegrepen, GO 3, PRO 5; onbeperkt kost 70 euro per maand |
| Make of n8n | een paar eenvoudige stappen naar een ander pakket | een scenario met HTTP-oproepen op de API | logica die groeit, foutopvolging, de daglimiet |
| Eigen koppeling op de API | een eigen proces, een eigen app of veel volume | code, hosting en logging | bouw vooraf en onderhoud bij wijzigingen |
Werkt je boekhouder in een pakket dat niet in die lijst staat, dan kan Robaws facturen nog als UBL-bestand per mail of als download afleveren. Robaws doet zelf geen boekhouding: de koppeling stuurt facturen door, de boekhouding gebeurt aan de andere kant.
Voor Make of n8n is er geen kant-en-klare Robaws-module nodig om te starten. Een HTTP-stap die de API aanroept en een webhook die een scenario start, volstaan voor een eenvoudige stroom. Wat die tools kosten en waar ze ophouden, lees je in Make, Zapier of n8n.
Robaws tussen kantoor en werf
Website en webshop
Robaws
Aanvraag: nieuwe klant met het adres van de werf
Klant aanmaken
POST /api/v2/clients
Idempotency-Key: aanvraag-4812Geen antwoord: is de klant nu aangemaakt of niet?
Dezelfde call met dezelfde sleutel
Idempotency-Key: aanvraag-4812Het bewaarde antwoord van de eerste keer: een klant, niet twee
x-robaws-idempotency-cached-response: trueWebhook: werkbon gewijzigd
work-order.updated
Robaws-Signature: t=ā¦,v1=ā¦Controleert de HMAC-SHA256 met het geheim, bevestigt met 2xx binnen twee seconden
Webhook: voorraad gewijzigd
article.stock-changedVoorraad op de webshop bijgewerkt
De deur
- Een eigen koppeling gebruikt een API-only gebruiker met een eigen rol, alleen voor de modules die ze nodig heeft. Inloggen met Basic Auth: een access key en een secret.
- Apps in de Robaws Marketplace gebruiken OAuth2 met een authorization code.
- Limiet: 10.000 calls per dag, live en de leeskopie elk apart, en 15 per seconde. Daarboven komt 429 en tonen de headers wat er overblijft.
- Krijgt Robaws geen 2xx op een webhook, dan probeert het opnieuw. Een webhook die nooit slaagt, kan Robaws stilleggen. Daarom bewaakt de koppeling haar eigen adres.
Voorbeeld met verzonnen namen en nummers, gebaseerd op de openbare API-documentatie van Robaws. Wij zijn geen partner van Robaws.
Wat de Robaws API vandaag toelaat
Robaws beschrijft zijn API in een OpenAPI-documentatie en in hulpartikels. De adressen staan onder /api/v2, bijvoorbeeld POST /api/v2/clients om een klant aan te maken. Je bereikt bijna alle modules: klanten en contacten, offertes, projecten, werkbonnen met hun uren, materiaal en lijnen, planningsitems, artikelen, voorraadlocaties en voorraadwijzigingen, bestellingen, verkoop- en aankoopfacturen, medewerkers, tijdsregistraties, installaties en documenten. Een API-koppeling kan dus lezen en schrijven wat je planner en je boekhouder elke dag aanraken.
Twee soorten koppelingen. Robaws maakt een verschil tussen een eigen koppeling voor een klant en een marketplace-koppeling voor alle klanten. Een eigen koppeling meldt zich aan met een access key en een secret van een aparte gebruiker. Vink je bij die gebruiker Alleen API aan, dan kost hij niets extra. Geef hem een eigen rol met alleen de modules die de koppeling nodig heeft. De secret zie je een keer, bij het aanmaken op de profielpagina. Een marketplace-koppeling moet via OAuth 2 werken en vraagt een demovideo voor Robaws ze goedkeurt.
Limieten per dag en per seconde. Een tenant krijgt 10.000 verzoeken per dag in de live-modus, en apart 10.000 in de replica-modus. Die replica is alleen om te lezen en bedoeld voor grote synchronisaties; je kiest hem met de header Database-Mode: replica. Daarnaast geldt een grens van 15 verzoeken per seconde. Boven de limiet antwoordt de API met HTTP 429, en wie dat te vaak negeert, kan door Robaws tijdelijk geblokkeerd worden. Een hogere limiet kan je aanvragen.
Webhooks met een handtekening. Een webhook registreer je via de API, niet in het scherm, en alleen een beheerder kan dat. Elke melding draagt een handtekening die je controleert met het secret dat je bij de registratie kreeg. Er zijn gebeurtenissen voor klanten, offertes, projecten, werkbonnen, planningsitems, artikelen en voorraad, facturen, documenten en formulieren.
Zes valkuilen in een Robaws-koppeling
Een klant die twee keer bestaat
Een lead is in Robaws geen apart record maar een status op de klant. Maakt je CRM bij elke aanvraag een nieuwe klant aan, dan heb je na een maand dubbels. Zoek eerst op btw-nummer of e-mail, en zet een bestaande klant op lead in plaats van een nieuwe te maken.
Een extra veld dat een andere naam krijgt
Extra velden hangen in de API standaard aan hun label. Hernoemt iemand op kantoor het veld, dan vindt de koppeling het niet meer. Met de header x-robaws-extra-fields-mode op id werkt de koppeling met de vaste interne referentie, en overleeft ze een nieuwe naam.
Statussen die anders heten
Een offerte, een project en een werkbon hebben in Robaws elk hun eigen statussen. Je CRM of je planning kent andere woorden. Leg vooraf vast welke status welke wordt, en wat er gebeurt met een status die later bijkomt.
Een webhook die stil ligt
Is je server een paar keer te traag, dan kan Robaws de webhook opschorten. Laat de koppeling daarom ook op vaste tijden ophalen wat veranderde, met de parameter updatedFrom, en vergelijk met wat via webhooks binnenkwam.
Een factuur die twee keer aankomt
Valt de verbinding weg net na een POST, dan weet je niet of de factuur bestaat. Met een Idempotency-Key in de header kan je dezelfde oproep veilig herhalen: Robaws speelt het eerste antwoord opnieuw af in plaats van een tweede factuur te maken.
Een eerste import die de daglimiet opeet
Een volledige synchronisatie van duizenden artikelen of klanten verbruikt snel een groot deel van de 10.000 verzoeken. Lees grote hoeveelheden in de replica-modus, schrijf in kleine porties, en volg de headers X-RateLimit-Daily-Remaining en X-RateLimit-Remaining.
Wat in welke richting loopt
Een koppeling begint met een kaart van de gegevens. Per soort leg je vast waar het ontstaat, waar het heen gaat en wat het vertrek in gang zet. Bij twijfel is het pakket dat de bron is de baas.
| Gegeven | Richting | Start bij | Waar je op let |
|---|---|---|---|
| Klanten en leads | site of CRM naar Robaws | formulier of gewonnen deal | ontdubbelen, lead als status op de klant |
| Offertes | Robaws naar CRM | offerte aangemaakt of herberekend | de CRM toont, Robaws rekent |
| Werkbonnen met uren en materiaal | eigen app of werf naar Robaws | afgewerkte werkbon | juiste project, medewerker en artikel |
| Planningsitems | Robaws naar agenda of ploegapp | planningsitem gewijzigd | verschuivingen in twee richtingen vermijden |
| Voorraad en artikelen | leverancier of webshop naar Robaws | prijslijst of voorraadwijziging | een bron voor de prijs |
| Verkoopfacturen | Robaws naar boekhouding | factuur aangemaakt | btw-codes, Peppol en creditnota's |
Gebruik je Teamleader voor de verkoop en Robaws voor de uitvoering, dan is de klant het gevoeligste stuk: welk pakket wint bij een nieuw adres? Lees ook de Teamleader koppeling, en voor de keuze van je CRM HubSpot of Teamleader of wat Teamleader kost.
Hoe wij een Robaws-koppeling opzetten
- Een gesprek en een vaste prijsWe overlopen je pakketten, wat er vandaag dubbel ingegeven wordt en hoe vaak. Volstaat een ingebouwde koppeling of Robaws Automation, dan zeggen we dat. Anders krijg je na dat gesprek een vaste prijs voor de bouw, met het onderhoud apart.
- Een API-gebruiker op jouw accountDe koppeling krijgt een eigen gebruiker in jouw Robaws, op Alleen API, met een rol die alleen de nodige modules opent. De sleutel blijft van jou en staat in een kluis. Stop je met ons, dan zet je die gebruiker zelf uit.
- Bouwen tegen een testomgevingRobaws biedt een testtenant die 14 dagen gratis is en verlengd kan worden. We bouwen en testen daar, met een proefrun die toont wat hij zou aanmaken of aanpassen zonder iets te schrijven.
- Live met logging en een weg terugElke oproep komt in een logboek, elke schrijfactie draagt een Idempotency-Key, en een mislukte melding wacht in een rij op een nieuwe poging. Voor de eerste schrijfactie nemen we een export van alles wat de koppeling raakt, zodat je terug kan.
Imports en releases die terug kunnen
Het beheerplatform voor Business Centrum heeft een Excel-import die een rapport geeft van wat binnenkwam en wat niet. Het platform van DA Logistics gaat bij elke release live met een back-up, een snapshot en een terugweg. Een Robaws-koppeling krijgt dezelfde twee gewoontes: zien wat er gebeurde, en terug kunnen.
Klaar te leggen voor het eerste gesprek
- Je Robaws-pakket en of Robaws Automation al aan staat.
- De lijst van pakketten naast Robaws: CRM, boekhouding, webshop, agenda, apps van de ploegen.
- Wat er vandaag met de hand overgaat, en hoeveel keer per week.
- Welke extra velden je gebruikt in klanten, offertes en werkbonnen.
- Wie bij jou beheerder is in Robaws en een API-gebruiker kan aanmaken.
- Of je boekhouder al via een ingebouwde koppeling facturen ontvangt.
Robaws naast je andere software
Een Robaws-koppeling staat zelden alleen. Deze pagina's gaan over de pakketten en apps die er meestal naast draaien.
- Boekhouding en ERPeen Exact Online koppeling, een Odoo koppeling of een Business Central koppeling, als de ingebouwde koppeling van Robaws niet volstaat.
- Op de werfeen eigen werkbon-app, planningssoftware voor de bouw of voorraadbeheer voor wat Robaws niet doet zoals jij het wilt. Voor technici en installateurs is er software voor installateurs.
- Met AIwat AI al doet bij aannemers lees je in AI in de bouw.
De algemene afweging tussen ingebouwd, workflow en eigen code staat in koppeling laten maken. Koppelingen bouwen we binnen AI-automatisatie. Stuur via contact wat er vandaag dubbel ingegeven wordt.
AI automatisatie
Hoe VBS je hiermee helpt
We laten mails, offertes, documenten en opvolging zichzelf doen, ingebouwd in de manier waarop je nu werkt.
- Een flow per taak, van formulier tot bevestiging
- Een mens keurt goed wat ertoe doet
- Draait op AWS, met logboek en melding als iets faalt
Hoe we dat aanpakken, lees je bij AI automatisatie.
Welke Robaws-koppeling past bij jouw bedrijf?
Vertel ons wat er tussen kantoor, werf en boekhouder vandaag met de hand gebeurt. Na een gesprek krijg je de route die past en een vaste prijs, of de raad om eerst de koppeling te gebruiken die Robaws zelf heeft.
Liever meteen contact?